Belangrijke mensen blijven bereikbaar

De helft van alle managers in Nederland blijft bereikbaar tijdens de vakantie. Ze nemen hun gsm op of beantwoorden e-mail via hun laptop als `de zaak' een beroep op hen doet. Oorzaken van deze `bereikbaarheidspsychose' zijn de slechte economie en onze behoefte om belangrijk te willen zijn, zeggen onderzoekers.

Technologische vooruitgang maakt veel kapot. Onbereikbaar zijn bijvoorbeeld, een genoegen waarvoor je een eeuw geleden amper de stad uit hoefde en dat tien jaar geleden nog viel te smaken in Binnen-Afrika en aan de bovenloop van de Orinoco. Ook daar is het afgelopen nu satelliettelefoons nog maar een paar honderd euro kosten en in een jaszak passen.

Wie per se wil, kan natuurlijk zonder mobiel of hotmailadres op reis, maar de voordelen vallen weg tegen het gezeur van het thuisfront. Wat als opa overlijdt terwijl jij onbereikbaar wandelt op Kreta? Hoe kunnen we weten dat je het goed maakt als je niet om de dag even mailt of sms't? Dus nemen we die inbrekende mobieltjes al dan niet knarsetandend mee en bellen we met thuis zodra we op een Alp staan of ons niet lekker voelen.

Zeker zo lastig is het werkfront. In deze zware tijden mag het bedrijf niet lijden onder je afwezigheid, dus blijf je bereikbaar, vrijwillig of onder druk van de bedrijfscultuur.

Uit de tweemaandelijkse ICT Barometer van accountants- en belastingadvieskantoor Ernst & Young bleek onlangs dat 71 procent van de managers en directeuren in het kleinbedrijf (tot twintig werknemers) bereikbaar blijft tijdens de vakantie. Voor het totale bedrijfsleven en de overheid ligt dat percentage op 48. Van de 620 geïnterviewden zei 69 procent tijdens de vakantie zaken te regelen via telefoon of e-mail. Van degenen die bereikbaar zijn, neemt 89 procent een mobiele telefoon mee, 52 procent leest privé e-mail en 43 procent de e-mail van het werk. Een kwart van alle ondervraagden kreeg vanuit de werkkring het verzoek bereikbaar te blijven. En gemiddeld 16 procent (35 procent in het kleinbedrijf) neemt de laptop mee teneinde in Marbella of Thailand nog wat rapportjes aan te scherpen.

,,Wij waren verrast door de hoogte van de percentages'', zegt Jacob Verschuur, directeur van Ernst & Young ICT Leadership. ,,Die 71 procent in het kleinbedrijf is echt te gek voor woorden. En het probleem zal de komende jaren zeker nog groter worden.''

De wereldwijde groei van de mobiele netwerken en wat je daarmee kunt doen (praten, e-mailen, surfen) lijkt verantwoordelijk voor de bereikbaarheidspsychose, maar er is meer. Volgens Verschuur speelt ook de economie een grote rol, ,,want die brengt voor velen onzekerheid''. We gaan ons extra inspannen om weg te blijven bij de afgrond van het ontslag, bijvoorbeeld door tijdens de vakantie vrijwillig (maar niet heus) een lijntje naar de werkvloer en/of de directiekamer open te houden.

En er speelt nog iets: wie bereikbaar blijft, moet bijna wel belangrijk zijn: met de communicatielijnen als lianen klauter je omhoog op de bedrijfsmatige apenrots. Verschuur: ,,Ik denk dat zeker 90 procent om die reden bereikbaar wil blijven. Ja, citeer me maar. Het geldt trouwens ook voor mezelf. Het heeft te maken met nieuwsgierigheid en met drive, die gevoed worden door een gevoel van onmisbaarheid.''

Bij Willem Hollander, voorzitter van het Nederlands Centrum voor Directeuren en Commissarissen, vinden bovenstaande observaties en onderzoeksresultaten weinig weerklank. De toegenomen bereikbaarheid tijdens vakanties vindt hij `geen boeiend item`, wat te maken heeft met zijn vermoeden dat de cijfers van Ernst & Young overdreven zijn. Hollander vraagt zich af over welke mate van bereikbaarheid het precies gaat. Ernst & Young telde hoeveel respondenten bereikbaar waren en op welke manier (mail, mobiel etc.), maar niet waar de drempel lag voor het storen van de vakantiegangers. Hoe fout moet het in het bedrijf gaan of dreigen te gaan voordat ze jouw nummer draaien? Hollander: ,,Ik was zelf 26 jaar eindverantwoordelijke voor een grote organisatie. Op mijn vakantieadres was wel altijd een telefoon, maar ik zei tegen collega's: alleen bellen als de zaak in de fik staat. En dan zie je dat er weinig gebruik van wordt gemaakt. Het is ook een kwestie van management. Met goede onderlinge afspraken valt het storen tijdens vakanties grotendeels te voorkomen.'' Van groot belang vindt Hollander de voorkeur van de directeur of manager zelf: ,,Als je je comfortabel voelt bij regelmatig contact, is daar niks op tegen. Maar ik zou het niet willen omdraaien: een directeur moet altijd stand by blijven omdat het anders niet goed gaat.''

