We bellen nog wel

`Jeugdzorg' en `bureaucratie' worden al jaren in een adem genoemd. Met hoeveel papieren hebben gezinsvoogden, hoeders van de probleemjeugd, te maken in hun werk? En wat is het nut? `Als de inspectie komt kijken, hebben wij aan onze plicht voldaan.'

Kirsten Maliepaard belt de school van Kevis (17). Ze heeft vanmiddag een afspraak met hem. Gisteren heeft ze Kevis gebeld om hem daaraan te herinneren – dat had hij gevraagd – maar hij nam de telefoon niet op. Ze tikt terwijl ze aan het bellen is in het contactjournaal van Kevis – ze is wettelijk verplicht elk contact met en over hem te registreren. `Gebeld met de school van Kevis om hem te vragen vanmiddag de afspraak op BJZ (Bureau Jeugdzorg, red.) na te komen.'

Aan de andere kant van de lijn wordt Kevis uit de les gehaald. Hij zegt dat hij de afspraak vergeten is. Het komt nu niet meer zo goed uit. Op aandringen van Maliepaard, zijn gezinsvoogd, belooft hij toch te komen. Ze reserveert een spreekkamer. ,,Er gaat veel tijd zitten in het nabellen van afspraken'', zegt ze. ,,Heel vaak beloven cliënten te komen, maar komen ze niet.''

Kevis komt die middag ook niet.

Contactjournaal

Dit verhaal gaat niet over Kevis, maar over het contactjournaal. En over het indicatieformulier. En het hulpverleningsplan. Alles wat er over de hoofden van probleemkinderen aan papier wordt uitgewisseld om hulpverlening op gang te krijgen en aan de gang te houden. Al jaren klagen hulpverleners over deze bureaucratie, die de hulp aan de kinderen zou vertragen. Bij ieder fataal geval van kindermishandeling in een gezin dat al hulp kreeg, zoals vorige maand de driejarige Savanna in Alphen aan den Rijn, doemt de bureaucratie op als mogelijke boosdoener.

Toch lijkt die bureaucratie niet te verminderen, integendeel. Bij de behandeling van de nieuwe Wet op de jeugdzorg, die 1 januari ingaat, spraken zowel Eerste- als Tweede-Kamerleden de vrees uit dat die wet de bureaucratie alleen nog maar doet toenemen. Voor kinderrechter Frans van der Reijt, voorzitter van de landelijke werkgroep kinderrechters, staat dat vast. ,,Als ouders of kinderen ergens bezwaar tegen hebben, moet de kinderrechter kunnen beoordelen of dat terecht is. Daarom moeten de hulpverleners alles vastleggen. Dat is weer een pagina of twintig erbij die weinig met hulp te maken heeft.'' Van der Reijt is ,,bitter'', zegt hij, over de bureaucratie. ,,Het is namelijk echt bar en boos.''

Spil in de jeugdbescherming zijn de gezinsvoogden. Zij krijgen die kinderen onder hun hoede van wie de rechter vindt dat hun ouders niet goed meer voor ze kunnen zorgen. Hoe belastend zijn hun administratieve taken? Hoe nodig en nuttig vinden ze die? De tijd die zij achter de computer zitten, zitten ze niet naast hun pupillen op de bank. Kennen ze hun pupillen nog wel? Kunnen ze de juiste beslissingen nemen? Zijn ze er op tijd bij als het fout gaat?

Niet bij de Haagse zusjes Priscilla (16), Sharina (14) en Destiny (10). Althans, dat vrezen Kirsten Maliepaard en haar collega Valerie Regout. De twee gezinsvoogden, beiden dertig jaar, zitten tegenover elkaar achter hun pc's, op de derde verdieping van Bureau Jeugdzorg Haaglanden. Een lichte kantoortuin met grote planten, foto's van derdewereldkinderen aan de muur, een warm tapijt op de vloer. In de verte zijn de torenhoge puntdaken van het ministerie van Volksgezondheid te zien. Naast zich hebben ze een trolley met goed gevulde archiefmappen, die vandaag voor een deel hun werk zullen bepalen.

Waar zitten ze vaker, hier of in de auto, onderweg naar een pupil? ,,Hier!'', zegt Valerie Regout. ,,Bij mijn sollicitatie werd gezegd: je bent 40 procent van je tijd met je cliënten bezig, en je zit 60 procent op kantoor. Nou, dat blijkt nog veel meer te zijn.'' Volgens onderzoek uit 2001 van KPMG en het ministerie van Justitie was de tijd die overbleef voor contact met de kinderen minder dan 20 procent.

