De nachtmerrie van de bedrijfsjurist

Wat betekent de 'juridisering' van het bedrijfsleven nu eigenlijk in de praktijk. Met welke juridische kwesties kan een bedrijf allemaal te maken krijgen? Of concreter: hoe ziet de nachtmerrie van de bedrijfsjurist van een gemiddeld bedrijf er uit? Laten we als voorbeeld een bedrijf nemen dat een fysiek product maakt en verkoopt, en dat flink wat werknemers heeft. Het bedrijf exporteert, heeft een aantal distributeurs in de EU en daarbuiten. Ook maakt het producten samen met andere buitenlandse ondernemingen. Het moet natuurlijk ieder jaar zijn jaarstukken deponeren en belastingen betalen. Als het bedrijf beursgenoteerd is, is het aantal voorschriften nog groter. In letterlijk iedere fase van de productie en de verkoop, inclusief de financiering en het besturen van de onderneming, spelen juridische aspecten een rol. Ieder bedrijf in Nederland wordt geacht zich aan de regels te houden. Voor gedogen is geen tijd meer, zei Balkenende vorige week nog. Twee ontwikkelingen die elkaar versterken zijn een toename van de regels voor bedrijven én van de procesbereidheid in Nederland. Voor de bedrijfsjurist is het te hopen dat niet alle juridische zaken zich tegelijkertijd aandienen. Want dan is de nachtmerrie een feit. Wetten, voorschriften, contracten en conflicten. Alles komt op het bord van de bedrijfsjurist. Een overzicht:

1

OVEREENKOMSTEN, CLAIMS EN WANBETALERS

Iedere koop, verkoop, samenwerking, is een overeenkomst. Het overgrote deel daarvan staat op papier. En de contracten worden steeds dikker, vooral naarmate de zaken meer internationaal zijn. Dat is ook de voornaamste ontwikkeling op dit gebied. Papier, papier, papier. Of, beter gezegd: tekst. Want de versies van contracten vliegen heen en weer via e -mail. Omdat de contracten complexer zijn en bedrijven voorzichtiger worden, moeten er ook meer overeenkomsten langs de bedrijfsjurist, terwijl 'de commerciëler' gewend waren eenvoudige contracten zelf af te sluiten. Opvoeden dus, en wie kan dat beter doen dan de bedrijfsjurist, al dan niet bijgestaan door een extern adviseur.

Tot de gangbare juridische werkzaamheden kunnen ook de 'gewone' commerciële geschillen worden gerekend: producten zijn niet op tijd of niet goed, contracten worden opgezegd maar niet goed, of te laat, en dat levert gesteggel op over hoe dat kan worden hersteld. Over vrijwel iedere bepaling in overeenkomsten kan ruzie ontstaan, en dat moet dan vaak door een bedrijfsjurist of de externe jurist worden opgelost. Bedrijfsjuristen zeggen te merken dat het gegroeide juridisch zelfbewustzijn van klanten, concurrenten en Ieveranciers een toename betekent van het aantal en de hoogte van de claims die worden ingediend.

Wanbetalers zijn niet uitsluitend een zaak van de financiële administratie van een bedrijf. Uit onderzoeken van de laatste jaren blijkt dat het betalingsgedrag in Nederland steeds slechter wordt. Een incasso moet juridisch deugen, en dat betekent extra werk voor de jurist en de deurwaarder

2

AANSPRAKELIJKHEID

Naarmate het gewoner wordt om 'naar de rechter te stappen' krijgen bedrijven ook te maken met claims uit onverwachte hoeken. De meeste komen van contractpartners, maar ook 'derden' roeren zich, individueel of in de vorm van belangenverenigingen: milieugroeperingen, beleggers die hebben vertrouwd op mededelingen van het bedrijf, consumentenorganisaties. Een bekend patroon is geworden dat, zodra een bedrijf een wettelijke norm overtreedt, het niet alleen met handhaving door de overheid te maken krijgt, maar in het kielzog daarvan ook met schadevergoedingsacties door particulieren. Twee ontwikkelingen die elkaar versterken zijn een toename van de regels voor bedrijven én van de procesbereidheid in Nederland. Veelal zijn particulieren actiever in het handhaven van regels dan de overheid. De Vereniging voor Effectenbezitters is een voorbeeld van een organisatie die beursgenoteerde ondernemingen de maat neemt en talloze procedures bij de rechter voert omdat het bestuur de belangen van beleggers zou schaden door wanbeleid: Ahold, Worldonline, Rodamco en Gucci zijn bekende voorbeelden. Dit soort procedures vreten tijd van juristen en management, zijn duur en kunnen publicitair en feitelijk grote gevolgen hebben.

