Attach!

ZOMAAR EEN telefoontje laat op een achternamiddag, een jaar geleden:

`Goedenmiddag, met Elseline Schotman van het Wereldtijdschrift. Ik wil u even veertig pagina's doorfaxen, mag ik uw faxnummer?'

`Faxen? Veertig pagina's? Wacht even, het is nu vijf uur geweest. Wanneer dacht u dat ik daarnaar zou gaan kijken?'

`Eh... morgen?'

`Juist. Dus als u nu die hele bups even in een envelop stopt zijn ze praktisch gezien even snel hier, en heb ik tenminste veertig pagina's die me bij het lezen geen koppijn opleveren.'

`Oh... eh... envelop, eh, ik heb hier geloof ik geen enveloppen.'

Wat doe je als eenvoudig mens in zo'n geval? Je wijst op het bestaan van kantoorboekhandels, en hoopt dat het allemaal nog goedkomt, daar bij het Wereldtijdschrift.

Wat je een jaar geleden nog niet durfde maar nu wel zou wagen, is vragen of ze de boel niet kunnen e-mailen. Mailen is immers een stuk sneller, gemakkelijker, goedkoper, milieuvriendelijker en nog betrouwbaarder ook – als je tenminste weet hoe je een tekst van veertig pagina's per e-mail moet versturen.

Dat geldt trouwens niet alleen voor teksten, maar voor alles waar een elektronische versie van bestaat: grafieken, foto's, filmpjes, blauwdrukken, rekenbladen, agenda's, muziekopnamen, je kunt het zo gek niet bedenken, alles gaat even moeiteloos per e-mail de wereld over. Bovendien werkt e-mail zonder de beperkingen en het kwaliteitsverlies van de fax, en zonder verkeerde bezorging of kreuken, dingen waar Tante Pos zich nog wel eens aan bezondigt. Het toverwoord daarbij is attachment.

Er is eigenlijk maar een ding dat een mens voor ogen moet houden om de aard van het e-mailbeest te doorgronden: e-mail lijkt meer op de interne post zoals die traditioneel binnen grotere bedrijven bestaat, dan op de manier waarop gewend zijn als privé persoon per PTT met elkaar te communiceren.

Bij de gewone post denken we in de eerste plaats aan prentbriefkaarten of doorwrochte brieven. Het is een simpel, tamelijk eenvormig medium bestaande uit velletjes papier met inktkrabbels erop. Wat er zoal per interne bedrijfspost omgaat is veel gevarieerder. Niet alleen beschreven papier, maar ook dossiers, boekwerken, foto's, floppies, cassettebandjes, video's en af en toe een broodje kaas vinden hun weg via de gebruikelijke bruine gaatjesenveloppen, op hun omzwervingen bijgestaan door een memootje of persoonlijk kattebelletje van het type `Frits, kijk even hiernaar'.

Zo is het nu met e-mail ook. Een e-mailtje is bedoeld als zo'n memootje of kattebelletje. Een eenvoudig stukje tekst, dat soms op zichzelf al voldoende is, maar heel vaak slechts ter begeleiding dient van een heel ander poststuk, waar het eigenlijk om gaat.

Zo'n poststuk maak je natuurlijk niet met een e-mailprogramma. Een e-mail programma dient om allerlei dingen te versturen, niet om ze te maken. Het zou ook nauwelijks kunnen. Want stel je voor! Elk e-mailprogramma zou dan tegelijkertijd een complete tekstverwerker moeten zijn, maar ook een fotobewerkingsprogramma, een muziekspeler, kortom eigenlijk alles wat je maar met een computer kunt aantreffen. Tenslotte zou het ook onzin zijn, want voor al die taken zijn er al prima programma's, waar je de mooiste dingen mee maakt, en waarmee je die dingen achteraf ook weer bekijkt.

Van het bestaan van al die andere programma's maakt e-mail handig gebruik. Want alle dingen die u op uw computer maakt, hoe verschillend ook, hebben één ding gemeen: het zijn allemaal bestanden. En bestanden, daar weet uw e-mail programma wel raad mee. Die kan het in een wip naar elk adres ter wereld sturen, als bijlage – op zijn Engels: attachment – bij een mailtje.

Zodra u dus iets meer dan een onopgesmukt stukje tekst wilt versturen, maakt u eerst het te verzenden product met behulp van het daarvoor bedoelde programma (dit geldt ook voor Outlookgebruikers! U kunt wel versierde mailtjes maken, maar met die versiering kunnen andere e-mailprogamma's toch niet overweg – zonde van het werk). Pas daarna begint het mailen. U start uw e-mail-programma met een nieuw bericht aan de geadresseerde. In het mailtje zelf hoeft eigenlijk niets te staan, maar een groet of toelichtinkje is natuurlijk wel zo aardig. Dan zoekt u naar een opdracht als `attach file', 'attachment aanhechten' of `bestand toevoegen'. Net zoals u in andere programma's een bestaand bestand aanwijst om het te openen, wijst u hier het bestand aan dat aan uw mailtje gehecht moet worden. Is dat eenmaal gebeurd, dan hoeft u alleen nog maar op de verzendknop te klikken, en zoef..! Uw mailtje, inclusief een kopie van het aangehechte bestand, is onderweg.

Zoals u attachments verstuurt, zo komen ze ook bij u binnen: als een bestand bij een mailtje. In uw mailprogramma ziet u niet het bestand zelf, maar, afhankelijk van welk systeem u gebruikt, alleen een link (de naam van het binnengekomen bestand, blauw onderstreept), of soms zelfs alleen maar een paperclipje. Meestal kunt u attachments openen door simpelweg op die link of dat paperclipje te dubbelklikken. Uw computer weet dan wel om wat voor soort bestand het gaat, en zorgt volautomatisch dat het juiste programma geopend wordt, met het binnengekomen attachment erin. Gebeurt er niets als u dubbelklikt, dan herkent uw computer het bestand niet. Geen nood, dikke kans dat het een WordPerfect tekstbestand is. Roep Wordperfect of uw eigen tekstverwerker op (goede tekstverwerkers als Word kunnen WordPerfect prima lezen), en open het binnengekomen attachment vanuit de tekstverwerker op de gewone manier.

Mocht u in zo'n geval rare rommel op uw scherm krijgen, of weigert uw tekstverwerker koppig te gehoorzamen, dan gaat het vermoedelijk om een plaatje of muziekfragment waarvoor u het juiste programma niet in huis heeft. Da's pech, maar ook het juiste moment om de gulle toezender te berichten dat hij niet zomaar grote bestanden aan u moet sturen waar u niets aan heeft.

Nog twee dingen. Ongevraagd van onbekenden toegezonden attachments kunt u maar beter dicht laten. Meestal zal het stupide reclame zijn, maar voor hetzelfde geld is het een grappenmaker die u met een virus probeert op te zadelen. Ongeopend weggooien dus, zulke post. En wat u niet wilt dat u geschiedt...