Leegte, kou en eeuwige stilte

Het leek zo'n goed idee: bewaar van overheidsarchieven alleen dat wat nodig is om het beleid te kunnen reconstrueren. Na tien jaar `pivot' is het enthousiasme bekoeld.

`Er waart een spook door Nederland. Het bezoekt duistere plaatsen, hult zich in schijngestalten, maakt zoek wat onvervangbaar is en laat geen sporen na. Waar het geweest is, heersen leegte, kou en eeuwige stilte. Dit spook heet PIVOT.' Met deze weinig lovende woorden typeerde onlangs prof.dr. Herman Amersfoort, hoogleraar militaire geschiedenis in Amsterdam en in Leiden, de pogingen van de Rijksarchiefdienst om een van de haar opgedragen taak te volbrengen. In 1991 ging met veel tromgeroffel PIVOT (Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn) van start. Het doel van deze operatie was om in tien jaar tijd een enorme hoeveelheid archiefbescheiden te ordenen en te selecteren. De overheid kwam om in het materiaal; er moest iets gebeuren. Er werd een compleet nieuwe methode van selecteren ontwikkeld. De te bewaren archiefbescheiden moesten `een reconstructie van het handelen van de rijksoverheid op hoofdlijnen in relatie tot haar omgeving' mogelijk maken. De rest kon weg.

Deze week is de looptijd van het project officieel verstreken en het is wel duidelijk dat de ambitieuze doelstelling bij lange na niet gehaald is. Naar schatting is minder dan 60% van de archiefbescheiden bewerkt. Slechts 20% van de selectielijsten is definitief vastgesteld. En de uitgangspunten van PIVOT worden ook nog altijd niet algemeen gedeeld. Sterker nog: de kritiek op de selectiecriteria is na tien jaar allerminst verstomd. Sinds een paar jaar grijpen veel archivarissen zelfs weer terug naar de oude vernietigingslijsten van voor PIVOT. Bij de oude methode werd telkens ad hoc en per archiefstuk beslist of het bewaard dient te blijven. Er werd, bij wijze van spreken, met het dossier in de hand beslist of het gewaarmerkt werd met een `B' (bewaren) of met een `V' (vernietigen). Deze zorgvuldige werkwijze had ook nadelen: het duurde te lang, was te duur en liet te veel archief over.

Historici zijn van meet af aan fel van leer getrokken tegen de PIVOT-methode. Professor Amersfoort bijvoorbeeld zegt dat het vooral bewaren van dossiers op beleidsniveau onjuist is. ``Aan de wieg van PIVOT stond de wens het overheidshandelen begrijpelijk en controleerbaar te maken. Maar de kwestie is dat de burger, de journalist, het Kamerlid, de onderzoekscommissie of wie ook, in het algemeen de overheid niet wegens zijn beleid ter verantwoording zullen roepen, maar naar aanleiding van de uitvoering daarvan. En daarom ontstaan affaires ook altijd naar aanleiding van de uitvoering. Maar daarover bewaart PIVOT uitgerekend het minst.''

Indien de overheidsarchieven vanaf hun ontstaan in de middeleeuwen zich volgens het PIVOT-principe beperkt hadden tot het bewaren van documenten `tot het kennen van het handelen van de overheid', zou de kennis over het verleden van onze samenleving minimaal zijn geweest. Prof.dr. Paul Klep, hoogleraar economische en sociale geschiedenis aan de KUN, noemt de basis van de PIVOT-methodiek daarom vanuit cultureel en wetenschappelijk oogpunt dan ook `onevenwichtig en technisch onbetrouwbaar'.

Oogkleppen

Een andere historicus die de onvolkomenheid van PIVOT regelmatig aan de kaak stelt is dr. Bob de Graaff, die momenteel in Utrecht Geschiedenis van Internationale Betrekkingen doceert. Hij meent dat de historicus, die werkt met volgens de PIVOT-normen bewerkte archieven, als het ware de oogkleppen van de toenmalige beleidsmakers opgezet krijgt. De Graaff voert aan, mede op basis van eigen onderzoek in het archief van Buitenlandse Zaken en in de BVD-dossiers, dat er vooral bij de Haagse beleidsmakers nogal wat mankeert aan de perceptie van dat deel van de samenleving waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Door hun normatieve visie als grondslag te nemen voor de selectiemethodiek, zoals PIVOT doet, wordt het collectief geheugen van een natie op een zeer bepaalde wijze vervormd. Rigide toepassing van de PIVOT-methode frustreert een geschiedschrijving waarin achteraf de politieke en maatschappelijke alternatieven voor het gevoerde beleid geschetst worden, aldus De Graaff.

Deze bezwaren leven overigens al zo lang als PIVOT bestaat en al in 1996 werd hierover een compromis gesloten. Het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap zou een deskundige aanwijzen die zou aan deelnemen aan de commissie die per selectielijst kijkt of er in de voor vernietiging aangemerkte archieven geen dossiers opgenomen zijn die vanuit cultuurhistorisch gezichtspunt van groot belang kunnen zijn. Maar in de praktijk blijkt de inbreng van de historisch deskundige slechts marginaal te zijn. Dr. Henk van Zon, als milieuhistoricus verbonden aan de Rijksuniversiteit Groningen, heeft twee maal een flinke selectielijst bekeken en van commentaar voorzien. ``Een historicus is gewend om met de stukken in de hand een uitspraak te doen. Je wilt het materiaal met eigen ogen zien en er op zijn minst in bladeren. Dat was niet mogelijk. Pas als de lijst definitief is goedgekeurd, worden de stukken met het predikaat `B' (bewaren) bij elkaar gezocht. Achteraf blijkt dat dan een deel van de te bewaren stukken gewoonweg niet meer bestaat.'' PIVOT is, aldus Van Zon, een groot schimmenspel: men weet niet of de stukken waarover gesproken wordt in werkelijkheid nog wel bestaan. ``Het is zo bizar dat Kafka dit niet had kunnen bedenken.''

