Elektronische agenda's

De papieren agenda lijkt definitief op de terugtocht. Hoewel sommigen tot in lengte van jaren verknocht zullen blijven aan een duimdikke Filofax, kiezen velen vandaag toch liever voor een Palm Pilot of een andere organizer.

De trend werd jaren geleden al ingezet met elektronische agenda's voor de pc. De keuze op dit gebied is groot, maar twee programma's springen er uit: Outlook en Lotus Organizer.

MS Outlook is onderdeel van het alles-in-één pakket Microsoft Office (ongeveer 500 gulden). Het is eigenlijk meer een e-mailprogramma, aangevuld met vergaderingsplanner, adressenboek, agenda, contactpersoonbeheer, takenlijst, logboek en notities. Microsoft heeft het programma ooit gratis verspreid in een poging de achterstand op aartsrivaal Lotus in te halen. Lotus distribueert Lotus Organizer, een programma dat 42 miljoen loyale gebruikers kent en inmiddels alweer toe is aan versie 6.0. Lotus heeft niet gekozen voor de combinatie met e-mail. Het programma, onderdeel van Lotus SmartSuite (ƒ149), bestaat uit een aantal basisfuncties, die in de loop der jaren fors zijn uitgebreid. Vooral de integratie met Internet valt op: gebruikers kunnen met één muisklik plattegronden, vlucht- en hotelinformatie en via de eCalender Companion informatie over festivals, sportwedstrijden en feestdagen opvragen. Die informatie is voorlopig wel op de Verenigde Staten gericht.

Het probleem met deze programma's is dat men ze alleen op de pc kan gebruiken. Wie voor afspraken buiten de deur moet zijn, kan zijn agenda niet raadplegen. Uiteraard kan het programma altijd nog op de laptop worden geïnstalleerd, maar even de agenda raadplegen wordt op deze manier wel erg omslachtig: het duurt minuten voordat de laptop is opgestart.

Dat verklaart ook het enorme succes van elektronische zakagenda's als de Palm Pilot en de Psion Revo. Het raadplegen, invoeren en wijzigen van gegevens op deze apparaatjes is erg eenvoudig. Met name de Palm is handig om snel gegevens te raadplegen, met vier simpele knoppen selecteer je agenda, adressenboek, takenlijst en memo's.

Zowel Psion als Palm levert software waarmee agendagegevens op de pc en de zakagenda kunnen worden gesynchroniseerd. Zo kan zowel op de pc als op de organizer dezelfde agenda worden bijgehouden.

Psion zakagenda's werken zowel met Lotus Organizer als Outlook. Palm levert een eigen applicatie, Palm Desktop, maar kan zijn gegevens ook synchroniseren met Lotus Organizer en Outlook, al moet daarvoor wel aparte software worden geïnstalleerd.

Lotus levert bij Organizer 6.0 het overigens ook los verkrijgbare programma FoneSync, waarmee het adressenbestand van de zakagenda in het geheugen van mobiele telefoons kan worden geladen (al heeft men daarvoor wel een kabeltje nodig).

Er is nog een trend in agendaland: de web-agenda. Steeds meer sites exploiteren een zogenoemde virtuele agenda, een kalender die alleen op het World Wide Web is te raadplegen. Voorbeelden zijn Excite, Yahoo, Jump.com, Daytimer.com of het Nederlandse Onlineagenda.nl.

Deze sites bieden ongeveer alles wat een pc-agenda ook heeft, maar zijn veelal gratis omdat kosten door advertenties worden gedekt. Nadeel is dat de gebruiker steeds `online' moet zijn om zijn gegevens te raadplegen en dat bij het uitvallen van de server de agenda niet bijgewerkt kan worden.

Maar daar staan vaak unieke mogelijkheden tegenover. Menige agenda wordt gecombineerd met een actueel overzicht van culturele evenementen, andere agenda's kunnen door meer gebruikers worden gedeeld, zodat vergaderingen gepland kunnen worden. Een flinke bedreiging voor programma's als Outlook en Organizer, zo lijkt het, maar dat is slechts schijn, want de agenda's op Internet bieden juist ook de mogelijkheid om gegevens met Outlook, Organizer of de Palm te synchroniseren. En omgekeerd kunnen gebruikers van Lotus Organizer al hun agendagevens op Internet zetten.

In de toekomst hoeft dat allemaal niet meer; dan is de mobiele telefoon onze agenda geworden. Met het WAP-protocol, ontwikkeld voor draadloos internetten, kan nu al een agenda worden bijgehouden. Op dit moment zijn de meeste mobieltjes nog niet geschikt voor WAP. Maar vanaf 2001 zal geen mobiele telefoon meer zonder WAP worden verkocht.

    • Jan Libbenga