Poldermodel; Eindeloze woordendiarree

Een doorgeschoten vergadercultuur verlamt vele organisaties. Oeverloze discussies als endemische ziekte.

WIE ZICH in Nederland eens een avondje hartgrondig wil vervelen, gaat naar een gemeenteraadsvergadering - het epicentrum van de vaderlandse overlegcultuur. Urenlang wordt er beraadslaagd over die nieuwe parkeerplaatsen langs de Dorpsstraat. Het debat wordt zelden spannend doordat iedereen naar consensus streeft, en als een fractie het eens een keer hoog wil spelen, is de rest er als de kippen bij om alles weer te sussen. Polderdemocratie op grass roots-niveau: genuanceerd, tijdrovend en slaapverwekkend.

Kennelijk vinden veel raadsleden dat zelf ook, want de afgelopen tijd hebben diverse gemeenten aangekondigd paal en perk te willen stellen aan het eindeloze vergaderen. Een bekend voorbeeld is het Zuid-Limburgse Brunssum, waar de vergadercultuur zo langzamerhand endemische vormen heeft aangenomen. De plaatselijke gemeenteraad is tot op het bot verdeeld door het grote aantal partijen (negen stuks op 23 raadsleden) en een reeks persoonlijke vetes tussen raadsleden onderling. Daarbij echoot een onderzoek nog na dat enkele jaren geleden bij de gemeente is gehouden naar valsheid in geschrifte.

“Bijna ieder agendapunt levert oeverloze discussies op”, verzucht burgemeester F. Jacobs (CDA). “Vaak doen wij twee avonden over één raadsvergadering. Bij elk onderwerp vraagt men naar de beleidsuitgangspunten. Als het gaat over een nieuwe peuterspeelzaal wil men het hele peuterspeelzaalbeleid bespreken. Waarom? Soms lijkt het erop dat men elkaar niet gunt dat er successen worden behaald.”

Begin dit jaar werd in Brunssum een speciale raadscommissie ingesteld die voorstellen moest doen om de vergadercultuur terug te dringen. Die plannen kwamen er ook. Maar toen Jacobs hoorde wat ze inhielden, kreeg hij alsnog bijna een rolberoerte. “Om iets te doen aan de vergadercultuur hebben ze voorgesteld de spreektijd per raadslid tijdens vergaderingen te verlengen van vijf naar tien minuten.” Bijna vertwijfeld lacht hij: “Ja, vraag mij niet hoe ze daarmee dachten de vergaderduur te verminderen.”

Het einde van het liedje was dat de gemeente deze zomer twee organisatie-adviesbureaus - waaronder BCG, het bureau van Jos Staatsen en Ed van Thijn - offerte liet doen voor een operatie om Brunssum van zijn vergaderziekte af te helpen. “Op 11 augustus zou uiteindelijk de heer Van Thijn hier beginnen met zijn werkzaamheden”, vertelt Jacobs, “Het was de dag dat ik terugkwam van vakantie. Ik kreeg te horen dat 15 van de 23 raadsleden tegen zo'n aanpak waren, en dat ik niet de bevoegdheid kreeg zo'n onderzoeksopdracht te ondertekenen. Van Thijn is die dag nog wel gekomen. Ik heb ook een uitvoerig gesprek met hem gehad. En we hebben na afloop lekker gegeten en gedronken, maar vervolgens is hij onverrichterzake naar huis gegaan.”

Van Thijn was “verbouwereerd”, zoals hij het nu uitdrukt. Maar hij was ook wel opgelucht, want “het zag er zeer ingewikkeld uit. Uit wat ik op televisie zag, bleek mij dat het in Brunssum niet eens ging over een vergadercultuur: het was meer door elkaar heen schreeuwen.”

De voormalige burgemeester van Amsterdam ziet dat de weerzin tegen de praatcultuur in Nederland groeit. “De politiek slaagt er steeds minder in goede mensen te recruteren. Dat komt doordat veel mensen het weinig aanlokkelijk vinden om als vergadertijger de politiek in te gaan. Er zijn er genoeg die zich willen inzetten voor de publieke zaak, maar omdat ze wars zijn van de vergadercultuur richten ze zich liever op non-profitorganisaties.”

In zijn oratie Politiek en bureaucratie, die Van Thijn op 10 april dit jaar uitsprak als bijzonder hoogleraar aan de Universiteit van Amsterdam, ging hij verder in op dit probleem. Bestuurders moeten zich volgens Van Thijn eens wat minder identificeren met bureaucratische deelbelangen en politieke partijen moeten de durf hebben om “bij de recrutering van ambtsdragers buiten hun eigen, te kleine kringetje te treden”.

Brunssum kan daar vast nog wat van leren. Hetzelfde geldt voor het naburige Simpelveld, waar een onderzoek heeft uitgewezen dat de vergaderingen van de raadscommissies “vrijwel zinloos zijn”, aldus het dagblad De Limburger. Ze ontaarden in eindeloos gesteggel omdat de leden van de commissies verzuimen te overleggen met hun fractie en coalitiegenoten. De krant voegt eraan toe dat hetzelfde geldt voor de meeste andere gemeenten in oostelijk Zuid-Limburg.

