TARIEVEN EN TIJDEN

Het videovergaderen, ofwel multi-meeting, kent twee categorieën: business class en economy class.

Kosten Business class kent meer faciliteiten en mogelijkheden en is dus duurder. De kosten worden uitgedrukt in een bedrag per kwartier. De vergaderingen worden ook in blokken van een kwartier geboekt. Bij business class bedraagt de kwartierprijs 18,75 gulden per poort, dus zeg maar per deelnemer of per computeraansluiting. Bij economy class is het tarief 12,50 gulden per poort. Bedrijven die een abonnement voor vijftig vergaderingen per jaar afsluiten, kunnen rekenen op een business-classbehandeling tegen een economy-classtarief. De kwartierbedragen zijn exclusief btw en exclusief de netwerkkosten, de telefoontikken per minuut dus (variërend van 2,94 gulden voor een deelnemer die vanuit India via een verbinding naar Nederland meevergadert, 81 cent voor meevergaderen vanuit de VS tot 18 cent voor wie dat vanuit Nederland doet).

Tijden Vergaderen in de business class kan van acht uur 's ochtends tot negen uur 's avonds (Nederlandse tijd) en, mits twee dagen tevoren aangevraagd, ook op andere tijden. De economy class is beperkt van acht uur 's ochtends tot zes uur 's avonds. Het boeken van een business-classvergadering op de 'gewone' tijden kan tot dertig minuten voor de aanvang; voor de economy class geldt een aanmeldtijd van 24 uur voor de aanvang. Aan de vergadering gaat een opzettijd vooraf, waarin beeld en geluid worden getest. Een sessie duurt minimaal een half uur; de economy class mag bovendien aan het einde een half uur uitlopen.

Service De deelnemers uit de business class kunnen ervoor kiezen dat bij de aanvang een operator aanwezig is. Die treedt op als gastheer of gastvrouw, heet iedereen welkom, geeft technische gebruiksaanwijzingen, controleert beeld en geluid, wenst iedereen een prettige bijeenkomst en verlaat de sessie. Wel houdt hij of zij gedurende de vergadering in de gaten of de verbindingen in orde blijven. Bij economy class is via een hot line technische bijstand beschikbaar.

Beelden Op de beeldschermen kent de business class drie varianten: 1. de spreker volledig in beeld; 2. een matrix in vier blokken die de locaties van waaruit wordt vergaderd permanent in beeld houdt; 3. de spreker ziet de andere locaties, terwijl de andere deelnemers hem vol in beeld hebben. Bij economy class is alleen de eerste variant mogelijk: de spreker in beeld. Het is ook mogelijk alleen telefonisch aan de vergaderingen mee te doen, al dan niet vanuit de auto onderweg.

Studio's Bedrijven kunnen ervoor kiezen de technische faciliteiten die benodigd zijn bij het videovergaderen in eigen huis te hebben (computers, camera's, ISDN-verbindingen). Maar het is ook mogelijk daarvoor een ruimte te huren. In Nederland zijn er negentien van zulke studio's, gewoonlijk in kantoorcomplexen. Amsterdam, Den Haag en Utrecht kennen elk drie studio's; de overige staan in Arnhem, Breda, Den Bosch, Goes, Groningen, Haarlem, Leeuwarden, Maastricht, Rotterdam en Zwolle.