Valerie Regout heeft 24 pupillen, een gemiddelde caseload. Kirsten Maliepaard heeft er vijf minder omdat ze de ondernemingsraad voorzit. De drie Haagse zusjes hebben ze samen onder hun hoede. Twee zijn seksueel misbruikt door `huisvrienden' van hun ouders. Hun vader is veroordeeld geweest wegens seksueel misbruik. Hun broer, 17 jaar, zit sinds begin dit jaar vast voor verkrachting van een buurmeisje van elf. Daarover zei hun moeder, zegt Maliepaard: ,,Die mongool heb mijn zoon verleid.''

Al een jaar geleden besloten Maliepaard en Regout dat de situatie voor de zusjes zo bedreigend was dat ze zo snel mogelijk weg moesten uit het gezin. Ze dienden een verzoek tot `uithuisplaatsing' in bij de kinderrechter, die daarover beslist. In de veronderstelling dat de rechter akkoord zou gaan, schreven ze ook alvast een indicatiebesluit, dat nodig is om kinderen op de wachtlijst te krijgen voor een tehuis of pleeggezin. Maar de kinderrechter vond dat de zusjes thuis konden blijven wonen. Een half jaar later dienden de gezinsvoogden het verzoek opnieuw in. Een half jaar later vond een andere kinderrechter het wél noodzakelijk dat de meisjes uit huis gingen. Opluchting bij de gezinsvoogden. Omdat er al een indicatiebesluit lag, zouden de meisjes meteen op de wachtlijst kunnen komen, dachten ze. Maar nee. Inmiddels bleek het indicatieformulier te zijn vernieuwd. De gezinsvoogden kregen te horen dat ze opnieuw konden beginnen.

,,En daar komen we bijna niet aan toe'', zucht Valerie Regout. ,,Het nieuwe formulier is zo uitgebreid. We doen elke keer een paar zinnen.'' Kirsten Maliepaard: ,,Heel vervelend voor het gezin. De ouders verzetten zich hevig tegen de uithuisplaatsing. Nu het zwaard gevallen is, kan het ook maar beter zo snel mogelijk gebeuren.''

Ook vandaag zet Valerie Regout zich aan de indicatie. Fronsend zit ze achter haar scherm. ,,Overprofessionalisering'', moppert ze. ,,Hier: `naam huisarts'. Dan denk ik: dat komt wel. Als ze eerst maar op de wachtlijst staan.'' En dan kan het nog maanden duren voor er plaats is. Ze werkt vaak met een schuldgevoel, zegt ze. ,,Word ik weer gebeld door het buurthuis of de politie met de vraag waarom die meisjes in godsnaam nog niet uit huis zijn geplaatst.''

Indicatieformulier

Het indicatieformulier, blanco acht A4'tjes en ingevuld een veelvoud daarvan, is de feitelijke toegang tot de jeugdzorg. Zonder dit formulier, met de handtekeningen van voogden, hun teamleiders, een gedragswetenschapper, pupillen, ouders en verzorgers eronder, gebeurt er niets. Het formulier dirigeert het kind naar – als het goed is – de juiste vorm van hulpverlening. Landelijk zijn er grote verschillen tussen Bureaus Jeugdzorg in de tijd die het duurt voor een eerste indicatie klaar is, zo blijkt uit de voortgangsrapportage Jeugdzorg 2004 van het ministerie van VWS. De termijn varieert van 69 tot 226 werkdagen. Gemiddeld duurt het 117 werkdagen voor de indicatie klaar is.

117 werkdagen om een formulier in te vullen?

Kirsten werkt aan een indicatie voor Matthijs (17). Zijn situatie lijkt overzichtelijk. Hij woont bij zijn pleegvader – zijn pleegouders zijn gescheiden – en gaat niet meer naar school. Nu moet hij naar een project voor schooluitvallers met een strak dagprogramma. Daar zat hij al eerder op, en ook toen is er een indicatie geschreven. Maar die is te oud, het moet opnieuw. En daar kunnen weken overheen gaan, zegt Kirsten. ,,Een vraag is bijvoorbeeld: beschrijf in de woorden van de jeugdige de aard van de problemen. Dan moet ik hem bellen, is-ie er weer niet enzovoort.'' Vervolgens moet ze samenvatten wat er volgens haar aan de hand is, met de reactie van de jeugdige/opvoeders/ ouders daarop. Daarvoor moet ze weer Matthijs, zijn pleegouders en zijn biologische moeder bellen. Ook een vraag over zindelijkheid komt voorbij. ,,Die jongen is zeventien!''

