E-mail kost bijna twee uur per dag

De gemiddelde werknemer is dagelijks anderhalf tot twee uur kwijt aan het afhandelen van e-mail. Dit blijkt uit onderzoek van eCom-On, een bedrijf dat begeleiding biedt bij efficiënter werken en workshops e-mailbeheer geeft. De gemiddelde werknemer krijgt twintig tot veertig e-mails per dag en elk bericht krijgt gemiddeld 3,5 minuut aandacht.

In een recente enquête van het zakenblad Management Team geeft een derde van de ondervraagde managers aan dat hij of zij geleefd wordt door de stroom e-mails. 70 Procent van de gebruikers krijgt lichte tot gemiddelde stress van de hoeveelheid berichten. Geen wonder, vindt Robert Venstra, algemeen directeur van eCom-On. ,,Een gemiddelde werknemer kan per werkdag, naast zijn gewone werk, zo'n vijfentwintig e-mails verwerken. De rest is overwerk. Een derde van de werknemers leest 's avonds en in het weekeinde e-mails om alle berichten weg te werken. Als je dat als werkgever zou moeten betalen, ben je 12 procent meer kwijt aan loonkosten.'' Dat inefficiënt gebruik kost jaarlijks 320 uur – ofwel acht werkweken, zo schat eCom-On.

Maar stress of niet, we laten ons maar al te graag afleiden door nieuwe mail, zo blijkt uit onderzoek van het Amerikaanse bureau Osterman Research: 68 procent van de werknemers klikt naar zijn inbox zodra het piepje gaat of het envelopje rechtsonder in het scherm verschijnt. 17 Procent doet dat enkele malen per uur, 13 procent enkele malen per dag en slechts 2 procent kijkt één- of tweemaal per dag.

Door die grote hoeveelheid elektronische berichten – onder meer veroorzaakt door spam en cc'tjes (copie conform) – en de continue aandacht die we er aan schenken, dreigt e-mail, ooit uitgevonden om sneller en efficiënter te kunnen werken, volgens deskundigen averechts te gaan werken. Honderden e-mails in de inbox na twee weken vakantie is geen uitzondering meer.

Werknemers moeten verstandiger omgaan met e-mail, vindt Rob Rooken, mede-eigenaar en -directeur van de Eerste Nederlandse E-mail Maatschappij (ENEM). ,,Als je driemaal daags of driemaal per week kijkt, handel je mail veel sneller en doeltreffender af. Je kunt Outlook ook uitzetten. Maar dat doen we niet omdat nieuwe mails iets verslavends hebben.''

Rooken is een groot voorstander van e-mailcodes, waarin bedrijven vastleggen wat wel en niet geoorloofd is via de e-mailknop: bijvoorbeeld wat wel en niet ge-cc't moet worden.

E-MAIL: pagina 16