3

TOEZICHTHOUDERS

Deregulering is een terugkerend thema van de paarse kabinetten en ook onder Balkenende, maar bedrijven zeggen er niet veel van te merken. Door een toename van wettelijke regels en voorschriften kost het juist steeds meer werk om brandschoon, binnen alle wettelijke regels te opereren. Als bedrijven daar niet uit zichzelf toe genegen zijn, is er een groeiend leger van toezichthouders om ze daaraan te herinneren. Er zijn toezichthouders op alle denkbare terreinen waarop een bedrijf actief is. Arbeid, gezondheid, hygiëne, financiële verslaggeving, mededingingsrecht, etc. Deze trend is voorlopig niet ten einde. Zalm zei vorige week in de Kamer dat de Autoriteit Financiële markten de komende jaren toezicht krijgt op prospectussen, publicatie van koersgevoelige informatie, tijdige publicatie van financiële berichten, accountantsorganisaties en tussenpersonen.

En ook de bevoegdheden van de waakhonden nemen verder toe, zodat bedrijfsjuristen straks mogelijk niet alleen rekening moeten houden met schriftelijke informatieverzoeken en bedrijfsbezoeken waar gericht moet worden gezocht, maar ook met stofkamoperaties waar hele afdelingen – en computers – worden uitgeplozen op mogelijke overtredingen

4

WERKNEMERS

Werknemers zijn een onuitputtelijke bron van juridische activiteit. Zo is daar de complexe regelgeving op het gebied van sociale zekerheid en ziektekosten die voortdurend verandert. Met als kenmerk dat bedrijven steeds meer en langer verantwoordelijk zijn voor hun zieke werknemers. Bedrijven moeten bijvoorbeeld sinds begin dit jaar de loonkosten van zieke werknemers ook in het tweede jaar ziekte doorbetalen. Als ze het niet goed doen en veel werknemers ziek worden, stijgen de WAO-premies, de zogenaamde PEMBA boete. Het toepassen van die regels is een 'ramp' volgens veel bedrijfsjuristen. Bedrijven moeten bij iedere wijziging hun personeelsadministratie aanpassen aan de nieuwe regels, hun personeel uitleggen hoe het zit, nieuwe verzekeringen afsluiten of ervoor kiezen het risico zelf te dragen.

Ook de oudedagvoorziening kan wat voeten in de aarde hebben. Vooral als het bedrijf een eigen pensioenfonds heeft, of als de verzekeringskamer van gedachten verandert over de gewenste dekkingsgraad, zoals kortgeleden gebeurde, en de premies omhoog moeten. Daar moet natuurlijk eerst over onderhandeld worden.

Maar ook zonder wijzigingen in de regels hebben bedrijfsjuristen hun handen vol aan werknemers. 'Er moeten honderd man uit' of 'de productieafdeling gaat dicht' klinkt misschien eenvoudig, maar vergt in de praktijk vele uren werk voor de bedrijfsjurist en externe advocaten.

Dan zijn er natuurlijk de gewone, individuele arbeidsconflicten. Ieder bedrijf van enige omvang heeft er tenminste één lopen. En meestal meer. Ruzie met de baas, reorganisaties, tegenvallende prestaties; redenen te over. Bij bedrijven met veel personeel in winkels is diefstal door het eigen personeel een tijdvreter. Het opsporen, samenstellen van het dossier, en aanvragen van ontslag is voor bedrijfsjuristen bij grote ketens een dagtaak.

En tot de normale gang van zaken hoort natuurlijk ook de stroom aan vragen en veranderingen op het gebied van leaseauto's, pc- privéprojecten, spaarloonregelingen, bedrijfsfietsen etc.

5

BESTUUR

Bestuurders worden meer dan vroeger kritisch gevolgd door commissarissen en aandeelhouders. Kenmerkend voor die verandering van het klimaat is de code voor goed ondernemingsbestuur van de commissie- Tabaksblat. 21 principes en meer dan 100 aanbevelingen voor de onderlinge verhoudingen tussen bestuur, commissarissen, aandeelhouders en accountants moeten voorkomen dat zich in de toekomst schandalen zoals bij Ahold voordoen. De code geldt in beginsel alleen voor beursgenoteerde ondernemingen, maar ook niet-beursgenoteerde ondernemingen doen er goed aan hun organisatie aan de hand van de code door te lichten. Ook de aandeelhouders en ondernemingsraden van deze bedrijven zullen namelijk de code inroepen als zij het beleid van bestuurders willen aanvechten, en vinden daarvoor naar verwachting een gewillig oor bij de ondernemingskamer. In zijn algemeenheid kun je zeggen dat alle bestuurders zich toenemend bewust zijn van hun juridische positie. Bij alle beslissingen zullen ze nagaan of die ook tegenover een rechter overeind blijven als een beslissing die een redelijk bestuurder zou kunnen nemen. En de redelijke bestuurder kent het recht.

