Gooi alle ballast overboord

De één laveert soepeltjes tussen werk, gezin en vrije tijd, terwijl de ander na het avondeten uitgeput neerploft op de bank. Timemanagement biedt mogelijk een uitweg.

Niet alle belangwekkende informatie haalt de krant. Hoe troostrijk zou het niet zijn voor honderdduizenden slecht georganiseerde lezers indien elk artikel begon met vermelding hoeveel uur het te laat werd ingeleverd. Of hoeveel dagen. Dit stuk bijvoorbeeld arriveerde zes dagen later ter redactie dan afgesproken, waarvan twee door force majeure, en de rest door mijn notoir slechte timemanagement. Het had weinig gescheeld of u staarde nu naar blanco papier.

Waar mijn productievertragingen ook het gevolg van zijn — niet van gebrekkige planning. Weekschema's worden vrijwel dagelijks opgesteld en ook aan dagplanning heerst geen gebrek, terwijl de invulling van de komende uren vaak vastligt als Zuid-Flevoland. Plannen is het inpolderen van tijd. Uitgangspunten zijn een agenda, voor alle soorten ontmoetingen, en de pc-file doen, waarop hooguit tachtig punten staan — goed, honderd misschien. Ideeën en nieuwe toezeggingen gaan òf direct naar doen, òf eerst op een gele plaksticker op de rand van mijn beeldscherm. Idealiter wordt doen elke ochtend geopend. Alle stickerteksten worden ingevoerd, alles wat is gedaan, wordt gewist en de lijst wordt geprint. Daarna geef ik met een markeerstift aan wat die dag gebeuren moet, en met een dunnere lijn nog wat optionele activiteiten voor als het meezit — quod ongeveer nooit. De minst urgente punten bewegen zich in de loop der jaren in gletsjertempo naar de zee van het nu, dus om de moed erin te houden wordt doorgaans alleen pagina één van doen geprint. De print gaat per punaise op de wand voor mijn bureau, ik recht mijn rug, en verheug me op een van mijn productiefste dagen ooit. Maar in de loop van menige dag verandert het productieve polderlandschap in een moeras, zonder dat ik precies door heb waar, wanneer en waarom de dijk doorbrak. Dat ik nog niet aan de bedelstaf ben geraakt, is te danken aan mijn magische redmiddel: de deadline - die alle planning ridiculiseert en tegelijk zorgt dat haast elk artikel toch nog op tijd gereed is. Of zou er een beter middel zijn?

De open, tweedaagse cursus Time Manager van het Time Management Institute (TMI) begint met een lastige opgave: op maandagochtend om uiterlijk negen uur in Maarssen arriveren. Bijna de helft van de twaalf cursisten faalt, hoe lang de files ook waren en hoe geldig derhalve de excuses. Maar zodra we voltallig zijn, is er goed nieuws in de vorm van dertien bekentenissen: iedereen, cursusleider Joan Hacke niet uitgezonderd, worstelt met een suboptimale tijdsindeling. Managers, onderzoekers en directieleden delen het besef dat er meer valt te bereiken in minder tijd. En nog beter om te vernemen: wie zich opgeeft voor een cursus timemanagement is al half genezen. De echte probleemgevallen zijn de miljoenen die denken zo'n cursus niet nodig te hebben.

Teleurstellende productievolumes bestrijd je met productieverhoging, dacht ik bij aanvang, maar dat ligt lastiger. ,,Als je alleen maar naar meer productie streeft, riskeer je burn out'', zegt Hacke. ,,Als je alleen naar winst streeft, komt de kwaliteit op de helling te staan. Timemanagement is niet zozeer harder werken, maar slimmer.'' Ruwweg valt timemanagement in twee componenten uiteen. Een lange reeks adviezen om je concentratie vast te houden en geen tijd te verdoen is daarvan de minst belangrijke. ,,We kunnen deze twee dagen makkelijk vullen met tips`, aldus Hacke. Maar dat zou zonde zijn van onze tijd. Belangrijker is dat we allemaal analyseren wat we werkelijk willen, en zo komen tot maximaal negen doelgebieden. Samen vormen die je beslissingsbasis ter vereenvoudiging van het maken van keuzes en het ja dan wel nee zeggen. Dat is nog geen TM. De crux van de cursus is te komen tot een gestructureerde schakeling tussen je doelen en je tijdsindeling. Kortom: wanneer doe ik wat, en waarom doe ik het? Het antwoord verhoudt zich tot een to do lijst als een huis tot een berg bakstenen, al is dat een ideaalbeeld: in werkelijkheid zijn we natuurlijk allemaal bouwvakkers.

