Onduidelijkheid over declaraties

Publieke bestuurders worstelen met hun onkosten. Wat mogen ze wel en wat mogen ze niet declareren?

Veel bestuurders weten niet goed wat de regels zijn en veel bestuurders zijn geïrriteerd dat de regels niet duidelijk zijn.

Bestuurders – van gemeenteraadsleden tot commissarissen van de koningin – ontvangen een algemene onkostenvergoeding waarover ze geen belasting betalen en die dient voor onkosten die zij voor hun werk maken en zij niet anderszins kunnen declareren.

De tv-rubriek Nova meldde afgelopen weekeinde dat er grote verschillen bestaan in de bedragen die provinciale bestuurders uitgeven voor representatie. De commissaris van de koningin in Drenthe, Ter Beek, gaf in vier jaar ruim 160.000 gulden uit, zijn Noord-Hollandse collega Van Kemenade declareerde in dezelfde periode in het geheel geen kosten. De provinciebestuurders in Flevoland voerden 1,6 miljoen als representatiekosten op, maar in Brabant was het nog geen 30.000 gulden.

Het gaat hier zowel om uitgaven die vallen onder de algemene onkostenvergoeding als om uitgaven die rechtstreeks gedeclareerd worden bij de provincie.

Hoe zijn die grote verschillen te verklaren. Een verschil in boekhouden en een verschil in beleid, zo reageerden de provincies gisteren in een gezamenlijke reactie.

Een onderzoek van het onderzoeks- en adviesbureau van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten wees eerder dit jaar uit dat de uitgaven van bestuurders — dus van raadsleden tot en met commissarissen — gemiddeld hoger zijn dan de belastingvrije vergoeding die zij ontvangen. En de ene bestuurder is de andere niet, dus graag meer onderscheid in de vergoeding, zo redeneren de bestuurders.

Het gerichte onderzoek naar de belastingvrije onkostenvergoeding van bestuurders werd uitgevoerd in opdracht van de Belastingdienst en het ministerie van Binnenlandse Zaken. Als ,,werkgever'' stelt Binnenlandse Zaker de hoogte van de vergoedingen vast.

De Belastingdienst moet vaststellen of de hoogte van de onkosten overeenkomt met de feitelijke uitgaven en die dienst moet ook bezien of er geen belastingvrije vergoeding wordt verstrekt voor uitgaven die de bestuurders rechtstreeks bij gemeente of provincie kunnen declareren. Net als andere beroepsgroepen mogen bestuurders niet ,,dubbel'' declareren, zo is het even eenvoudige als heldere standpunt van de Belastingdienst.

Het onderzoek vloeit voort uit verscherping van de richtlijnen die de Belastingdienst hanteert voor publieke bestuurders. In 1997 is vastgesteld dat zij dezelfde behandeling krijgen als andere beroepsgroepen — van apothekers tot werknemers in het bedrijfsleven — die een algemene onkostenvergoeding krijgen. Werkgevers moeten voor de Belastingdienst periodiek aantonen of de verstrekte onkostenvergoeding reëel is en geen verkapte extra beloning.

Vorig jaar oktober en november hielden enkele honderden bestuurders daarom voor het onderzoeksbureau van de VNG hun onkostenstaat bij en uiteindelijk bleek voor bijna alle categorieën dat de feitelijke uitgaven hoger zijn dan de gemiddelde onkostenvergoeding die wordt verstrekt.

En wat vonden de betrokken bestuurders? Zij vonden het knap ingewikkeld wat er nu wel en wat niet onder de algemene onkostenvergoeding valt. Het onderzoek rapporteerde ,,irritatie'' bij veel bestuurders. Welke uitgaven golden nu als aan het ambt verbonden? Wat moesten zij bij de provincie of gemeente declareren? Welke onkosten die zij zelf betalen, mochten ze opvoeren als aftrekpost voor de belastingen?

Voor de Belastingdienst is het simpel: alleen kosten die met het ambt te maken hebben en die een algemeen karakter hebben. De burgemeester die een honderdjarige een bloemetje aanbiedt mag die uitgave declareren, de bestuurder die representatieve kleding aanschaft moet deze zelf betalen.

Het ministerie van Financiën, de baas van de Belastingdienst, moet nog conclusies trekken over het declaratiegedrag van de bestuurders. De provinciebestuurders maanden gisteren in een gezamenlijke verklaring tot spoed. Het openbaar bestuur is niet gebaat bij nog meer negatieve aandacht, zo benadrukte de voorzitter van de belangengroep van de provincies, de Noord-Hollandse commissaris van de koningin Van Kemenade bij de boodschapper van het slechte nieuws, de tv-rubriek Nova.