Een virtuele rots in de branding

Met de toename van het aantal zelfstandigen neemt ook de behoefte aan kleinschalige administratieve ondersteuning toe. Secretaresses-op-afstand blijken een uitkomst: ze zijn flexibel én mobiel. Schrijfster Renate Dorrestein: ,,Sinds ik met Andrea werk, kom ik eindelijk weer aan schrijven toe.''

Toen Renate Dorrestein een paar jaar geleden doorbrak in het buitenland met haar roman Een hart van steen, werd zij voor een niet voorzien probleem gesteld. ,,Van de ene op de andere dag was ik een eenpersoons multinational'', vertelt de schrijfster. ,,Ik had contact met vijftien uitgevers in vijftien landen. En al die landen hadden weer hun eigen wetten en regels.'' Tijd om zich in die materie te verdiepen had zij niet. ,,En bovendien doe je dat soort dingen niet efficiënt als het je vak niet is'', vindt Dorrestein. ,,Ik had allemaal mapjes en kaartjes. Het was wat chaotisch.'' Via een vriendin kwam Dorrestein in contact met Andrea Wesdorp, die als secretaresse-op-afstand voor een aantal opdrachtgevers werkt. ,,Andrea staat voor orde. Ze heeft me geholpen met de aanschaf van een paar grote kasten en ook een archief opgezet. Sinds ik met haar samenwerk, kom ik eindelijk weer aan schrijven toe.''

Wesdorp opereert vanuit haar huis in Woudrichem. Ze ziet Dorrestein zelden, maar mailt of belt haar elke dag wel een keer. ,,Toevallig hebben we onlangs samen de première bijgewoond van Verborgen gebreken (de verfilming van een van Dorresteins boeken, red.) maar daarvoor hadden wij elkaar zeker een jaar niet gezien.'' Dat geldt overigens niet voor al haar opdrachtgevers. Wesdorp: ,,De een zie ik vaker dan de ander. Ik werk ook voor iemand die ik wekelijks zie en met wie ik de hele dag door telefonisch contact heb.''

In Wesdorps kantoor-aan-huis staat een grote telefooncentrale, met een display waarop ze kan zien voor welke opdrachtgever het telefoontje bestemd is. Zo weet ze precies wat ze moet zeggen als ze opneemt. Elke ochtend kijkt ze in haar logboek om te zien wat er moet gebeuren. Het logboek heeft 31 tabbladen, voor elke dag van de maand eentje. Daarin staan per dag alle klussen, met de naam van de opdrachtgever in kwestie erbij. ,,Ze weet precies wanneer ze in actie moet komen'', zegt Dorrestein niet zonder trots. ,,Voor mij doet ze vooral het werk dat te maken heeft met contracten en nevenrechten. Haar rappellijst is bij vriend en vijand gevreesd. Wat ook prettig is: er komt geen emotie bij kijken. Ík word boos als ik achter een wanbetaler aan moet zitten, Andrea niet.''

Wesdorp werkte 13 jaar als officemanager in het bedrijfsleven voordat zij in 2000 voor zichzelf begon. Haar huidige werk vindt zij afwisselender. ,,Bovendien kan ik mijn eigen tijd indelen. Een brief moet stipt op tijd de deur uit, maar of ik die brief 's ochtends om 11 uur typ of 's avonds om 11 uur maakt natuurlijk niet uit.'' Haar opdrachtgevers stuurt zij elke maand een factuur met een overzicht van het aantal uren dat ze gewerkt heeft. Wat ze precies doet, hangt af van de wensen van de opdrachtgever: afspraken maken, agenda's bijhouden, boekhouden, vliegtickets reserveren, correspondentie verzorgen, rekeningen betalen. Voor een van haar opdrachtgevers, een consultant uit de gezondheidszorg, notuleert ze elke twee weken op locatie een vergadering. Dan schakelt ze haar complete telefooncentrale door naar haar mobieltje. ,,Voor veel zaken moet ik officieel worden gemachtigd. Wederzijds vertrouwen is dan ook heel belangrijk.''

Een van Wesdorps klanten beschikt over een virtueel kantoor waar de secretaresse en eventuele geautoriseerde derden op elk tijdstip van de dag en vanaf iedere willekeurige locatie kunnen inloggen om de elektronische agenda te bekijken, het digitale archief te raadplegen of iets op het virtuele prikbord te `hangen'. Dat van Dorrestein is nog in de maak, meldt de schrijfster, die eraan toevoegt dat haar secretaresse haar bij de tijd houdt. ,,Van nature ben ik niet zo hip.''

Bureaus als die van Wesdorp schieten de laatste jaren als paddestoelen uit de grond. Ons land telt naar schatting enkele honderden van die bedrijven, waarvan het merendeel uit eenpersoonsbedrijfjes bestaat. Sommige beantwoorden alleen telefoontjes, andere nemen alle administratieve en secretariaatswerkzaamheden over en weer andere bieden nog iets extra's aan. Er zijn ook bureaus die de public relations en externe communicatie van bedrijven voor hun rekening nemen, bureaus die vertaalwerk doen en bureaus die toezien op de salarisadministratie en de werving en

selectie van personeel. Sommige hebben uiteenlopende opdrachtgevers, andere richten zich op één sector, bijvoor-

beeld de medische wereld of de architectuur.

