Smart casual

Een echtpaar staat te wachten bij de bagageband van een Europees vliegveld. Plotseling zien zij een ander paar. Zij begroeten elkaar hartelijk: de mannen een stevige hand, de vrouwen twee zoenen in de lucht. Zij zien ook andere paren en zo vormt zich een gezelschap. Sommigen vrouwen dragen een parelkettinkje, de mannen hebben meestal een blazer en een poloshirt aan. De groep wordt buiten opgewacht door een onrustige meneer. Het is duidelijk: dit is het begin van het seizoen van de jaarlijkse uitjes van het topmanagement van grote ondernemingen.

Op het eerste gezicht betreft het hier een overbodige activiteit. Het schema oogt slaapverwekkend: veel eten, flink doorspoelen, een obligaat bezoek aan een kantklosserij, een speech van de voorzitter en eens even goed lachen. Iedereen weet dat op de fraaie hotelkamer een gesigneerd fotoboek van de streek ligt te wachten. Het is verplicht om eerst naar de hotelbar te gaan om een bodem te leggen.

Waarom doen ondernemingen dit nog? Blijkbaar zit er iets onder de oppervlakte dat topmanagers belangrijk vinden. De Duitse autogigant BMW pakt dit fenomeen bijvoorbeeld heel serieus aan. Enkele keren per jaar komt het topmanagement bij elkaar op een van de twee kastelen die de onderneming in bezit heeft. De agenda kent twee hoofdbestanddelen: de strategie doorpraten en de cultuur van de onderneming erin hameren. Vooral dat laatste element maakt het jaarlijkse uitje tot een belangrijke succesfactor voor de teamgeest en het onderling vertrouwen. Tel daarbij op dat de raad van bestuur van BMW per definitie twee leden jonger dan 50 jaar telt en het is duidelijk dat de bijeenkomsten op de Duitse kastelen goed gebruikt worden voor interne headhunting.

Een company-uitje van twee volle dagen kan bruikbaar zijn. Het geeft de deelnemers de gelegenheid bij te praten buiten de moordende vergaderdruk om. Presentaties gaan uiteraard over de resultaten van de onderneming, maar ook over brede onderwerpen als gezamenlijke inkoop, de introductie van de euro, de nieuwe huisstijl. Ideeën worden uitgetest en vlekjes uit het verleden worden weggewerkt zonder dat er notulen aan te pas komen. Voor de voorzitter zijn deze bijeenkomsten van belang om steun af te dwingen. Voor de deelnemers is er het elitaire aspect. Hun gebronsd gezicht maakt een paar dagen later aan de thuisblijvers duidelijk wiens boterham aan de goede zijde wordt besmeerd.

Vaak wordt het belang van de aanwezigheid van de partners onderschat. Het is duidelijk dat zij niet alleen voor de gezelligheid meekomen. Zij vormen een scharnierfunctie naar acceptatie dat pappa (veruit in de meerderheid) niet thuis eet of weken op reis is. Contacten met andere partners vergroten het begrip. Er is geen groter belang voor de onderneming dan een stabiel huwelijk. Opvallend is dat de vrouw van de baas ook de baas speelt over de andere partners. De ondernemingshiërarchie stopt niet bij het trouwboekje.

De formule voor een zinvol company-uitje bestaat uit zorgvuldige inschatting van mogelijke lange tenen en onvermoede gevoeligheden. Er kan gedurende deze bijeenkomsten van alles misgaan. Een directeur uit een Zuid-Europees land zal het niet accepteren dat hij ten overstaan van anderen in de maling wordt genomen. Hij en zijn echtgenote vinden het soms al moeilijk om zich in zwemkleding te vertonen. Niet iedereen kan even gemakkelijk een presentatie houden, sommigen schamen zich over hun Engels, anderen slaan dicht als zij moeten improviseren. Culturele manifestaties waarin alleen de plaatselijke taal wordt gesproken zijn niet voor iedereen toegankelijk. Een uitje kan heel gemakkelijk uit de hand lopen indien de deelnemers geen afstand kunnen nemen van hun dagelijkse werk. Merkwaardig is overigens dat het kledingvoorschrift smart casual (mannen: poloshirt, geen jeans; vrouwen: blazer/rok of broekpak) internationaal uniform is. De Ierse versie wijkt niet af van de Portugese.

Om al die sores te vermijden kan je doen wat een internationaal management-adviesbureau een paar jaar geleden deed. Alle vennoten en hun partners naar Parijs laten vliegen voor een 1.600-koppig diner in een balzaal – inclusief van pruiken voorziene bediening – met de dag erna een individueel bezoek aan EuroDisney. Dit is weggegooid geld. Aan een tafel van dertig man praat je niet bij en het evenement de dag erna ontbeert onderlinge contacten. Eveneens te vermijden is het andere uiterste – een cruise. Al die ego's zitten dan veel te lang en te dicht op elkaar.

Beter is een rustig luxueus hotel in Italië of Spanje, met perfecte vergaderruimte, wandelmogelijkheden, culturele bezienswaardigheden, goede restaurants in de buurt en niet te ver van een internationaal vliegveld. Ook goed is een plek in de stad, mits er dan buiten de stad een evenement bezocht kan worden. Het voordeel is dat de efficiency niet al te hinderlijk is en dat gelegenheid wordt geboden om vriendschappen te smeden en te onderhouden. Het nadeel is dat de partner het een perfecte vakantiebestemming vindt. Maar wie is nog bang voor zo'n luxeprobleem?

verwey@wanadoo.be