Het indicatieformulier is ontworpen door de afdeling O3 (onderzoek, ontwikkeling en opleiding) van Bureau Jeugdzorg Haaglanden. Het is een half jaar geleden ingevoerd en een stuk langer dan het oude. Dat komt door de eisen van de nieuwe Wet op de jeugdzorg, zegt Marjolein Knaap, hoofd van O3. ,,We proberen de formulieren eenvoudiger te maken. Maar we moeten veel meer registreren en rapporteren. Én de positie van de cliënt wordt versterkt. Dat betekent dat de cliënten ook hun visie moeten geven op de problemen, de plannen. Idealiter moeten ze de formulieren samen met de voogd invullen.''

Kirsten Maliepaard: ,,Als ik aan ouders vraag wat de hulpvraag is, krijg ik meestal een antwoord in de trant van `huh'? Je moet alles er zelf in stoppen. `Marie kan nu al zelf haar jas aandoen, maar zou je het niet goed vinden als ze ook zelf haar brood zou kunnen smeren?' Op dat niveau. Dat kost heel veel extra tijd. Uiteindelijk moeten ze het hele plan doorlezen en erop reageren, maar de meesten zijn functioneel analfabeet.''

Marjolein Knaap: ,,Toch kunnen we daar niet onderuit. De nieuwe wet schrijft het voor.''

Zelfs de vraag over de zindelijkheid van een jongen van zeventien?

,,Dat hoef je niet in te vullen. Het is ook aan de voogd om te kijken wat relevant is. Maar diezelfde formulieren worden gebruikt om een jong kind in een medisch kinderdagverblijf te plaatsen. Dan is het wél relevant.''

Toch, is O3 in zijn drang naar volledigheid niet een beetje doorgeslagen?

,,Kan. Maar we hebben ook kritiek gekregen dat de indicatiebesluiten onvoldoende onderbouwd waren. Er worden ingrijpende beslissingen genomen, die moet je goed beargumenteren. We krijgen regelmatig de inspectie op bezoek. We moeten natuurlijk ook verantwoording afleggen aan de buitenwacht. Maar het loopt inderdaad de spuigaten uit.''

Hulpverleningsplan

Met het indicatieformulier begint de hulpverlening (of het wachten daarop). Maar ook de bureaucratie is dan nog maar net begonnen. Naast het contactjournaal zijn de voogden wettelijk verplicht twee keer per jaar voor al hun pupillen een hulpverleningsplan en een evaluatie te schrijven. Hiervoor heeft Bureau Haaglanden een ander standaardformulier.

Ook berucht: de blauwe mapjes. Een groot aantal pupillen is door de rechter `onder toezicht gesteld' (ouders delen het gezag met de gezinsvoogd) en/of uit huis geplaatst. De rechterlijke machtiging hiervoor moet elk jaar worden vernieuwd. Daarvoor moeten de voogden jaarlijks een verzoekschrift schrijven en naar de rechtbank sturen, vergezeld van een hulpverleningsplan, een lijst van belanghebbenden (met adressen) en het verslag van het verloop van de ondertoezichtstelling.

Dat zou nog niet zo'n ramp zijn, als het hulpverleningsplan dat ze toch al hadden gewoon naar de rechter kon worden gestuurd. Maar, zegt Marjolein Knaap van O3, ,,de rechtbank werkt weer met andere formulieren. En de zorgaanbieders en de Jeugd GGZ met wéér andere.'' Dat is het grootste probleem, bevestigen de gezinsvoogden. ,,We hebben van elk kind stapeldikke dossiers, maar ze vragen telkens iets anders.''

Het volgens de regels bijhouden van alle administratie vergt meer tijd dan er is. Gevolg: geen gezinsvoogd doet het precies zoals het moet en iedereen doet het anders. ,,De een vindt het belangrijk om zijn contactjournaals helemaal op orde te hebben, maar die komt dan weer niet aan zijn blauwe mapjes toe'', zegt Valerie Regout. Zelf noteert ze al lang niet meer alle telefoontjes. Laat staan de telefoontjes waarbij ze degene die ze belt niet bereikt. Ja, officieel moet dat ook. ,,Dat wordt er tijdens je inwerkperiode echt ingedramd.''