Gerda Casimir, socioloog aan de Wageningen Universiteit en gepromoveerd op telewerken, beschouwt de opkomst van hulp-op-afstand als een logische ontwikkeling. ,,Het aantal kleine zelfstandigen neemt toe. Ook is er een groeiende groep mensen die deels in loondienst werkt en deels voor zichzelf. Dat zijn vaak mensen die beschikken over heel specialistische kennis. Zij worden ingehuurd door bedrijven die behoefte hebben aan die kennis. Maar die zelfstandigen hebben op hun beurt weer behoefte aan mensen die hun agenda bijhouden en hun administratie verzorgen. Voor een fulltime secretaresse hebben ze niet genoeg werk, niet alleen omdat ze klein zijn, maar ook omdat iedereen tegenwoordig zelf typt. Dus huren ze een flexibel secretariaat in. En de technologie biedt ongekende mogelijkheden. We kunnen allemaal op hetzelfde moment over dezelfde informatie beschikken, zonder dat we elkaar zien.''

Erik Andriessen, hoogleraar arbeids- en organisatiepsychologie aan de Technische Universiteit in Delft, verwacht dat het aantal zelfstandigen toeneemt en daarmee ook de behoefte aan een flexibel secretariaat-op-afstand. ,,Met de huidige economische situatie is het misschien wat minder gemakkelijk om voor jezelf te beginnen dan in de jaren negentig, maar naarmate burgers hoger zijn opgeleid, is de behoefte aan zelfstandigheid groter. Mensen willen de bureaucratische houdgreep van grote organisaties ontvluchten.''

Volgens hem speelt ook mee dat de opdrachtgevers zelf vaak mobiel zijn. ,,Vooral adviseurs en consultants zijn de hele dag op pad. Ze gaan van de ene afspraak naar de andere en brengen een groot deel van de dag door in hun auto. Als je zelf zelden op kantoor bent, maakt het toch ook niet uit waar je secretaresse zit.''

Ook Trude Maas heeft een secretaresse op afstand. Als Eerste-Kamerlid (PvdA), president van Hay Vision Society, en commissaris bij onder meer ABN Amro, Schiphol Groep, Philips Electronics Nederland, Twijnstra Gudde en Arbo Unie heeft Maas een indrukwekkende agenda. ,,Ik ben een portfoliowerker'', legt zij uit. ,,Ik doe verschillende dingen naast elkaar. En volgens mij is dat de beste manier om lang door te werken.'' Dat kan volgens haar alleen als ,,je goed plant, prioriteiten stelt en goede ondersteuning hebt''. En voor dat laatste heeft zij Elly Rietveld ingeschakeld.

,,Ik ben een van Trudes secundaire arbeidsvoorwaarden'', grapt Rietveld die net als Maas bij Hay werkt. ,,Trude heeft de beschikking over een mobiele telefoon, een leaseauto en een secretaresse-op-afstand.'' Naast haar werkzaamheden voor Maas doet Rietveld ook werk voor een groep consultants. ,,Het zijn twee verschillende banen die ik in overleg met collega-secretaresses flexibel kan invullen.'' Ze maakt afspraken voor Maas, beheert haar elektronische agenda, neemt haar telefoontjes aan en handelt haar correspondentie af. Als Rietveld wordt benaderd door een journalist die Maas wil interviewen, of door een bedrijf dat Maas als dagvoorzitter wil, speelt ze de vraag door naar Birgitta van Loon, een andere medewerkster-op-afstand van Maas. Ze meldt er meteen bij hoe Maas' agenda eruitziet.

Van Loon, voorheen directeur communicatie bij een IT-gigant en auteur van het boek Communiceren vanuit je buik, heeft een communicatiebureau. Ze adviseert grote bedrijven, maar ook een paar personen met hoge functies in het bedrijfsleven, onder wie Maas. Samen bepalen ze hoe Maas naar buiten toe het beste kan worden `neergezet'. Van Loon: ,,Trude vindt maatschappelijke onderwerpen als diversiteit, innovatie, levenslang leren en duurzaamheid belangrijk. Die thema's moeten dus terugkomen in haar activiteiten. Ik weet precies wat ik aan haar moet voorleggen en wat niet.''

Maas ziet Rietveld slechts eens in de twee of drie weken en Van Loon eens in de vier weken. ,,Dat is geen bezwaar'', vindt Maas, want ,,de clou is wederzijds vertrouwen''. Verder is volgens haar van belang dat er sprake is van ,,een helder contact''. Maas: ,,Soms is het druk en dan moet je aan een half woord genoeg hebben.'' Ook vindt zij het belangrijk dat opdrachtgever en secretaresse als gelijken met elkaar optrekken, zodat er over en weer ruimte is voor feedback.

Dat de secretaresse-op-afstand nog geen gemeengoed is, bevreemdt Maas, want ,,met alle handige hulpmiddelen zijn we steeds minder aan tijd en plaats gebonden''. Managers die bij hun afscheid emolumenten meekrijgen, zouden er volgens haar goed aan doen een secretaresse te `vragen' in plaats van een chauffeur. ,,Een chauffeur mag dan chic zijn, een secretaresse neemt veel werk

uit handen. Zij zorgt voor rust en overzicht. De tijd zal leren hoe waardevol zoiets is.''