6

FINANCIËLE VERANTWOORDELIJKHEID

De voor beursfondsen verplichte publicatie van kwartaalcijfers/halfjaarcijfers is koersgevoelige informatie. Met het toegenomen claimbewustzijn moeten bedrijven daar voorzichtiger mee zijn. Dat heeft een bedrijf als Philips aan den lijve ondervonden, toen enkele jaren geleden optimistische tussentijdse berichten kort daarna gevolgd werden door een winstwaarschuwing. De vereniging van effectenbezitters (VEB) vroeg en kreeg een schadevergoeding voor een grote groep gedupeerde beleggers.

Dan zijn er de nachtmerrieachtige voorkennisregels voor mensen in het bedrijf. En hoe om te gaan met informatie aan financiële analysten. Ieder woord moet op een goudschaaltje worden gewogen, letterlijk, en het is al lang geen uitzondering meer dat persberichten voor verzending eerst langs de advocaat gaan.

7

FINANCIERING

Het verkrijgen van kapitaal vergt veel juridisch handwerk. Natuurlijk is het de treasury (de interne bank) van bedrijven die daarvoor verantwoordelijk is, maar bijna alles wat de treasury doet, is een overeenkomst. Leningen bijvoorbeeld. Een gemiddeld bedrijf moet zijn hele hebben en houden aan de bank verpanden om leningen te krijgen. Ook uitstaande vorderingen, die op gezette tijden via lijsten aan die bank moeten worden opgegeven. Ook geven of vragen veel bedrijven leverancierskredieten (uitstel van betaling), en is incasso in economisch zware tijden een dagtaak. Dat is het normale werk. Voor bedrijven in een groepsstructuur moeten ook voor de interne financieringsafspraken, zoals onderlinge leningen, nog eens contracten worden opgesteld. Bij grotere financieringen moeten de ellenlange contracten worden nageplozen of daar geen al te bezwaarlijke bepalingen instaan. Zoals de bepaling dat de lening in één keer opeisbaar wordt als een bedrijf onder een andere lening zijn verplichtingen niet nakomt. Het domino-effect dat dan optreedt moet zoveel mogelijk worden beperkt; daar mogen de juristen zich dan over buigen

8

RANDVOORWAARDEN

Er zijn talloze regels en voorschriften waar bedrijven aan moeten voldoen bij het leveren van diensten en producten. Het is onmogelijk om daarvan hier een samenvatting of een opsomming te geven, maar het zijn deze juridische randvoorwaarden van bedrijvigheid die een constante stroom werk voor de juristen opleveren. 'Wat moet er op de etiketten van deze producten?' is een voorbeeld van zo'n vraag die verrassend veel juridisch speurwerk oplevert. Welke gegevens? Voor welke risico's moet worden gewaarschuwd? In welke talen? Hoe groot moeten de letters zijn? Bestaan er voorschriften voor de kleur? Veelal gaat het om vergunningen, goedkeuringen en algemene machtigingen.

9

MILIEU

Ieder bedrijf dat 'iets' maakt, heeft daarvoor één, maar waarschijnlijk meer milieuvergunningen nodig. Dat geldt overigens ook voor veel dienstverleners. Daarin worden algemene eisen gesteld aan de inrichting van de fabriek, maar ook vaak hele concrete eisen over bepaalde waarden. Het is geen uitzondering dat bedrijven dagelijks, soms zelfs gedurende 24 uur, de kwaliteit van het koelwater of van stoffen in de rook moet meten.

Iedere nieuwe vergunning wordt door juristen nageplozen, bijvoorbeeld om te bepalen of de voorwaarden niet onevenredig zwaar zijn, of onuitvoerbaar, of minder zwaar dan van concurrenten, zodat een concurrentienadeel zou ontstaan.