Verdere verfijning valt onder meer aan te brengen door het vaststellen van de urgentie en het belang van elke deeltaak. Urgent en belangrijk: doen. Niet urgent en niet belangrijk: niet doen. Wel urgent en niet belangrijk: laten doen. De vierde categorie, belangrijk en niet urgent, is vanuit een timemanagement-optiek de ingewikkeldste, met de aantekening dat die taken zonder timemanagement vaak tot in de eeuwigheid onuitgevoerd blijven. Een vergelijkbaar instrument is de driedeling `tijd voor je baas', de `tijd voor het systeem' die je besteedt aan routinehandelingen, en de resterende `eigen tijd', zakelijk en privé, waarin timemanagement zich het best laat toepassen.

Als een cursus timemanagement in één woord valt samen te vatten, is het bewustwording. Loek Meijs, docent van het eendaags praktijkseminar `Time management' van cursusinstituut Learn & Do, stelt dat elke handeling met TM te maken heeft: ,,Je kiest altijd: doe je het één, doe je het andere niet. Maar is de tijd die je aan iets besteedt een afspiegeling van het belang? Heel vaak niet. Het is ook veel makkelijker dan vroeger om de verkeerde hoeveelheid tijd aan de verkeerde dingen te besteden. Timemanagement betekent dat je de onbewuste keuzes die je steeds maakt — wat doe ik, en hoeveel tijd besteed ik eraan? — bewust gaat doen.In de timemanagement-cursussen van zowel Learn & Do als TMI nemen lange vragenlijsten een centrale plaats in. Bij TMI mag je op een schaal van 1 tot 5 het waarheidsgehalte aangeven van stellingen als ik ken mijn prioriteiten, als ik ja zeg tegen iets weet ik dat dit binnen mijn grote plaatje valt en ik weet het als ik bezig ben zaken onnodig uit te stellen. Timemanagement is ook het breken met onnodige ballast, zoals onlogische gedachten. Learn & Do cursisten mogen 1, 2, 3, 4 of 5 omcirkelen achter ik vind het heel erg om gespannen en zenuwachtig te zijn, het is een ramp als ik belangrijke zaken niet tot een goed einde breng en zo nog 56 gemoedstoestanden waar de wereld niet beter van wordt. De enige die de ingevulde lijsten en de totaalscores onder ogen krijgt, is de invuller zelf.

Voor TMI-directeur Kees Ahaus is timemanagement ,,de goede dingen goed doen''. In het TMI-hoofdkwartier in Apeldoorn opent hij de gepatenteerde time manager, een soort Succesagenda, maar dan aanzienlijk ingewikkelder met veel kleuren, symbolen, tabbladen en verschillend gelinieerde velletjes papier. De sectie met de rode tabbladen begint, precies zoals de bedoeling is, met negen doelgebieden, waaronder privé, persoonlijke ontwikkeling en ideëen. Aha! Als de directeur van de afdeling Nederland van TMI — actief in 33 landen, 200.000 cursisten per jaar — een aantal persoonlijke kwesties structureel in zijn planning op mag nemen, mag ik het ook. En iedereen. Sterker nog, dat is nadrukkelijk de bedoeling. Ahaus: ,,Timemanagement gaat over vierentwintig uur per etmaal. Die doelgebieden zijn alle negen even belangrijk, maar de percentages tijd die je eraan besteedt, hoeven niet gelijk te zijn.'' Peter Vos, manager culture development van het TMI, vult aan: ,,Een goede balans tussen privé en werk is zeer belangrijk, vrije tijd wordt steeds kostbaarder en wordt al belangrijker gevonden dan een leaseauto.'' Zonder invulling van de hoeveelheid vrije tijd, en het merk, type en motorvolume van de leaseauto blijft dat een vergelijking met iets te veel onbekenden; maar spijkerhard onderzoeksgegeven is weer dat de beschikbare vrije tijd heel slecht wordt gebruikt. Timemanagement loslaten op je vrije uren is geen luxe, maar noodzaak. Vos: ,,Als mensen vrij zijn, liggen ze uitgeteld op de bank.'' Ahaus: ,,Verontrustend is ook dat mensen op hun werk veel meer flow ervaringen blijken te hebben dan in hun vrije tijd — het gevoel dat je helemaal één bent met wat je doet.''

