Gastheer vanaf de grens

Welk talenregime? En moeten ministers geëscorteerd worden tot over de grens? Hoe Nederland zich voorbereidt op zijn rol als voorzitter van de Europese Unie.

Ernstig tuurt de man die verantwoordelijk is voor de organisatie van het Europees voorzitterschap van Nederland, de zaal in van het Haags Congrescentrum. Die is gevuld met tachtig jonge liaison-medewerkers. Hij houdt de vooral uit werkstudenten bestaande groep voor dat dit voorzitterschap belangrijk is voor de regering en benadrukt dat zij, als straks het vliegtuig met een belangrijke buitenlandse gast landt, de eersten zullen zijn met wie deze contact zal hebben. ,,We stellen hoge eisen aan u'', zegt Johan van der Werff, directeur van de Centrale Projectorganisatie voor het voorzitterschap van het minsterie van Buitenlandse Zaken.

De begeleiding van de talrijke buitenlandse gasten tijdens het aanstaande Nederlandse voorzitterschap van de Europese Unie is maar een van de vele praktische zaken, die moeten worden geregeld. Van der Werff is er sinds maart vorig jaar met twaalf medewerkers fulltime mee bezig.

Koortsachtig zijn bouwvakkers bij het ministerie aan de Bezuidenhoutse Weg in de weer om een verfraaiing van de entree met nieuwe vloertegels op tijd af te ronden. Het departement zelf staat intussen vol kisten promotie-artikelen met het Nederlandse voorzitterslogo, van schrijfblokjes tot koffiemokken en van paraplu's tot rolletjes pepermunt.

Liefst 35 vrachtwagens hebben alle spullen die met het voorzitterschap hebben te maken onlangs afgeleverd. Nu moet een groot deel ervan naar alle 160 diplomatieke posten van Nederland. Een reusachtige scheurkalender bij de receptie van het departement telt al weken de dagen af tot 1 juli, het begin van zes maanden voorzitterschap.

De problemen die zich aandienen zijn zeer uiteenlopend van aard, zo blijkt tijdens een van de vele vergaderingen op het ministerie. Kan Nederland een escorte leveren voor ministers, die voor hun bezoek aan Nederland op de Brusselse luchthaven Zaventem landen, vraagt een medewerker. ,,Nee'', beslist Van der Werff. ,,We doen dat alleen vanaf de grens als geste van goed gastheerschap. We gaan het niet uitbreiden tot de buurlanden. Dat wordt te gecompliceerd.''

Een zeer gevoelige vraag op de vijftien geplande informele ministeriële bijeenkomsten in Nederland is voorts welk talenregime er moet heersen. Kan worden volstaan met Engels en Frans? Of moeten er allerlei tolken aan te pas komen?

Een bijkomend probleem is dat Buitenlandse Zaken zelf maar over een bescheiden vertaalcapaciteit voor documenten beschikt. Marnix Krop, directeur-generaal Europese samenwerking, vraagt zich tijdens weer een andere vergadering voor de zekerheid af of er een mogelijkheid bestaat terug te vallen op de vertaaldienst van de Europese Commissie. Een medewerker stelt hem gerust: dat kan, mits men de mensen in Brussel tijdig waarschuwt.

Buitenlandse Zaken heeft zich vast voorgenomen een prestigestrijd over talen te vermijden. Als een minister echt alleen zijn eigen taal spreekt, mag hij eventueel een `fluistertolk' naar de bijeenkomsten meenemen. De ministers uit nieuwe lidstaten verwachten vaak dat ze in hun eigen taal terecht kunnen, omdat hen dat bij de toetreding op 1 mei is beloofd. Van der Werff: ,,Maar als je allemaal tolken erbij krijgt, gaat het informele karakter van de bijeenkomst al snel verloren en dat is jammer. Je zit toch al met 25 ministers met elk een medewerker.''

De Centrale Projectorganisatie heeft ook veel tijd gestoken in de onderlinge afstemming tussen de Haagse ministeries. Anders dan in sommige landen, beschikken de Nederlandse ministeries over een aanzienlijke mate van autonomie. ,,Het was niet makkelijk in het Haagse eilandenrijk een formule te vinden waarin iedereen zich kon vinden voor wat je samen doet en wat alleen.'', zegt Van der Werff.

Elk ministerie grijpt natuurlijk graag de mogelijkheid van het voorzitterschap aan om zaken in Europees verband te bespreken. Aanvankelijk stond de teller dan ook op liefst dertig informele ministersbijeenkomsten. Het gebruikelijke aantal is acht. Italië organiseerde er als voorzitter zestien, dus werd al snel besloten: in geen geval meer dan Italië. Het kostte vervolgens weer vele vergaderingen het aantal te reduceren tot vijftien.

Anders dan bij vorige voorzitterschappen hoeft Nederland ditmaal niet de reguliere halfjaarlijkste Europese top te organiseren. Die worden sinds vorig jaar alleen nog in Brussel gehouden. Overigens heeft Nederland wel een noodscenario voor het geval hier onverwachts toch topoverleg nodig is. Van het budget van 68 miljoen euro van de Centrale Projectorganisatie is eenderde deel voor die eventualiteit gereserveerd.

Voor veel hoofdbrekens zorgden ook de eerder genoemde promotie-artikelen. Op grond van – hoe zou het anders kunnen – Europese regels moesten de opdrachten daarvoor Europees worden aanbesteed, wat een tijdrovende aangelegenheid bleek.

Belangrijk is ook de afstemming over de veiligheid bij de talrijke evenementen in Nederland. Het ministerie van Binnenlandse Zaken profiteert daarbij van de expertise opgedaan bij het EK voetbal vier jaar geleden in België en Nederland.

Het team van Buitenlandse Zaken legde met graagte zijn oor te luisteren bij eerdere voorzitters. Zo leerde men van de Italianen dat de regie over de kalender van alle evenementen strak in eigen hand moet worden gehouden. Dat had Rome verzuimd, waardoor plotseling drie ministeriële bijeenkomsten tegelijk moesten worden afgewerkt in een weekeinde. Dat leidde tot problemen met de escortes voor alle ministeriële limousines en de inzet van tolken. Dankbaar bestudeerde men ook de `Spaanse Bijbel', het zeer gedetailleerd draaiboek dat Madrid maakte toen het EU-voorzitter was (begin 2002).

Terwijl Nederland druk is met zijn eigen voorzitterschap, verdringen de opvolgers zich in Den Haag om te zien hoe de Nederlanders alles aanpakken. Luxemburgers, Britten, Oostenrijkers, en zelfs Finnen, die pas in de tweede helft van 2006 aan de beurt zijn, zijn allemaal op Buitenlandse Zaken langs geweest.