Beleefd mailen

Ruim vijfduizend mailtjes bleken er van de week in mijn elektronische in- en uitpostbussen te zitten, terwijl ik lang niet alles bewaard heb. Volgens mij mag ik dus wel zeggen dat ik enige e-mailervaring bezit, al heb ik die pas in de laatste drie, vier jaar opgedaan. Heb ik nou ook recht van spreken over hoe het hoort?

Daar heb ik namelijk erg uitgesproken ideeën over, merk ik. Toch wel minstens een keer per week komt er een mailtje binnen waarvan ik denk: nee, zo moet het niet.

Wie bepaalt eigenlijk wat nette nieuwe omgangsvormen zijn wanneer er een middel voor onderling contact bij verzonnen wordt?

Nou ja, e-mailen is maar in een aantal opzichten iets nieuws natuurlijk. Brieven schrijven doen we al duizenden jaren, e-mail biedt alleen wat extra gemak. Dat wil zeggen: als je de mogelijkheden goed inzet, en er bij na wilt denken dat het gemak dat jou dient niet per se ook dat van degene aan wie je schrijft hoeft te zijn. Beleefdheid komt meestal neer op rekening houden met de ander, en bij e-mailen is het niet anders.

Neem het gebruik van de reply-knop, een verrukkelijke vinding. Je krijgt een bericht van iemand binnen, en het aanklikken van die knop geeft je meteen drie dingen. Het adres van de afzender wordt automatisch het adres waaraan je jouw antwoord wilt sturen, er staat direct een kopie van de tekst die je binnenkreeg op je scherm, en vóór het onderwerp dat de afzender opgaf, zijn de letters `Re' verschenen (letterlijk: betreffende, betreft, aangaande).

Eerst dat laatste. Op een envelop zet je meestal niet het onderwerp van je brief, maar wie een e-mailbericht binnenhaalt, ziet voordat hij het openmaakt twee dingen: wie de afzender is, en wat het `subject' is. Als de schrijver daar tenminste iets voor ingevuld heeft. Ik moet bekennen dat ik ook niet altijd een kop verzin bij mijn briefje (het heeft veel weg van koppen maken), maar met het oog op dingen terugvinden, is het wel zo praktisch.

Als je dat onderwerp tenminste niet tien mailtjes lang laat staan, want de kans dat het na het telkens met behulp van de reply-knop uitwisselen van een aantal briefjes nog steeds over hetzelfde gaat, is niet groot. Gelukkig kun je daar als ontvanger iets aan doen: voor je je mailtje wegstuurt eerst het oude onderwerp weghalen en een nieuw invullen.

Maar dingen weghalen, is kennelijk voor veel mailers moeilijk. Het aantal keren dat ik mijn eigen woorden integraal teruggestuurd krijg, is verbijsterend hoog. Het ergste vind ik dit: ik stuur iemand een lange lap tekst. Er komt antwoord. Ik maak het open, en zie de complete kopie van mijn eigen brief. Met m'n muis moet ik daar dan alinea voor alinea doorheen lopen. Helemaal aan het end staat eens een keer de reactie. Het is me wel eens overkomen dat er alleen `okee' onder stond.

Dat is om meerdere redenen ergerlijk: het is erg onoverzichtelijk, het bezorgt mij werk, maar het is ook netvervuiling en computervulling. Eindeloos dezelfde gegevens heen en weer blijven sturen levert onnodig dataverkeer op, en die tekst die ik zelf stuurde, die had ik al, want wie een mailtje verzendt, houdt vanzelf een kopie.

Dat werken met kopieën zorgt geloof ik nogal eens voor verwarring. Iemand vertelde me laatst bang te zijn het oorspronkelijke bericht kwijt te raken, als hij na op de reply-knop gedrukt te hebben mijn tekst verwijderde. Maar binnengekomen post raak je alleen kwijt door hem in de prullenbak te gooien.

En het is zo mooi, die reply-knop. Ten eerste kun je precies datgene laten staan waarop je een antwoord wilt schrijven. Zo kun je punt voor punt door iemands brief heenlopen, en die ziet meteen wat van hem en wat van jou is. Want voor de stukjes van de tekst waarop je reageert, staat vanzelf het >-tekentje. Komt het met het verwijderen van niet-relevante tekst zo uit dat die haakjes verdwenen zijn, dan kun je nieuwe intikken.

Maar ook als je niet zo exact wilt reageren op iemands woorden, dan is het buitengewoon handig de kopie van het bericht waarop je antwoordt op je scherm te hebben: je kunt controleren of je niks vergeet. Alleen, ik vind het beleefd om voor het versturen nog even de muis te nemen, de tekst van het oude bericht te markeren, en hop, het zaakje te deleten.