E-mail als vingerafdruk

In het proces tegen Microsoft dient e-mail als bewijsmateriaal. “Wij moeten Netscape verpletteren.'

In de vijfde week van het antimededingingsproces tegen Microsoft speelt e-mail opnieuw een grote rol. In de rechtszaal geldt elke e-mail als een elektronische vingerafdruk. Voor iedereen is duidelijk wie de afzender is en de inhoud is als in steen gebeiteld. “Wij moeten Netscape verpletteren', stond in een e-mail die justitie opviste uit de archieven van Microsoft.

Het soms zwaar belastende, en genante bewijsmateriaal heeft Microsoft al doen uitroepen dat het departement van Justitie zijn rechtszaak tegen de softwaregigant baseert op uit hun context gerukte zinsnedes. Bill Gates spreekt van “snippers e-mail' die gebruikt worden “om het publiek in de war te brengen'.

Maar e-mail is onvernietigbaar en het is binnen veel bedrijven de meest gebruikte vorm van communicatie geworden. Voor het proces tegen Microsoft heeft het bedrijf 3,3 miljoen vel papier aan justitie overhandigd en veel ervan was uitgeprinte e-mail.

“Mensen bewaren e-mail om later op terug te kunnen vallen of ze bewaren het omdat het niet wordt weggegooid', aldus een woordvoerder van Netscape. “Dat doen wij ook.' Zelfs al wordt het weggegooid, dan nog is veel e-mail terug te vinden in de elektronische prullenbak van een computersysteem. Zelfs als ook die wordt geleegd kunnen veel oude e-mailboodschappen toch nog van een harde schijf gehaald worden. Veel bedrijven hebben ook een back-up geheugenfunctie op hun servers, waar alles automatisch wordt bewaard.

“Wij handhaven de standaardpraktijk, zoals de meeste bedrijven dat doen, om alle e-mail die werknemers nodig hebben te bewaren', aldus Mark Murray van Microsoft. Volgens Murray heeft Microsoft er helemaal geen spijt van dat het zoveel e-mail heeft bewaard.

“We gebruiken het om ons standpunt te verduidelijken.' Microsoft heeft inderdaad een e-mail van topman Jim Clark van Netscape uit 1995 kunnen gebruiken om aan te tonen dat Netscape contact zocht met Microsoft over een mogelijke samenwerking.

Volgens advocaat Kevin Arquit van het kantoor Rogers & Wells heeft Microsoft wel degelijk spijt. “Ik denk dat ze zich voor het hoofd slaan dat alles bewaard is', aldus Arquit. Hij wijst er echter ook op dat het vernietigen van grote hoeveelheden e-mail inmiddels kan worden uitgelegd als wettelijke obstructie, dus dat Microsoft dit wijselijk heeft vermeden.

Amerikaanse bedrijven zijn ertoe overgegaan een e-mailbeleid in te voeren. Amazon.com, de boek- en muziekverkoper op Internet, beloonde zijn werknemers onlangs met een gratis cappuccino als ze hun overbodige e-mail weggooiden. Sommige zaken moeten volgens het bedrijf ook niet in de vorm van e-mail worden besproken. Volgens Jeff Bezos, de topman van het bedrijf, is dat omdat iemand de e-mail uit zijn verband kan halen en tegen Amazon.com kan gebruiken.

Bij het nieuwsagentschap Bloomberg bestaat sinds kort een lijst met schuttingwoorden die taboe zijn. Wie een van de woorden gebruikt in een e-mail ziet vlak voor verzending een venster opengaan op zijn scherm waarin staat: “Dit is ongepaste taal in gebruik met welke client dan ook en een kopie zal onmiddellijk worden doorgestuurd naar uw chef.'

    • Lucas Ligtenberg