Persoonlijke archieven horen niet in de schaduw

Door de parlementaire enquête naar de bouwfraude weten we nu van de schaduwboekhouding van aannemers. Maar overal in Nederland worden schaduwboekhoudingen bijgehouden: in ministeries, gemeentesecretarieën, ziekenhuizen, bedrijven. Die schaduwboekhoudingen zijn er in twee soorten: de `persoonlijke' archieven van de minister, directeur of medewerker, en de in de schaduw van het `echte' archief bijgehouden documentsystemen als boekhouding, personeels- en salarisadministratie, patiënten- en cliëntendossiers.

Maar beide soorten schaduwarchieven horen helemaal niet in de schaduw. Ze ondersteunen – zoals het `echte' archief – de sturing van het werkproces, de verantwoording en de communicatie. Ze documenteren transacties en relaties tussen overheid en burger, tussen leverancier en klant.

Kenniswerkers leggen hun `persoonlijk archief' aan. Hierin zitten allerlei documenten die officieel niet als archief worden beschouwd. Volgens de voorschriften moeten de `echte' archiefstukken in het centrale archief worden opgeborgen. Maar in de praktijk worden vele stukken door medewerkers onder handbereik gehouden in hun `werkdossier'. Daar zijn ze vermengd tussen documenten die volgens de theorie niet als archiefstukken van de organisatie gelden omdat ze een persoonlijk karakter hebben (aantekeningen) of omdat ze non-record material zijn (krantenknipsels, brochures, documentatie). De gebruiker zelf bekommert zich niet om een officiële definitie van archiefstukken, maar houdt in feite een schaduwboekhouding – organisatiegeheugen, onttrokken aan het officiële archiefbeheer.

Het NIOD stelde in het Srebrenica-onderzoek vast dat bij Buitenlandse Zaken ,,formeel niet geregistreerde archieven van de ministers'' bestaan en dat de ambtenaren bij overplaatsing hun `werkdossiers' hadden opgeruimd. Een belangrijke uitzondering was het omvangrijke `werkarchief' van Hattinga van 't Sant, de `mister Joegoslavië' bij Buitenlandse Zaken. Ook bij het ministerie van Defensie zijn volgens het NIOD-rapport slechts gedeelten van `werkdossiers' en `informele stukken' van ambtenaren bewaard gebleven. Het waren schaduwarchieven, waarvan meestal ten onrechte wordt aangenomen dat ze slechts een afschaduwing van het `echte' archief zijn en anders beheerd en zelfs weggegooid kunnen worden.

Ook die andere schaduwarchieven zoals boekhoud-, personeels-, cliënten-, patiëntenadministraties worden vaak buiten het domein van het `echte' archief beheerd. Wat in de meeste gevallen betekent dat de regels die voor het beheer (en de vernietiging) van archieven gelden, buiten toepassing blijven. Misschien vallen ze wel onder een of ander geautomatiseerd documentmanagementsysteem (DMS), maar een DMS is geen archiveringssysteem: het ontbeert de waarborgen (neergelegd in de recente ISO norm 15489) aangaande authenticiteit, integriteit en duurzaamheid die juist zo essentieel zijn voor een archief.

Dat is erg , want good governance is niet mogelijk zonder verantwoording en voor verantwoording is goed archiefbeheer vereist.

In het huidige digitale tijdperk is de normvervaging tussen `officieel' archief en `persoonlijk' archief nog veel ernstiger dan vroeger. Wat staat er op de harde schijf van de personal computer: alleen persoonlijk archief? Wie bepaalt wat wordt weggeschreven of gekopieerd naar het centrale archief? Tot diep in de nacht vóór de beëdiging van president Bush zijn medewerkers van de National Archives in het Witte Huis bezig geweest de harde schijven uit pc's van Clintons staf te verwijderen, omdat daarop omvangrijke bestanden aan presidentiële archieven stonden die niet in het centrale systeem waren opgenomen.

De computer maakt de groei van dergelijke schaduwarchieven buiten het officiële archief van een organisatie heel makkelijk. Maar technologie is niet de enige factor. Ministeries en andere grote administratieve organisaties, waar medewerkers meebouwen aan het organisatiegeheugen, veranderen in netwerken van individuen. Daar wanen professionals zich baas van `hun' informatie. En bij het overstappen naar een andere organisatie, neemt de professional het `persoonlijke' archief in de verhuisdoos mee. Of het verdwijnt in de versnipperaar.

De effecten van schaduwarchieven zijn desastreus: vergruizing, afbrokkeling en vernieling van het archiefgeheugen van organisaties, ja zelfs van het geheugen van de samenleving. Wat kunnen we ertegen doen?

Bestaande archiveringssystemen van overheden, bedrijven en instellingen ontkennen de `persoonlijke' archieven. We moeten die blinde vlek voor schaduwarchieven wegnemen, door opnieuw te definiëren wat een `archief' is dat in het archiveringssysteem wordt opgenomen. Niet de strikte wettelijke beperkte omschrijving van wat archief is, maar een ruime, die de informatiebehoefte van de medewerker en van diens werkprocessen tot uitgangspunt neemt, en rekening houdt met de informatie die afgetapt wordt van het internet en uit andere bronnen. Het archief van de organisatie krijgt een persoonlijk cachet.

Er zijn al computertoepassingen die dat mogelijk maken: centraal beheerde informatie, onder regie van bedrijfsregels, maar geordend en ontsloten op een persoonlijke wijze. Daarnaast moet het eilandenrijk van afzonderlijke boekhoud-, personeels- en dergelijke systemen, geïntegreerd worden in een federatieve (elektronische) documentenhuishouding. Ook dat is realistisch, zoals leden van de Records Management Convention (vragers, aanbieders en wetenschappers op het gebied van archiefbeheer) kunnen laten zien. Maar daarvoor is het nodig dat de top van de organisatie aandacht en inzet voor informatiemanagement toont.

Laat de parlementaire enquêtecommissie het voorbeeld geven: dan hoeven we over een paar jaar niet op zoek naar de `persoonlijke' aantekeningen van de Kamerleden die nu oordelen over andermans schaduwboekhouding.

Prof. dr. E. Ketelaar is hoogleraar Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam en voorzitter van de Records Management Conventie.

    • Eric Ketelaar