Professor Amersfoort was onlangs ook betrokken bij de vaststelling van een vernietigingslijst. Toen duidelijk werd waar de voor vernietiging voorgedragen archieven betrekking op hebben, sloeg hem de schrik om het hart. ``Een recente lijst droeg, geheel volgens de PIVOT-regels, archieven ter vernietiging voor over de voorbereiding en uitvoering van vredesoperaties.'' Was in het verleden ook zo gehandeld, zegt Amersfoort, dan zou momenteel onderzoek naar de militairen die in Cambodja `jungleziekte' opliepen onmogelijk zijn. Hetzelfde zou gelden voor de vervuiling van de basis van het Support Command in Lukavac in Bosnië, de veronderstelde misdragingen van Nederlandse militairen in Angola, om nog maar te zwijgen van de gebeurtenissen in Srebrenica.

Knelpunten

Een geluk voor de historici is dat bij de uitvoering van PIVOT bijna alles mis liep wat maar mis kan lopen. Vanaf de start van het project tot vandaag de dag bestaat grote onzekerheid over de hoeveelheid archiefbescheiden die tijdens de inhaaloperatie overgebracht moeten worden. De schattingen lopen uiteen van 250 tot 600 km. Hierdoor wist vanaf het begin niemand precies hoeveel tijd, mankracht en geld de inhaaloperatie zou gaan kosten. Volgens een recente evaluatie in opdracht van het ministerie van OC&W is er een waslijst aan knelpunten. Tussen de verschillende overheidsdiensten is voortdurend sprake van verkeerde planning, gebrek aan coördinatie, ontbreken van consensus, onvoldoende draagvlak, het niet nakomen van afspraken, vertraging door reorganisaties (het Algemeen Rijksarchief werd in de periode van PIVOT twee keer ingrijpend gereorganiseerd) en capaciteitsproblemen. Ook het idee dat een hoog opgeleide archivaris (in Den Haag) een selectielijst maakt en dat zich vervolgens een groep laag of niet opgeleide archiefmedewerkers aan de hand van die lijst door het archief heen worstelt, blijkt in de praktijk niet erg goed te werken.

Het lijkt er inmiddels op dat ook binnen de Rijksarchiefdienst de opvattingen over de PIVOT-methode in beweging zijn. Om de voortgang niet al te zeer te traineren, worden nu weer volop archieven bewerkt volgens de oude selectiemethode. Van de 32 kilometer bruto archiefbescheiden die de Centrale Archief Selectiedienst in Winschoten heeft bewerkt, is bij slechts 15 kilometer gebruik gemaakt van een PIVOT-selectielijst. De overige bestanden zijn bewerkt met de oude vernietigingslijsten of met ontwerpselectielijsten. In de periode 1995-1998 zijn zelfs meer archiefbescheiden bewerkt met oude vernietigingslijsten dan met de nieuwe selectielijsten. Een archiefinspecteur, die niet met zijn naam in de krant wil, merkt daarover op: ``Godzijdank trekken ze zich weinig van PIVOT aan.''

De PIVOT-medewerkers zien de toekomst overigens niet somber in. Drs. Erik van der Doe, waarnemend PIVOT-leider, denkt dat de methode zo veel meerwaarde in zich bergt, dat deze alle kritische tegenwind zal weerstaan. Hij vindt dat de methode een fundamentele ommekeer in denken vereist. In plaats van maar afwachten van wat er na vernietiging van een deel van de bescheiden nog overblijft (zo omschrijft Van der Doe de oude werkwijze) wordt nu veel vaker gezegd: `dat, dat en dat willen we hebben'. Hij is optimistisch genoeg te geloven dat over een tijdje ook bij de ministeries voldoende deskundigheid in huis zal zijn om al op het moment dat archieven gevormd worden, aan te geven wat weg kan en wat bewaard moet blijven.

Het kan ook anders. Het decembernummer van het Archievenblad beschrijft hoe de gemeente Rotterdam te werk is gegaan bij de verwerving, ordening en digitale ontsluiting van de archieven van de projectgroepen die belast waren met de stadsvernieuwing (omvang 410 meter) én met de archieven van de dertig bewonersorganisaties (omvang ruim 900 meter). Het inhuren van de expertise vanhistoricus dr. Jan van den Noort – niet alleen kenner van de geschiedenis van Rotterdam, maar ook vertrouwd met de stadsvernieuwingsproblematiek – leverde veel tijdwinst op en kon doublures in de archieven voorkomen. Dankzij de uniforme thematische indeling, vereenvoudiging van de hiërarchie en verwerking in een databaseprogramma zijn de archieven nu digitaal doorzoekbaar tot op het niveau van het inventarisnummer. Het breed inzetten van inhoudelijke deskundigheid kan, zoals het Rotterdamse voorbeeld leert, leiden tot een goedkoper én kwalitatief beter product.

    • Cor van der Heijden