Rijden en schrijven

Een lease-auto voor de deur bespaart de kosten van een eigen auto. Maar die luxe heeft een verborgen prijs in de vorm van een fikse fiscale inkomensbijtelling. Daar kan men soms aan ontsnappen. Maar ook dat kent een verborgen prijs: het pijnlijk nauwkeurig bijhouden van een kilometeradministratie.

De inkomensbijtelling onder de naam autokostenforfait beloopt maximaal 25 procent van de cataloguswaarde van de auto van de zaak. Alleen wie heel veel privé-kilometers rijdt zit geheid aan die bijtelling vast. Maar velen kunnen aan het maximumtarief ontsnappen. Daarvoor moeten ze aantonen relatief weinig voor eigen plezier in de auto gereden te hebben.

Dat bewijs moet geleverd worden aan de hand van een kilometeradministratie. Dat is een cijferopstelling waarin alle met de auto gemaakte ritten zijn opgetekend. Van de zakelijke ritten moet men de begin- en de eindstand van de kilometerteller noteren. Verder verlangt de fiscus dat de kilometerstaat vermeldt welke adressen zijn bezocht en met welk zakelijke doel. Ook de gereden route wil de belastingdienst uit de rittenstaat kunnen aflezen, vooral als men om bijvoorbeeld een file te ontwijken, een ongebruikelijke weg heeft gekozen. Van privé-ritten hoeft men alleen de begin- en eindstand van de kilometerteller te vermelden. Het is toegestaan deze gegevens in de auto te noteren (bijvoorbeeld in een agenda) om ze later over te nemen in de kilometeradministratie. Men moet dan wel de kladaantekeningen bewaren voor een eventuele fiscale controle.

De eisen waaraan een kilometeradministratie moet voldoen, staan niet in de wet. Die bepaalt alleen dat men een geringer aantal kilometers dan 7.000 (in 2001) of 10.000 (2002) moet `bewijzen'. Dat is een strengere eis dan de wet stelt aan bijvoorbeeld het aantonen van ziektekosten of aftrekbare giften; die hoeft men alleen `aannemelijk' te maken. De wetgever wilde met de strenge bewijslast al te veel gezeur over het autokostenforfait voorkomen. Dat is niet gelukt; het forfait hoort tot de favoriete onderwerpen voor een fiscale rechtszaak. Daarin mag men ook op andere manieren aantonen hoe weinig privé-kilometers zijn gereden. Bijvoorbeeld met een schriftelijke afspraak om met de zakenauto helemaal niet privé te rijden. De werkgever moet zo'n afspraak dan serieus controleren (dat kan met sommige boordcomputers) en geloofwaardige sancties verbinden aan schendingen van de afspraak. Ga er niet te makkelijk van uit dat de autoriteiten een dergelijke regeling waterdicht vinden. Zowel de rechter als de belastinginspecteur eist nu eenmaal sluitend bewijs. Het roept meteen wantrouwen op als iemand al jaren 950 kilometer privé rijdt (de oude vrije drempel lag op 1.000 kilometer) en in 2001 opeens net onder de nieuwe grens van 500 kilometer blijft steken. Een rittenstaat waarbij de kilometerstanden lacunes vertonen, is meteen kandidaat voor de prullenbak.

Aan de andere kant wekt ook een te mooi gepolijste administratie ongeloof. Afronding van de kilometerstanden op ronde getallen van bijvoorbeeld 5 kilometer vond in de praktijk geen genade. Het dramatische gevolg kan zijn dat men van nul naar 25 procent bijtelling doorschiet. Dat lot trof ook iemand die identieke ritten steeds voor precies hetzelfde aantal kilometers in zijn administratie opnam. Zowel de inspecteur als de rechter accepteerde dat niet. Ze redeneerden dat juist in een nauwkeurige administratie afrondingsverschillen af en toe tot afwijkingen moeten leiden. Zulke pennenlikkerij was de Hoge Raad al te gortig. Onlangs besliste hij dat een kilometeradministratie met dergelijke kleine gebreken wel degelijk kan bewijzen dat met de auto geen of nauwelijks privé-ritten zijn gemaakt.

De inspecteur pluist lang niet altijd de kilometeradministratie zo nauwkeurig uit. Maar als andere punten in de aangifte wantrouwen wekken, kan hij dieper graven dan menigeen voor mogelijk houdt. Het begint al met het vergelijken van de eigen zakelijke agenda met de genoteerde autoritten in de kilometerstaat. Maar ook bij derden opgevraagde gegevens kunnen zwaktes in de kilometeradministratie aantonen. De inspecteur speurt dan naar bij de werkgever gedeclareerde benzinebonnen, de gebruiksgegevens van het benzinepasje van de leasemaatschappij, garagenota's, e.d. Die stukken maken duidelijk op welke datum de auto op welke plaats was. Soms wordt ook de kilometerstand duidelijk. Een automobilist die tankt op een dag waarop de auto volgens de kilometeradministratie geen meter heeft gereden, zit in de problemen. Het verwerpen van de kilometeradministratie kost hem al snel enkele duizenden guldens aan extra belasting.

Een computerprogramma kan automobilisten helpen bij het opstellen van de kilometeradministratie. Zo'n programma kost rond de honderd gulden. De gebruiker vult overeenkomstig de aanwijzingen op zijn beeldscherm de kilometerstanden en de ritgegevens in. Voor vaste ritten kan men met één druk op de knop keer op keer alle gegevens tegelijk invoeren. Maar pas op, we zagen net dat zulke gestandaardiseerde opgaven het wantrouwen van belastingambtenaren kunnen wekken.

Als ideale oplossing ziet men soms de zogenoemde fiscale black box aangeprezen. Dat registratieapparaat kost inclusief inbouw tussen 1.000 en 2.000 gulden. De boordcomputer registreert, naast andere gegevens, de rijtijden en de op die uren afgelegde afstanden. Met een druk op de knop kan men aangeven of het gaat om een privé-rit dan wel een zakelijke rit. Tot zover is het makkelijk. Dan volgt het omslachtige. De gegevens moeten op een chipcard worden overgebracht. Die neemt men mee naar binnen, waar de gegevens via een kabeltje naar de computer worden gestuurd. Van daar af werkt deze registratie als elke andere gecomputeriseerde rittenadministratie: men moet zelf de bestemming en de gevolgde route invoeren. Voor degene die in zijn eigen belang een kilometerregistratie bijhoudt, biedt de black box daarom weinig extra's boven het in een agenda noteren van de kilometerstanden om die later op de eigen computer in te typen.

Werkgevers kunnen meer belang bij de boordcomputer hebben. Omdat het niet mogelijk is met de ritgegevens te sjoemelen, biedt de computer een zuiver inzicht in de rijtijden en de zakelijk afgelegde kilometers. Dat is handig als de werkgever een vergoeding verlangt voor verreden privé-kilometers. Zo'n betaling bevrijdt iemand niet van het autokostenforfait. Wel kan men de aan de werkgever betaalde vergoeding aftrekken van het autokostenforfait. Dat wil zeggen van het bedrag van de belastingbijtelling, niet van het netto belastingbedrag dat men moet betalen.