Een eigen databank

Zelf een database maken kan heel nuttig zijn als u bijvoorbeeld onderzoek doet en veel gegevens verzamelt op uw computer, of als u de administratie van een vereniging doet. Ook fanatieke lezers of muziekliefhebbers leggen vaak een databank aan met alle titels en uitgaven die ze bezitten.

Welke software is nu het meest geschikt voor een persoonlijke database? Er is een aantal bekende pakketten als Filemaker Pro, Microsoft Access en Paradox van Corel die zeer geschikt zijn voor grote en kleine databanken. Daarnaast zijn er tal van minder bekende programma's als Database Designer die vaak voor niets of voor een paar tientjes kunnen worden gedownload bij sites als Shareware.com en Download.com.

Voor een eenvoudige database met bijvoorbeeld alleen boeken (titel, auteur, jaar van uitgave) is een programma als Database Designer dat 24 dollar kost of het gratis Reach-Out Super Lite voldoende.

Wie een gecompliceerdere database wil maken en onderhouden komt al snel bij een van de duurdere pakketten uit. Filemaker Pro 5 (759 gulden) en Microsoft Access (999 gulden) zijn eenvoudig te bedienen systemen met een gebruikersvriendelijke grafische interface. Voor beide databasepakketten is geen technische kennis vereist.

Stel, u verzamelt gegevens over auto-ongelukken. Om een gemakkelijk te doorzoeken database te maken, maakt u een datastructuur die uit tabellen en velden bestaat. Elk ongeluk kent een aantal, door u te bepalen, tabellen en velden. De tabel `Datum' kan bijvoorbeeld de velden dag, maand, jaar en tijd bevatten. De tabel `Auto' bevat de velden merk, kleur, aantal inzittenden. De tabel `Plaats' bevat de velden stad, straatnaam, provincie, land.

Hoe meer gegevens u invoert, des te nauwkeuriger kunt u de database later bevragen. Tussen de verschillende gegevens definieert u relaties. Aan de hand van de ongelukkendatabase kunt u er bijvoorbeeld achter komen hoeveel ongelukken met rode Opel Astra's zich in 1999 in Amsterdam hebben voorgedaan en hoeveel doden en gewonden erbij zijn gevallen. Ook kunt u deze gegevens vergelijken met andere steden of provincies.

Zowel FileMaker Pro als Access is zeer geschikt om soortgelijke databases te maken. Beide programma's kennen allebei handige hulpmiddelen om tabellen en velden te maken. De wizards in Access helpen onervaren gebruikers een datastructuur te maken.

FileMaker Pro bevat ook enkele handige templates voor databases. De velden zijn al ingevuld, maar kunnen door de gebruiker worden aangevuld of gewist. Met het template `Collections' bijvoorbeeld kunt u heel snel een databank samenstellen met alle gegevens over uw antiek- of postzegelverzameling. Velden die u niet nodig heeft, kunt u verwijderen. Ook kunt u de namen van velden veranderen.

De interface van Access is in sommige opzichten nog praktischer dan die van FileMaker. Relaties leggen bijvoorbeeld kan in Access eenvoudigweg door een veld van de ene tabel naar de andere te slepen met de muis. De relaties worden direct grafisch weergegeven door lijntjes tussen de tabellen.

Ook de query-formulieren, waarmee u gegevens uit de database haalt, zijn in Access eenvoudig samen te stellen. Velden die in de vraag moeten voorkomen worden met de muis in het query-venster gesleept en de uitkomst verschijnt.

Paradox van Borland is aanzienlijk goedkoper dan FileMaker en Access. Het pakket kost 429 gulden. Daar staat tegenover dat Paradox minder eenvoudig te gebruiken is, zeker voor beginners zonder technische kennis van databanken. Een ander nadeel van Paradox is dat de databases uit losse onderdelen bestaan die op verschillende plaatsen op de harde schijf staan. Een database kopiëren om op een andere computer mee verder te werken is dus niet zo eenvoudig.

Wie hulp nodig heeft bij het bouwen van een database kan in verschillende nieuwsgroepen en op verschillende websites terecht. Op de consumentensite Epinions zijn talloze recensies van databasesoftware te lezen, die zijn geschreven voor gebruikers. Database Central is een goed startpunt voor artikelen en FAQ's over diverse systemen. (Nuttig is bijvoorbeeld het artikel `Designing good databases' over veel gemaakte fouten bij het opzetten van een datastructuur.) Daarnaast heeft vrijwel elke database een eigen nieuwsgroep in de comp.databases-hiërarchie. Het is wel raadzaam om even bij het nieuwsgroepenarchief Deja te kijken of een bepaald probleem al aan de orde is geweest voordat u een vraag stelt in bijvoorbeeld comp.databases.ms-access of comp.databases.filemaker.

FileMaker Pro 5 voor Windows en Macintosh ƒ759. Gratis demo op www.filemakerpro.com.

Microsoft Access voor Windows ƒ999 (maakt ook deel uit van Office 2000): www.microsft.com/benelux

Paradox 9 voor Windows ƒ429 (maakt ook deel uit van de WordPerfect 2000 Professional suite): www.corel.nl

Epinions: www.epinions.com

Database Central: www.searchdatabase.com

Deja: www.deja.com