E-mail plus fax

Veel vernieuwingen gaan gepaard met een aankondiging van het vertrek van het oude. Het heengaan van papieren krant en gedrukt boek is meer dan eens voorspeld en ook televisietoestel en personal computer hebben elkaar wederzijds meer dan eens uitgesloten. Meestal loopt het aangekondigde vertrek een forse vertraging op of komt het er helemaal niet van.

Het succes van e-mail zou het gebruik van de fax doen afnemen. Niets is minder waar. Door de pc neemt het faxverkeer juist toe. Het is voor een computer een koud kunstje faxen te maken en te versturen. De pc vormt bestanden om tot TIF (Tagged Image File Format), een formaat waarbij de zwarte of witte puntjes op papier in 0 of 1 worden omgezet om dan met analoge piepjes door een modem over de telefoonlijn te worden vervoerd. De meeste modems kunnen hogere snelheden aan dan de voor fax noodzakelijke 9.600 of 14.400 bits per seconde (bps) en met een eenvoudige scanner kunnen documenten snel in TIF worden omgezet en als fax worden verzonden.

Ontvangen is een ander verhaal. Bij de meeste modems en ISDN-adapters worden programma's geleverd waardoor faxen kunnen worden verstuurd en ontvangen. RVS-COM (www.rvscom.com) is zo'n (Nederlandstalig) programma, dat in een lichte versie bij sommige ISDN-adapters wordt geleverd. Naast een digitale telefoonbeantwoorder, waardoor opgenomen berichten in een geluidsbestand (WAV) per e-mail kunnen worden verstuurd, bevat het programma een mogelijkheid om faxen te ontvangen en per e-mail af te handelen. Maar juist dit onderdeel van dit soort programma's vertoont de meeste kuren en bovendien moet de pc aan blijven staan en dat is niet altijd aantrekkelijk. Beter is voor de ontvangst een eenvoudige fax aan te schaffen of gebruik te maken van de `all-in-ones', printers, die ook kunnen faxen en scannen.

Een andere mogelijkheid is een faxservice op internet, die vaak gratis – inkomsten komen uit gegenereerd telefoongebruik – worden aangeboden. XOIP (www.xoip.nl) is actief in Nederland. Na aanmelding wordt ogenblikkelijk per e-mail een telefoonnummer (020) verstrekt dat gebruikt kan worden voor ontvangst van faxen en gesproken berichten. Binnenkomende faxen en gesprekken worden als aangehechte bestanden (TIF en WAV) per e-mail verstuurd en kunnen overal waar een pc voorhanden is worden uitgeprint en afgespeeld.

Een omgekeerde dienstverlening is ook mogelijk. Faxen kunnen e-mail en internet mogelijk maken wanneer het gebruik van een pc niet aantrekkelijk of gewenst is. In een vakantiewoning of mobiel kantoor (directiekeet), waar moeilijk een pc kan worden achtergelaten, of bij een pc-hater, die wel e-mail wil ontvangen en sturen. Of gewoon gemakkelijk: 's morgens bij het ontbijt naast de gewone post ook e-mail uit het faxapparaat, zonder eerst aan te melden en berichten te openen.

Een internetfax kent twee extra functies ten opzichte van een traditionele fax. Er is een toetsenbord, zodat berichten kunnen worden ingetoetst (van typen kun je moeilijk spreken op een toetsenbordje ter grootte van een calculator) en een fax-server, die aangeboden faxen omzet in e-mails en omgekeerd.

We maakten nader kennis met de Magic2Vox (Philips, ƒ699,-, www.pcc.phlips.com) en de Idaho internetf@x (KPN-telecom, ƒ895,-, www.primafoon.nl). De toestellen verschillen nogal in uitvoering en functies. Zowel de Idaho als de Magic2Vox kan naast de traditionele taken, zoals telefoneren, berichten opnemen en faxen, e-mails verzenden en ontvangen. Tenminste, als ze het doen. Dat was met de compacte Idaho (papierinvoer en documenthouders kunnen worden weggeklapt) van KPN niet echt een probleem. Eenmaal van stroom en telefoonsignaal voorzien deed het toestel wat in de uitvoerige, maar duidelijke handleiding staat.

De meer robuuste machine van Philips vertoonde opvallende kuren op een aansluiting van een analoog gecreëerde ISDN-lijn. Een situatie die in Nederland veelvuldig voorkomt. De klantenlijn kwam niet veel verder dan de suggestie het apparaat in te leveren. De geraadpleegde Zwitserse Philips-ondersteuners vroegen wat extra codes in te voeren, zodat het apparaat – en alle nieuwe versies - de Nederlandse markt weer aan kan. Meer Zwitsers zweet moest parelen om de faxen als e-mail te laten aankomen: de faxserver deed niet wat werd verlangd. Maar na enkele dagen Zwitserse inspanning en onbezoldigde Philips-ontwikkeling mijnerzijds was dit voor elkaar.

Het is altijd weer opzienbarend om te zien hoe fabrikanten met standaards omgaan. Het toetsenbord van de Idaho Internetf@x bleek niet helemaal standaard: de letter M zit op een vreemde plek op het toetsenbord. En de superkleine knopjes maken een nieuw record sneltypen onmogelijk. Het opklapbare grote toetsenbord maakt de Philips-fax beter hanteerbaar. Een ingesproken tekst via de Idaho kon snel als e-mail met geluidsbestand worden verstuurd. Het WAV-formaat bleek echter niet standaard, waarmee de functie veel van zijn aantrekkelijkheid verliest.

Het grote verschil tussen beide internetfaxen zit in de manier, waarop zogenaamde `aangehechte bestanden' worden verwerkt. De Magic2Vox kan standaard beeldbestanden (zoals JPG, TIF e.d.) aan en kan naast webpagina's ook e-mails met beelden compleet uit de fax laten komen. De machine van KPN kent de web-functie niet en de verzender van een e-mail krijgt als antwoord dat `aangehechte bestanden' niet kunnen worden verwerkt. De mogelijkheid om die bestanden automatisch te ontvangen via een ander e-mailadres (bijvoorbeeld op de eigen pc) doet wel erg als een noodoplossing aan.

De afhandeling van e-mail per fax is niet echt concurrerend met normale elektronische post. Zo is meezenden van een kopie niet mogelijk en elk bericht moet opnieuw worden verstuurd. Het zijn de omstandigheden – naast de vele extra toeters en bellen, zoals het gebruik als basisstation voor draagbare telefoontoestellen en de uitneembare scanner van Philips – die de aantrekkelijkheid van deze internetfaxen bepalen.

    • Cees Verschure