De kunst is om goed te kiezen

Een duurzaamheidsverslag heeft alleen zin als het bedrijf weet wat het wil vertellen. `Anders is het een grabbelton met maatschappelijke thema's.'

Binnenkort komen ze weer, de duurzaamheidsverslagen waarin bedrijven uiteenzetten wat hun maatschappelijke prestaties in 2002 waren. De meeste publiceren ze enkele maanden na de financiële jaarrapporten, als er tijd en mankracht beschikbaar is voor het duurzaamheidsverhaal. Maar wat is nu het nut van de duurzaamheidsverslagen? ,,Ondernemingen die zo'n verslag maken, lopen het risico dat het verslag verzandt in een willekeurige verzameling, hapsnap bij elkaar geharkte onderwerpen'', waarschuwt bedrijfskundige Muel Kaptein, in maart 2003 aan de Erasmus Universiteit in Rotterdam benoemd tot hoogleraar internationale bedrijfsethiek en integriteitsmanagement. ,,Wie het verkeerd aanpakt, kan uitkomen op een grabbelton met een massa maatschappelijke thema's waarin de lezer verdwaalt.''

Kaptein kan het weten. Naast zijn academische werk staat hij als senior adviseur integriteit bij KPMG dagelijks bedrijven bij die willen transformeren tot duurzame ondernemingen en die door consument en belegger gezien worden als integer en betrokken.

Bent u een ambassadeur van het duurzaamheidsverslag?

,,Niet zozeer van het duurzaamheidsverslag op zich, als wel van het duurzaam ondernemersschap. Ik geloof oprecht in een betere maatschappij. Het opstellen van bedrijfscodes en van duurzaamheidsverslagen waarin je bewijst dat je de bedrijfscode serieus neemt, kunnen daaraan bijdragen. In zijn duurzaamheidsverslag kan een onderneming laten zien in welke mate het maatschappelijk betrokken is.''

Wat moet er in een duurzaamheidsverslag staan?

,,Je beschrijft daarin de maatschappelijke prestaties van de afgelopen periode, zoals op milieugebied. Hoeveel CO2-uitstoot veroorzaakte je en wat heb je daaraan gedaan?. Daarnaast staan er personeelsachtige zaken in, zoals het aantal minderheden in dienst en het aantal vrouwen op managementniveau. Vaak tref je ook informatie over `eerlijk zakendoen', bijvoorbeeld over het voorkomen van corruptie of criminaliteit binnen je organisatie. Je kunt ook de activiteiten noemen die goed burgerschap tonen, zoals onbezoldigde hulp aan vrijwilligersorganisaties. Tot slot kun je in een duurzaamheidsverslag de economische waarde van je onderneming uitmeten. Hoeveel werkgelegenheid heeft het gecreëerd en welke bijdrage levert het aan de kennisontwikkeling in een bepaald vakgebied?''

Wat is het nut van een dergelijk document?

,,Om te beginnen hebben de stakeholders van ondernemingen, dus aandeelhouders, consumenten, maar ook werknemers, steeds grotere behoefte aan openheid over dergelijke maatschappelijke onderwerpen. Als je hun vertrouwen wilt behouden of terugwinnen zul je aan die informatiebehoefte tegemoet moeten komen. Maar een duurzaamheidsverslag maak je evenzeer voor jezelf: als je op basis van de verstrekte informatie een dialoog aangaat met je stakeholders, kun je de prestaties van het bedrijf verbeteren. Maak je het management ook aanspreekbaar op die prestaties, in die zin dat zij mede op basis hiervan beoordeeld worden, dan kan een duurzaamheidsverslag aanzetten tot betere prestaties bij hen.

Als een duurzaamheidsverslag zo veel voordelen oplevert, waarom publiceren dan zo weinig ondernemingen er een?

,,Het duurzaamheidsverslag staat nog in de kinderschoenen. Maar als je bedenkt dat Shell in 1998 een van de eerste was, groeit het aantal bedrijven dat er een publiceert, aardig snel. Inmiddels heeft 54 procent van de honderd grootste Nederlandse bedrijven een bedrijfscode en zegt 10 procent van de grootste bedrijven bezig te zijn met het opstellen van een bedrijfscode – en die stap gaat vaak vooraf aan de publicatie van een duurzaamheidsverslag.