In mijn amateuristische TM-aanpak was privé-tijd vooral een reservoir van reservewerktijd, en dat probleem is volgens Vos en Ahaus verre van uniek. De fysieke grenzen tussen werk- en privé-ruimte zijn de laatste jaren goeddeels opgelost in mobiele telefonie, filevermijdende werkroosters en inter- netaansluitingen thuis — en dat wordt allemaal nog erger met de opmars van mobiel internetten via UMTS. Vreemd genoeg stroomt door al die openingen wel veel werk naar de privé-sfeer, maar geen vrije tijd naar het werk. Voeg daarbij de krachtige economische groei van de laatste jaren, en het hoeft niet te verbazen dat we gemiddeld langer en harder werken dan sinds de invoering van de vrije zaterdag.

Een deel van de oplossing is de vlucht naar voren: tijdwinst door praktische maatregelen zoals een snelleescursus (we lezen gemiddeld eenderde van onze werktijd) en weten waar je wat kunt vinden (wie 70 wordt heeft gemiddeld 2,5 jaar zoekend doorgebracht). Ook nuttig is het isoleren van werktijd, vooral voor de bedreigde werksoort belangrijk/niet urgent, door een signaal (bijvoorbeeld werkkamerdeur dicht), naar alle collega's die verstrikt zitten in urgent/belangrijk, het lostrekken van telefoon- en faxapparaten en het uitschakelen van de automatische e-mailmelding. Ahaus: ,,Men heeft geen greep meer op de werkdag. Je bent al een heel eind als je kunt zeggen: Ik heb nu dit stuk tijd en er ligt één ding op mijn bureau.''

Maar voor we zover zijn...! Het maken van dag-, week- en jaarplannen is een van de sluitstukken van timemanagement, terwijl het gros van de werknemers en vrijetijdsbesteders daar juist mee begint — als ze er al aan toekomen. Het begint, zeker bij TMI, met een bezinning op je doelen. Vos: ,,We werken vaak met een boomstructuur. De stam ben ik, dat zijn mijn negen doelen. Daaraan hangen takken, de gebieden waarop je meetbare resultaten wilt bereiken. De twijgen zijn de taken die je doet. En aan de twijgen zitten dennennaalden. Sommige mensen hebben alleen een berg dennennaalden.''

INFORMATIE

Time Management Institute

Steenbokstraat 21

7324 AZ Apeldoorn

Inl 055-3689870 of www.timemanager.nl

Learn & Do

Postbus 828

5600 AV Eindhoven

Inl 040-2974978 of www.learndo.nl

Literatuur

*Timemanagement, door Ian Fleming, 110 pag. Uitg. Unieboek. Prijs ƒ18,75.

*In de reeks `studeren' van NRC Handelsblad: Time Management, door Vittorio Busato, 34 pag. Prijs ƒ9,50. Bij PCM Nieuwspunt, Wibautstraat 131, Amsterdam. Of telefonisch via 010-4066928.

*Voor time management in het huishouden: Veel te doen, weinig tijd, door Denise Hulst, 192 pag. Prijs ƒ24,13. Uitg. Het Spectrum

En ook:

www.newmonday.nl/Trends/professionals/verhaal12.html

www.gammonet.com/english/overview.html

www.eae-valuation.nl