Vergadercultuur; Van krijger tot tijger

De Nederlandse vergadertraditie is geworteld in de strijd tegen het water. Maar oude rituelen en gewoonten bepalen ten onrechte het beeld van de vergadercultuur.

TOEN HET NEDERLAND in de jaren tachtig economisch minder voor de wind ging, werd de beschuldigende vinger gericht op de stroperige vergader- en consensuscultuur. Die zou de slagvaardigheid van het bedrijfsleven afremmen. Nu de economie opbloeit - ogenschijnlijk sterker dan in vele andere Europese landen - wordt het effectieve overleg geprezen als het geheim van 'ons' succes. Immers, dankzij dit overleg konden de loonkosten relatief laag blijven en de verzorgingsstaat en de arbeidsmarkt vrij soepel en snel worden aangepast aan de eisen des tijds. Wat in de jaren tachtig de Dutch Disease werd genoemd, heet in de jaren negentig het 'poldermodel'.

Hoe is het mogelijk dat de Nederlandse vergadercultuur de ene keer dient als verklaring voor economisch succes en de andere keer als verklaring voor stagnatie? Alvorens hierop in te gaan, eerst dit: de economische conjunctuur is een mondiaal verschijnsel en beweegt zich betrekkelijk onafhankelijk van de Nederlandse vergadercultuur. Ongetwijfeld heeft die cultuur ertoe bijgedragen dat hier vrij snel en adequaat kon worden ingesprongen op nieuwe kansen, maar de precieze betekenis ervan is net zo min te schatten als de invloed van de Franse eetcultuur op de economische conjunctuur van Frankrijk. Misschien moet de verklaring van ons economische wonder toch primair worden gezocht in de gunstige positie en ligging van Nederland binnen het mondiale handelsnetwerk.

Wat de beoordeling van de vergadercultuur betreft: dit is voornamelijk een kwestie van de luidste stemmen. Als het economisch slechter gaat, klinkt het koor van vergaderhaters luider, als het beter gaat, dat van de vergadertijgers. Vergaderingen fungeren als conjuncturele buffer. Als de portefeuilles leeg blijven, bedrijven op de fles gaan, het aantal werklozen stijgt en de overheidsinkomsten dalen, krijgen gevoelens van angst en onzekerheid al gauw de overhand. Als reactie hierop zoeken mensen steun bij elkaar. Het vergaderwezen dijt uit.

In de grote wankele wereld zijn de vergaderkamers enclaves van (schijn)zekerheid. Maar erg leuk zijn de vergaderingen niet. Ze dienen immers vooral voor het doorgeven van slechte berichten, voor zelfbeklag en koffiedik kijken in afwachting van minder bange tijden. De kans is groot dat men elkaar verder de put in praat en onwerkbare besluiten neemt, zodat er weer nieuwe vergaderingen nodig zijn. Op dat economische dieptepunt is vergaderen gefundenes Fressen voor wie het gezeur zat is en voor publicisten en anderen die er toch al een hekel aan hadden.

Het koor van kritische stemmen wordt echter snel gesmoord, als de conjunctuur aantrekt en er weer 'gewerkt' moet worden. Succesvolle bedrijven zetten de toon en hun manier van vergaderen is positiever en vrolijker. Naarmate het beter gaat, worden er in vergaderingen meer heldenverhalen verteld en verandert de sociale functie van 'steun-zoeken-bij-elkaar' in 'elkaar-inspireren'. De besluiten van vergaderingen worden self-fulfilling prophecies en versterken het zelfbewustzijn. Op dat moment van economische groei verschijnen vergaderingen als een zegen voor de mensheid. En ook dan is het een dankbaar journalistiek thema.

In hoeverre is dit cyclische proces van inkrimpende en uitdijende vergaderingen met wisselende functies typisch voor de Nederlandse samenleving? Om te beginnen moet men vaststellen dat de 'vergaderlijking' van het samenleven en de transformatie van 'krijgers tot vergadertijgers' processen van mondiale reikwijdte zijn. In het Roergebied of in New York kan men dan ook dezelfde vergaderconjunctuur waarnemen als in Nederland; mits men het verschijnsel eenmaal kent. En daar zit hem de kneep. De Nederlandse infrastructuur van vergaderingen is zo sterk ontwikkeld dat economische schommelingen hier eerder tot uiting komen in vergaderen dan in bijvoorbeeld eten, vechten of staken.

Nederland kent één van de langste, ononderbroken tradities van regeren in en door vergaderingen. Deze traditie is geworteld in de strijd tegen het water, waarbij waterschappen en polders zijn opgekomen met een, voor zijn tijd, uniek vergaderregime. In de strijd tegen het water was iedereen, ongeacht klasse en stand, verplicht een bijdrage te leveren aan de aanleg en het onderhoud van waterwerken. Hiertegenover stond het recht van medezeggenschap bij belangrijke besluiten.

Tegelijk met het stelsel van sloten, kades, molens, dijken en bruggen is de basis gelegd voor een ver reikende en fijnmazige infrastructuur van vergaderingen, met behulp waarvan sociale spanningen en behoeften konden worden gekanaliseerd en gewelddadige uitbarstingen voorkomen. Dit vergaderregime is vervolgens verder ontwikkeld in de steden met een bovenlaag van patriciërs die zich onderscheidde door verfijning van haar vergadergedrag. Het proces van 'vergaderlijking' van het samenleven begon zich sneller te voltrekken, nadat deze stedelijke bovenlaag tijdens de Tachtigjarige Oorlog ongewild de landsregering in handen kreeg en zich ontwikkelde tot een nationale 'vergaderstand'.

In de volgende eeuwen heeft het gedragsrepertoire van die bovenlaag zich in golfbewegingen over steeds bredere lagen van de bevolking verbreid, waarbij het telkens werd aangepast en bijgesteld. Hoogtepunten deden zich voor in de tijd van de Bataafse Revolutie, de verzuiling en de invoering van het algemeen kiesrecht. Na de Tweede Wereldoorlog is de ontwikkeling van het vergaderen opnieuw in een stroomversnelling geraakt. Deze keer waren (en zijn) de drijvende krachten vooral arbeidsorganisaties en transnationale organisaties.

De historische ontwikkeling van de Nederlandse vergader-infrastructuur is gepaard gegaan met de verankering van een steeds meer omvattende vergaderdwang in de sociale habitus van Nederlanders. Generaties lang hebben Nederlanders elkaar gedragsregels doorgegeven, gericht op het oplossen van problemen door middel van samenspraak en afspraak. Ter oplossing van nieuwe problemen die zich in de vergaderpraktijk voordeden, is daarbij telkens ook iets veranderd aan het standaardrepertoire.

En zo gaat het ook vandaag de dag, met dien verstande dat het proces van vernieuwing van de vergaderstandaard zich in onze 'globaliserende' samenleving steeds sneller voltrekt. Wij zullen ons vergadergedrag dan ook steeds vaker moeten bijstellen. Daartoe is het nodig systematischer de veranderingen te onderzoeken die zich voordoen in de vergaderpraktijk van vooral innoverende en succesvolle bedrijven en boven-nationale organisaties. Met behulp van de resultaten van dergelijk onderzoek kan veel vergaderleed worden voorkomen. Vooral vergaderingen buiten de tucht van de (wereld)markt hebben de neiging voort te kabbelen op verouderde rituelen en gewoonten. Ze worden terecht als saai en vervelend ervaren, maar bepalen ten onrechte het populaire beeld van onze zeer gedifferentieerde vergadercultuur.