Sancties op het overschrijden van de grenswaarden of overtreden van andere vergunningsvoorwaarden – in het uiterste geval soms intrekking van de vergunning en sluiting van de fabriek – zijn besluiten waartegen het bedrijf zich juridisch kan verweren door bezwaar aan te tekenen.

Ook de algemene milieuregels, die per bedrijfstak kunnen verschillen, kunnen aanleiding zijn voor conflicten. Het is geen uitzondering dat bedrijven vinden dat zij onevenredig zwaar worden getroffen door deze algemene regels. Een voorbeeld is de uitstoot van schadelijke stoffen als CO(2) en NO(X). De regels daarvoor worden aangescherpt omdat Nederland zich aan het Kyoto-verdrag heeft verbonden. Dus individuele bedrijven krijgen extra beperkingen opgelegd. Zij moeten vervolgens bepalen of ze daartegen juridische actie willen ondernemen, bijvoorbeeld omdat ze zwaarder getroffen zouden zijn dan concurrenten.

10

MEDEDINGINGSRECHT

De regels die bedrijven verbieden de concurrentie te vervalsen hebben sterk aan belang gewonnen. Het Europees verdrag kent al decennia lang een kartelverbod en een verbod op misbruik van machtspositie van ondernemingen, in Nederland zijn vergelijkbare voorschriften sinds 1998 van kracht. De boetes zijn hoog – maximaal 10 procent van de omzet – en de negatieve publiciteit is onwenselijk. De toezichthouder, de NMa lijkt met de aanpak van de bouwfraude eindelijk op stoom gekomen te zijn. Vorig jaar heeft de NMa een recordbedrag aan boetes uitgedeeld, behalve aan bouwbedrijven, ook aan bedrijven in de schoonmaaksector. Individuele bedrijven moeten zich er telkens van vergewissen dat vooral langlopende contracten met distributeurs en concurrenten – met het oog op samenwerkingsverbanden – niet strijdig zijn met deze regels, en overnames van enige omvang moeten aan de NMa of de Europese Commissie worden voorgelegd (met een indrukwekkende hoeveelheid informatie over de bedrijven en de betrokken markten). Veel bedrijven hebben speciale programma's om bij medewerkers erin te hameren dat zij deze regels niet mogen overtreden en dat zij bij twijfel – want de voorschriften zijn niet eenvoudig toe te passen – contact op moeten nemen met management of externe jurist

11

BIJZONDERE PROJECTEN

Zaken die niet tot de dagelijkse bedrijfsvoering behoren kunnen juridische megaklussen zijn. Een voorbeeld waarmee veel bedrijven vroeger of later te maken krijgen is de overname van een ander bedrijf of de verkoop van een deel van het eigen bedrijf.

Een overname van een beetje omvang houdt het management en de interne en externe juristen maandenlang bezig. Dat is voor een belangrijk deel te wijten aan het met de stofkam zoeken naar juridische risico's bij het over te nemen bedrijf, de zogenaamde 'due diligence'. Dit bedrijf zet alle relevante documenten (vergunningen, contracten, eigendomsakten, notulen, registers etc) in een kamer, waar dan de juristen van de koper op worden losgelaten. Alles wat zij vinden, is de inzet in de onderhandelingen over de prijs en de voorwaarden van de overname.

Een ander voorbeeld zijn handelingen van de overheid waar bedrijven nadeel van ondervinden. Dat gebeurt aan de lopende band. Overheidsbeleid kan dan weer gunstig, dan weer ongunstig uitpakken voor bedrijven. Maar soms is de benadeling zo onredelijk en specifiek, dat de overheid dat niet zo had mogen doen, of in ieder geval niet zonder het bedrijf schadeloos te stellen. In dat geval kan het bedrijf schadevergoeding vorderen. Een voorbeeld van onbedoelde juridische consequenties voor een bedrijfstak, is de compensatie die benzinestations in de grensstreek met Duitsland kregen toen de accijnzen in Nederland werden verhoog (kwartje van Kok) en deze stations door concurrentie met Duitse stations schade dreigden te leiden. De regeling werd een juridische nachtmerrie toen de Europese Commissie de subsidie van 100.000 euro per bedrijf als staatssteun aanmerkte omdat de subsidiebedragen volgens de Commissie bij de oliemaatschappijen terecht kwamen. Nederland werd verplicht de honderden subsidiebedragen terug te vorderen van de maatschappijen en de stations. Die tekenden massaal verzet aan in Nederland én bij het gerecht van eerste aanleg in Luxemburg. De meeste procedures lopen nog, met sommige oliemaatschappijen heeft Nederland schikkingen bereikt.