In het Brabantse St. Oedenrode heeft burgemeester Schriek de noodklok geluid na de raadsvergadering van 10 juli jongstleden, die maar liefst acht uur had geduurd. Schriek wijt de vergaderwoede aan 'profileerdrift' bij de politieke partijen in de aanloop naar de raadsverkiezingen van 1998, maar de partijen geven het college van B en W de schuld omdat dit voor de bewuste dag een 'extreem lange agenda' had opgesteld.

In de gemeenteraad van Roermond verdween de geplande discussie over de vergadercultuur in augustus van de agenda. De fracties van Demokraten Roermond (DR) en D66 vinden dat zo'n zelfonderzoek pas na de gemeenteraadsverkiezingen van maart volgend jaar moet plaatshebben.

Slechts weinig gemeenten hebben evenveel lef als het Achterhoekse Groenlo, waar men drie jaar geleden besloot het aantal maandelijks vergaderende commissies terug te brengen van vier naar twee. Ook het aantal commissieleden werd beperkt: voortaan werden er geen deskundigen van buitenaf meer toegelaten. “Het werkt voortreffelijk”, zegt wethouder Martin van Usen. “Met dertien mensen hebben we hier een kleine gemeenteraad, maar we zijn misschien ook wat nuchterder dan elders. De teneur is: houd een goede discussie, maar ga niet drie keer hetzelfde herhalen.”

Hiervan raakt men ook buiten de overheid steeds meer overtuigd. Het Spaarne Ziekenhuis in Haarlem en Heemstede kwam in 1994 in opspraak omdat het er, op 1.700 medewerkers, niet minder dan honderd commissies op na hield. Inmiddels is de helft daarvan opgeheven of “te slapen gelegd met het oor op de wekker”, zoals directeur algemene zaken J. Witteveen het uitdrukt. “De commissie privacy bijvoorbeeld hoeft alleen bijeen te komen als er een directe aanleiding is, en niet standaard iedere maand.”

Maar niet overal worden de stellingen zo makkelijk verlaten. Zo wordt er ook bij veel omroepen in Hilversum vergaderd tot men een ons weegt, maar hier is de Gordiaanse knoop nog lang niet ontward. Vorig jaar hekelde EO-voorzitter A. van der Veer in zijn jaarrede het Hilversumse overlegcircuit. “We verliezen het keer op keer van de commerciële concurrentie. Niet doordat onze programma's slechter zijn, maar door onze eindeloze vergader- en overlegcultuur, door ons niet uit te roeien eigenbelang.”

Directeur A. de Boer van de EO is het in beginsel eens met voorzitter Van der Veer. “Er wordt hier ongelooflijk veel vergaderd.” Maar De Boer trapt meteen op de rem door eraan toe te voegen dat dat het vele vergaderen wel onvermijdelijk is. “Tussen de omroepen onderling barst het van de overleg- en adviescolleges. Dat is ook logisch, want een bestel dat ervoor kiest pluriform te zijn, is gedoemd veel te vergaderen. In een éénpartijstaat wordt nu eenmaal minder vergaderd dan in een democratie.”

Zelf zegt De Boer ongeveer 60 procent van zijn tijd kwijt te zijn aan vergaderen. “Dat moet wel wat terug kunnen, want ik houd te weinig tijd over om zelf dingen te bedenken.” Maar als hij probeert te bedenken waar geschrapt zou kunnen worden, blijft het lang stil. “Eh... alleen de wekelijkse vergaderingen van de directie met het dagelijks bestuur zouden misschien wat korter kunnen. Maar de rest is allemaal noodzakelijk.”

Misschien moet De Boer eens langsgaan bij Dirk van de Lagemaat. Deze organisatie-adviseur uit Rhenen geeft al zo'n tien jaar vergadertrainingen aan bedrijven en organisaties. Tot zijn klanten behoren productiebedrijven, maar ook het Centraal Bureau Rijvaardigheden. “Die vergadercultuur is vaak een vorm van valse democratie”, zegt Van de Lagemaat. “Overal wordt ellenlang over vergaderd, maar uiteindelijk is er slechts één iemand die de beslissingen neemt. Het onderliggende probleem is dan meestal dat de bevoegdheden in zo'n organisatie niet helder genoeg zijn verdeeld, of dat er niet genoeg taken zijn gedelegeerd.”

De vergaderitis heeft volgens Van de Lagemaat voor een deel te maken met prestigegevoel. “Als je in een vergadering zit, hoor je erbij. Anders hoor je er niet bij. Maar als je op basis van de agenda kijkt wie er echt nodig zijn bij zo'n vergadering, dan blijkt al snel dat je met veel minder mensen af kunt.”