,,Ik ben altijd te laat met verzoekschriften'', erkent Kirsten Maliepaard. ,,Maar ik doe wel het contactjournaal heel nauwkeurig. Dat helpt me later om een hulpverleningsplan te schrijven.'' Het plan elk half jaar actualiseren redden ze allebei niet. Maliepaard doet dat eens in het jaar. ,,Meer tijd heb ik niet. Ik denk dan: dit is blijkbaar wat de maatschappij ervoor over heeft.'' Onder de nieuwe wet hoeft het officieel nog maar een keer per jaar, maar volgens Regout biedt dat geen verlichting. ,,Er is toch al niemand meer die het twee keer doet.'' Voor haar voogdijkind Jeffrey (13) heeft ze een plan dat al twee jaar oud is. Nee, dáár voelt ze zich niet schuldig over. ,,Hij woont al jaren in een pleeggezin en het gaat prima. Ik vind het overbodig om dat elk jaar te doen. Je bent dan gewoon bezig met dossiervorming.''

Puur overbodig zijn volgens haar ook de herindicaties. Een indicatie, eenmaal af, is maar een half jaar geldig (onder de nieuwe wet een jaar). Na deze termijn ontvangt de gezinsvoogd een brief van Jeugdformaat, de overkoepelende organisatie voor alle jeugdinstellingen, tehuizen en pleegzorg in Den Haag. Regout laat een stapel van deze brieven zien die nog wachten op antwoord. Ze lijken sterk op elkaar. `Op datum x heeft de afdeling Instroom u een herinneringsbrief gestuurd, met daarin het verzoek de afdeling Instroom een herindicatiestelling voor voortzetting van de zorg aan bovengenoemde jeugdige te sturen.'

,,Wat ik helemaal treurig vind'', zegt ze, ,,is dat je dat ook bij pleegkinderen moet doen die al tien jaar lang vanaf de geboorte in een pleeggezin zitten. Het lijkt wel of ze bang zijn dat we die kinderen vergeten. Terwijl je daar ook nog de pleegzorg hebt die oplet.''

Wat gebeurt er met zo'n herindicatie?

Rinie van Alphen, medewerker afdeling Instroom bij Jeugdformaat:

,,Dat wordt bewaard in het dossier. Als er iemand komt kijken van de inspectie, hebben wij aan onze plicht voldaan.''

Verder niets? ,,Nee.''

Vindt u het nuttig?

Aarzeling. ,,Sprekend namens Jeugdformaat zeg ik ja.''

Vindt u het een slechte zaak dat het vanaf 1 januari nog maar eens per jaar moet?

,,Nee. Absoluut niet. Het is heel veel papier dat heen en weer wordt gestuurd en het is eigenlijk overbodig.''

Case manager

Natuurlijk gaat het papierwerk ten koste van het contact met de kinderen, zeggen de gezinsvoogden. Een band opbouwen, dat zit er niet in. Gemiddeld zien ze een kind eens in de zes weken. Kinderen in een pleeggezin, waar alles goed loopt, ziet Valerie niet vaker dan drie keer per jaar. Maar ze vindt dat niet het echte probleem. ,,Wij zijn case managers. Ik delegeer. Ik zet hulpverleners in, bijvoorbeeld om een band met het kind te hebben.'' Wat is dan háár belangrijkste taak? ,,Wij zijn ervoor om de rode draad in de gaten te houden. Die is altijd: of een kind bedreigd wordt. Als het dan nodig is dat er tien mensen omheen cirkelen – de wijkagent, de school, thuiszorg, maatschappelijk werk –, dan is dat zo. Ik moet de helikopterview hebben, ik hoef niet naast het kind op de bank te zitten.'' Een collega, pas begonnen als gezinsvoogd, merkt op vanachter een ander bureau: ,,Soms vind ik het wel moeilijk om beslissingen te nemen. Je bent afhankelijk van informatie van anderen. Die moet je eigenlijk checken, maar daar is geen tijd voor.''

Toch zouden ze, als het kon, de kinderen graag vaker willen zien. ,,Je ziet een kind nu alleen als er een crisis is, nooit als het goed gaat'', zegt Kirsten Maliepaard. ,,Ik zou graag ook eens mee naar school gaan, of een keer naar de speeltuin.''

Lastig is ook dat de buitenwereld vaak meer dan crisismanagement van de gezinsvoogd verwacht. Zelfs rechters. Zo wees een kinderrechter onlangs een verzoek tot uithuisplaatsing af met als reden onder meer dat Maliepaard en Regout als gezinsvoogden niet close genoeg waren met de kinderen. ,,Het komt de kinderrechter evenwel voor dat het doel van de ondertoezichtstelling slechts behaald kan worden indien er sprake is van een goede (vertrouwens-)relatie tussen een gezinsvoogd en zijn of haar cliënten'', leest Regout voor. Ze was stomverbaasd. Deze kinderrechter staat volgens haar naast de werkelijkheid.