De Rotterdamse hoogleraar in de economie van de kunst Arjo Klamer maakt een recreatieve autorit langs een Mediterrane kust als zijn gsm gaat. In deze krant betoogde hij recentelijk (Opinie & Debat, 3 juli) dat vakantie eigenlijk nergens goed voor is, dus vindt hij het vast prima om gestoord te worden tijdens zijn vakantie in Italië. Ja en nee, zo blijkt. ,,De Erasmus Universiteit mag me alleen bellen als er brand is. Maar ik ben in Nederland ook erg druk met een speciaal project, en daarvoor mag ik altijd worden gestoord.'' Die zaak is hem zo na, zegt Klamer, dat de hoge bereikbaarheid in dit geval stressverlagend werkt. ,,Iedereen zegt altijd dat bezig zijn met je werk tijdens vakantie stress veroorzaakt, maar dat hangt ervan af hoe je tegen je werk aankijkt.''

De relatie tussen stress en bereikbaarheid tijdens vakantie was nog geen onderzoeksthema voor TNO Arbeid in Hoofddorp, volgens manager/onderzoeker Fietje Vaas. ,,Maar er zijn twee vergelijkbare kwesties die wel goed zijn uitgezocht: stress ten gevolge van oproepdiensten en door werken in een multinational die in verschillende tijdzones opereert.'' Beide werksituaties veroorzaken veel stress. Veroorzakers van stress, ook stressoren genoemd, zorgen voor `te weinig mogelijkheden hebben om je eigen situatie te controleren, door de veelheid en/of de aard van de problemen', volgens de definitie van TNO. En daar zijn we terug bij bereikbaarheid tijdens vakantie. Vaas: ,,Het is minder erg als je zelf zegt `bel als er iets is' dan wanneer gezegd wordt `jij moet bereikbaar zijn in de vakantie'. Dat verschil is essentieel vanuit onze definitie van stressoren. Je hebt zelfs managers die tijdens verlof alleen tot rust komen als ze zeker weten dat ze worden gewaarschuwd als er iets mis gaat.'' Ook zonder onderzoek naar de gevolgen van bereikbaarheid tijdens vakantie veronderstelt Vaas: ,,Als je mensen blijft belasten, haal je vast niet het beste uit ze. Hun performance is dan suboptimaal.'' Anders gezegd: het aanmoedigen of zelfs het eisen van bereikbaarheid tijdens vakanties, is uiteindelijk niet in het belang van de aandeelhouders.

Regels rond bereikbaarheid ontbreken bijna overal. Hoe erg moet het zijn voordat er gebeld wordt? Mag iemand weigeren bereikbaar te blijven? En hoe wordt de bereikbaarheid ingericht? Moet de telefoon altijd aan staan? Alleen de voicemail? Of moet de vakantieganger zelf af en toe bellen?

De bereikbaarheidsregels tijdens de vakantie blijken vooral improvisatiewerk. Chiel Fijnen, woordvoerder van Shell: ,,We hanteren geen algemene regels, het wordt per situatie bekeken en besproken.'' Alexandra Middendorp van Unilever: ,,We vinden het belangrijk dat onze mensen vakantie opnemen en tot rust komen. Ons management stimuleert dat ze dan niet worden lastiggevallen. Individuele leidinggevenden blijven natuurlijk wel bereikbaar – minder als het rustig is aan het front, en meer als ze ergens over moeten beslissen.'' Rustige fronten kunnen ineens onrustig worden, ook tijdens vakanties. Dus moet iedere manager regelmatig zijn of haar voicemail afluisteren? Middendorp: ,,Daarvoor zijn geen richtlijnen. Afhankelijk van je functie ben je daar al dan niet op gespitst.''

Kortom: er bestaan veel vormen van bereikbaarheid, en nog veel meer factoren die bepalen welke variant in welke situatie wordt gekozen. Verschuur van Ernst & Young: ,,Waarom hebben we wel codes voor autorijden, voor tafels dekken, voor kleding, en niet voor bereikbaarheid tijdens vakantie?'' Vaas van TNO wijst erop dat de Arbeidstijdenwet wel precies aangeeft hoe lang oproepdiensten mogen duren. ,,En uit ons onderzoek bleek dat een week oproepdienst per maand echt de limiet is.''

Guusje Dolsma, secretaris sociale zaken van VNO-NCW, laat weten dat de werkgeversvereniging geen richtlijnen geeft en evenmin overweegt dat te zullen gaan doen. Het regelt zichzelf wel, vindt zij. ,,Veel bedrijven hebben het tegenwoordig moeilijk, continuïteit en behoud van werkgelegenheid zijn extra belangrijk. De mensen in het bedrijf zien dat ook, en nemen vaak hun verantwoordelijkheid wel, te beginnen met het plannen van de vakantie. Ze willen graag dat de zaak goed blijft doorlopen, en dat er geen grote problemen zijn als ze terugkomen.'' Dolsma wijst verder op de zegeningen van de nieuwe bereikbaarheid – juist ook voor de werknemers. ,,In de vakantiewetgeving staat dat een werkgever geen vakantie hoeft toe te staan als het bedrijfsbelang heel groot is. Technologie maakt het nu mogelijk dat die werknemers soms toch op vakantie kunnen, en een kwartier of zo per dag beschikbaar zijn.''

De onderzoeksresultaten van Ernst & Young staan op www.trends-in-ict.nl