Wijn als premie voor archiefvernietiging `levensgevaarlijk'

De bankierende provincie Zuid-Holland stimuleerde ambtenaren met flessen wijn om zoveel mogelijk materiaal weg te gooien uit het persoonlijk archief.

Als ambtenaar Karel Baarspul van de provincie Zuid-Holland opzettelijk stukken voor het provinciale archief heeft weggehouden of vernietigd, dan kan hij daarvoor worden veroordeeld tot maximaal viereneenhalf jaar gevangenisstraf, zo bepaalt artikel 361 van het wetboek van strafrecht.

De commissie-Van Dijk constateerde in haar rapport over het bankieren van de provincie, dat de met de archivering belaste functionarissen van de provincie van kasgeldbeheerder Baarspul de aanwijzing hadden gekregen dat binnenkomende stukken voor zijn afdeling niet behoefden te worden geregistreerd. De archiefmedewerkers constateerden dat vanaf (ongeveer) 1997 ook geen dossiers van de Treasury meer ter archivering werden aangeleverd. Op grond van de Archiefwet moeten leningendossiers tot vijf jaar na de aflossing bewaard te blijven. Maar in een gesprek deelde Baarspul de commissie mee dat hij alles weggooide wat `af' was.

De geschorste kasgeldbeheerder verklaarde eind vorige week dat hij er door de provincie toe is aangezet om stukken weg te gooien. Toen de provincie in januari 1995 tijdelijk verhuisde naar een kleiner kantoorpand aan de Beatrixlaan in Den Haag, kregen de ambtenaren voor iedere mini-container papier uit hun persoonlijke archief een fles wijn. De provincie bevestigt het bestaan van de regeling.

De provinciaal inspecteur der archieven van Zuid-Holland, die toeziet op het beheer van archieven in de provincie, was het destijds niet met deze premie eens, maar heeft er niet tegen geprotesteerd. ,,Dat hebben we verzuimd'', zegt adjunct-inspecteur R. Spiekerman, die het ,,een levensgevaarlijke premie'' noemt. ,,Er is destijds in de haast veel weggegooid wat absoluut niet weggegooid had mogen worden.'' Volgens hem bevinden zich in de persoonlijke archieven nogal eens stukken die het provinciale archief nooit bereiken. ,,Ambtenaren houden stukken soms te lang onder zich, meestal uit slordigheid. Of ze staan niet alles af. In dit geval gaf de heer Baarspul de dossiers niet meer af. Hij overtrad daarmee de Archiefwet.''

De inspectie komt omissies in gemeentelijke en provinciale archieven sporadisch op het spoor. ,,Meestal een toevalstreffer'', aldus Spiekerman. Hij noemt als voorbeeld het geval waarin eeuwenoude documenten ten behoeve van een onderzoek mee naar huis waren genomen. ,,Uit den boze.''

De provincie Zuid-Holland beschikt overigens wel over een door de Archiefwet voorgeschreven selectielijst met stukken die na een bepaalde termijn mogen worden vernietigd.