,,Maar het kost veel tijd om de omslag te maken naar duurzaam ondernemerschap. Als je nu met een goed duurzaamheidsverslag wilt komen over het jaar 2002, dan had je eigenlijk medio 2001 met de voorbereidingen moeten beginnen. Je kunt het trouwens beter niet publiceren dan te vroeg. Als je van tevoren niet scherp selecteert welke thema's voor jouw onderneming relevant zijn, loop je het risico dat je een hapsnap verslag maakt, een grabbelton die uitmunt in nietszeggendheid. Je hebt ook tijd nodig om een informatiesysteem op te zetten. Je kunt wel jaarlijks willen rapporteren over het totaal aantal vrouwen in hoge functies binnen de organisatie, maar als je 130 vestigingen hebt, die verschillende registratiesystemen hanteren, krijg je die informatie niet zomaar boven water.

Hoe is de kwaliteit van de eerste generatie Nederlandse duurzaamheidsverslagen?

,,Een aantal is duidelijk door één persoon opgesteld, die eigenhandig heeft bepaald welke onderwerpen het belangrijkst zijn, en hoe hoog de lat gelegd moet worden. Maar in het algemeen is de kwaliteit van de Nederlandse verslagen bovengemiddeld. Wij als polderaars zorgen er vaak toch voor dat het duurzaamheidsverslag de uitkomst is van een dialoog met stakeholders en werknemers. We stellen ons redelijk kwetsbaar open op. Dat gaat bij Amerikaanse bedrijven vaak anders. Daar zie je aan de duurzaamheidsverslagen vaak af dat er een legertje juristen doorheen is gegaan vóór publicatie, en dat gevoelige of pijnlijke informatie, bijvoorbeeld over fraude, is geschrapt.''

U heeft onlangs een handleiding ontworpen waarmee ondernemingen kunnen bepalen welke thema's zij moeten aansnijden in hun duurzaamheidsverslag en welke niet. Hoe werkt dat?

,,Je kunt honderden onderwerpen aansnijden in een duurzaamheidsverslag, maar de kunst is om het alleen over die thema's te hebben die werkelijk relevant zijn voor jouw onderneming, en actueel. Welke dat zijn, is onder meer afhankelijk van je activiteiten en van de sector waarin je opereert. Je moet als onderneming bepalen wat er op je bordje ligt en wat niet. Het is niet de bedoeling dat elk bedrijf dezelfde rij onderwerpen afwerkt in haar duurzaamheidsverslag. Een bedrijf als Shell heeft dat goed begrepen. In dat duurzaamheidsverslag besteedt Shell veel aandacht aan de milieubelasting die voortkomt uit de verwachte verdubbeling van het energieverbruik in de komende 50 jaar. Het vertelt hoe het de schade denkt te minimaliseren en wat de plannen zijn met alternatieve energiebronnen. Als energieproducent heeft het een zware verantwoordelijkheid voor dit thema, maar voor ING liggen de prioriteiten heel anders. Na de recente schandalen in het bedrijfsleven met fraude en misbruik van voorkennis besteedt deze bank in zijn duurzaamheidsverslag veel aandacht aan integriteit en goed ondernemingsbestuur.

Neemt de bereidheid van bedrijven om te investeren in duurzaamheid af door de economische recessie?

,,Er zullen altijd bedrijven zijn die daardoor afhaken, maar in het algemeen verwacht ik juist dat dit zal leiden tot een groei van het aantal ethische bedrijfscodes en duurzaamheidsverslagen. Een belangrijke reden van de laagconjunctuur is het geschonden vertrouwen, van onder meer consumenten, in AEX-genoteerde bedrijven. Die merken dat hun reputatie is beschadigd en er is hun veel aan gelegen het vertrouwen terug te winnen en bedrijfscodes en duurzaamheidsverslagen zijn middelen om dat te bereiken. Over vijf jaar heeft, schat ik, een op de drie AEX-bedrijven een duurzaamheidsverslag en 75 procent een bedrijfscode.''