E-mailbeheer

Werknemers hebben steeds meer tijd nodig om hun e-mail te verwerken. Dagelijks is de gemiddelde werknemer bijna vijftig minuten kwijt met het beantwoorden van zijn of haar elektronische post, zo blijkt uit een recent onderzoek van marktonderzoeksbureau Gartner Group. Een kwart van de werknemers besteedt dagelijks meer dan een uur aan e-mail. 30 Procent van de tijd die werknemers aan e-mail besteden gaat volgens Gartner verloren aan nutteloze berichten. Slechts een kwart van de ontvangen e-mails moest direct beantwoord worden, ontdekten de deelnemers aan het onderzoek.

Die nutteloze berichten zijn vaak afkomstig van collega's, stelt Gartner. Ze bevatten grapjes, nieuwsbrieven of hulpkreten van kankerpatiëntjes en onderdrukte moslimvrouwen. Gartner pleit voor een strenger toezicht op interne e-mail om het verlies aan arbeidsuren door e-mail tegen te gaan.

Te veel elektronische post heft de verhoogde arbeidsproductiviteit die e-mail volgens een ander onderzoek oplevert weer op. Vorig jaar rekende onderzoeksbureau Ferris Research uit dat e-mail kostenbesparend en productieverhogend werkt. Per e-mailende abeidskracht zou het Amerikaanse bedrijfsleven 9.000 dollar besparen. Omdat e-mail het werken efficiënter maakt, hielden e-mailende werknemers gemiddeld 326 uur over op jaarbasis. In die tijd kunnen ze extra werk voor het bedrijf verrichten.

Veel werknemers ontvangen dagelijks 50 tot 150 e-mails. Wat doe je met die brei aan berichten? Filteren natuurlijk. Veel e-mailgebruikers laten alle post in hun Inbox binnenkomen. Met filters, die in alle e-mailprogramma's zijn in te stellen, sorteer je de mail in verschillende postvakjes. Het is verstandig om eerst een hoofdindeling te maken in categorieën als Werk, Mensen, Nieuwsbrieven, Mailinglijsten en Bewaren. In werk kun je dan weer verschillende mailboxen aanmaken voor collega's, klanten en andere zakenrelaties.

Een voordeel van filters is dat de Inbox relatief leeg en overzichtelijk blijft en dat je weet waar je met mail naartoe moet. In principe moeten alle berichten in een mailbox terechtkomen, behalve die van mensen met wie u pas correspondeert en spam (ongewenste reclamemail). Mailboxen met maar één soort mail, van bijvoorbeeld het managementteam of een klant, vormen bovendien handige mini-archieven.

Er zijn meer trucs om e-mail beheersbaar te houden. Wis alle berichten die er niet belangrijk of nuttig uitzien onmiddellijk, raadt de Harvard Management Communication Letter van deze maand aan. Spam, flauwe grapjes van collega's, nieuwsbrieven die u nooit leest, aanbiedingen van Amazon.com of andere webwinkels kunnen meteen de prullenbak in. Zorg er ook voor dat u de prullenbak meteen leegt, anders komt u misschien toch nog in de verleiding tijd te besteden aan nutteloze mail.

Begin met het beantwoorden van de mail die overblijft. Als u merkt dat het beantwoorden van een bericht veel tijd kost omdat u niet precies weet wat u moet zeggen, laat het dan, is het volgende advies van de managementdeskundigen van de Harvard Business School in het artikel 'The ten commands of e-mail'. Misschien kunt u beter bellen of een echte brief schrijven. E-mail is bedoeld voor korte en bondige communicatie.

Print geen e-mail uit. Printen maakt de informatieberg alleen maar groter. In zijn oorspronkelijke vorm is e-mail bovendien beter archiveerbaar en doorzoekbaar.

Gebruik het adresboek van het e-mailprogramma. Sla de adressen van mensen met wie u vaak mailt op en gooi nooit een adres weg. U weet nooit wanneer u het weer nodig heeft. Maak ook een signature (informatieblokje dat automatisch onder het e-mailbericht komt) aan met uw naam, functie en adres. Dan hoeft u die informatie nooit meer met de hand in te tikken.

Houd andere mensen niet van het werk af. Forward zelf geen grapjes, foto's, screensavers en kettingbrieven. Maak een standaardtekstje waarin u uitlegt waarom u zulke berichten liever niet ontvangt en stuur dat naar mensen die het forwarden niet laten kunnen.

www.hbsp.harvard.edu/products/hcu

[klaver@nrc.nl]

    • Marie-José Klaver