Kinderrechter Frans van der Reijt noemt deze verbazing ,,de verwording van de jeugdzorg''. Een band met het kind is volgens hem noodzakelijk. ,,Het doel van een ondertoezichtstelling is de kinderen en ouders weer op het goede spoor te krijgen. Dat kan alleen in een persoonlijke relatie. Dáár gebeurt het. Als dat er niet is, verandert er niets. Dan ben je overbodig.'' Vindt hij dan niet dat de gezinsvoogden andere hulpverleners kunnen inzetten voor de band met het kind? ,,Maar wat zetten ze dan in? Wachtlijsten en meer bureaucratie! Ik vind dat een leidinggevende in een Bureau Jeugdzorg tot taak heeft het papier zoveel mogelijk te vermijden en mensen aan te zetten tot contact met de cliënt. Zorgen dat een gezinsvoogd van de 40 werkuren er 34 aan cliënten kan besteden. Als het management dat niet kan, dan faalt het.''

,,Wij zijn naarstig op zoek naar manieren om de papierstroom in te dammen'', zegt directeur Bart Groeneweg van Bureau Jeugdzorg Haaglanden/Zuid-Holland. Maar het is volgens hem niet makkelijk iets te veranderen. ,,Interne regels en protocollen doorbreek je niet zomaar. Daarnaast is het probleem dat veel formulieren van buiten de organisatie komen. Dat heeft te maken met de greep die de overheid wil hebben op de organisatie. Ze willen dat we verantwoording afleggen. En terecht. Maar het is doorgeschoten.''

Volgens staatssecretaris Clémence Ross (Welzijn, CDA) ligt dat ook aan de Bureaus Jeugdzorg zelf. ,,De wet stelt eisen, maar die zijn nodig voor een zorgvuldig besluit. Het is aan de Bureaus Jeugdzorg om een invulling van de wet te zoeken, die recht doet aan hoe het is bedoeld. Dat laat onverlet dat als er vereenvoudiging mogelijk is, dat natuurlijk moet gebeuren.'' Een commissie van drie onder leiding van oud-minister van Defensie Frank de Grave, de Jeugdzorgbrigade, moet de komende twee jaar onnodige bureaucratie gaan terugdringen. Ross: ,,Een belangrijk punt waar Frank de Grave naar moet kijken is dat iedereen met zijn eigen formulieren werkt. Dat moet echt anders.''

Vooralsnog krijgen hulpverleners die het niet zo nauw nemen met de regels de Inspectie Jeugdzorg achter zich aan. Die schreef vorige maand vermanend in haar jaarverslag dat hulpverleningsplannen vaak niet klaar zijn binnen de wettelijke termijn. Het woord bureaucratie kwam in het jaarverslag niet voor. Baart die de inspectie geen zorgen? ,,Dat is niet onze bevoegdheid'', zegt woordvoerder Saskia Speelman. ,,De inspectie moet kijken of cliënten de zorg krijgen waar ze recht op hebben, of daarbij de regels zijn gevolgd, of de kwaliteit van de zorg voldoende is.'' En als de bureaucratie de kwaliteit van de zorg bedreigt? Speelman: ,,Daar hebben wij geen mening over.''

Incassobrieven

Meisje (18) belt Kirsten Maliepaard. Ze is eigenlijk al `afgesloten' omdat ze meerderjarig is. Maar Maliepaard houdt een vinger aan de pols. Het meisje is weggelopen bij haar tante, haar pleegmoeder. Maliepaard vraagt hoe het gaat. Niet zo goed, zegt het meisje. ,,Ik lig nog in bed.''

,,Lig je te tobben?''

,,Ja.''

,,Het komt wel goed met jou, joh, je bent toch heel goed bezig?''

Er komen incassobrieven voor het meisje binnen bij Bureau Jeugdzorg. Ze heeft een mobiele telefoon gekocht plus abonnement maar niet betaald. Schuld: 1.500 euro. ,,Je moet het wel regelen hoor'', zegt Maliepaard. Ze legt uit hoe schuldsanering werkt. Het gesprek duurt ruim een kwartier.

Aan het eind van de dag hebben tal van telefoontjes het schrijven van de indicatie voor Priscilla, Sharina en Destiny onderbroken. Valerie Regout maakt de balans op. ,,Weer drie zinnen erbij.''

De namen van de kinderen zijn om privacyredenen veranderd