Per video; Het beeld bij het woord

Vergaderen op afstand. Het kon al telefonisch, het kan nu ook met behulp van beeldscherm, microfoon en ISDN-verbinding. Over vergaderen zonder reiskosten.

KIJK, DAAR IS Ria Luitjes. Zij zit in Groningen en praat met een verslaggever die voor deze gelegenheid Den Haag als locatie heeft gekozen. Zij ziet hem en hij ziet haar, ze zien zichzelf en samen hebben ze nog een derde deelnemer aan deze mini-conferentie in het vizier. Dat wil zeggen: op een beeldscherm, waarop een camera is geplaatst.

Ook aanwezig aan het begin van dit rechtstreekse video-overleg is operator Rob Buutens. “U bent de eerste die ik in deze sessie zet”, luidt zijn mededeling. Hij bevindt zich ook in Den Haag, maar dat is, min of meer, toeval. Hij had net zo goed in Singapore kunnen zitten. Of in New York. Of waar ook: deelnemers aan de vergaderingen kunnen zich bevinden zover als het oog van de camera reikt en dat is, mits met gebruikmaking van het ISDN-net, wereldwijd.

Ria Luitjes heeft voor dit gesprek zich de reis van Groningen, waar zij als manager studioverhuur werkt, naar Den Haag kunnen besparen. En daarmee is het belangrijkste voordeel van deze wijze van vergaderen genoemd: de tijdwinst en dus, zeggen de aanbieders van de 'videocommunicatie', een besparing van geld. In advertenties schatten zij dat het 5.000 gulden kost om vijf mensen uit vijf verschillende landen bijeen te brengen voor een vergadering. Een conferentie van één uur per video berekenen ze op een kostenpost van 800 gulden. Een soortgelijke vergelijking, toegespitst op deelnemers die alle vijf uit Nederland komen, levert bedragen op van respectievelijk 2.500 gulden tegenover 400 gulden.

Multi-Meeting heet de faciliteit die Arena videocommunication, een onderdeel van PTT Telecom, te bieden heeft. Deelnemers aan een vergadering kunnen zich over maximaal 28 verschillende locaties in binnen- en buitenland verspreiden om deel te nemen aan een vergadering of soortgelijke bijeenkomst. Hoewel, bijeenkomst is het woord niet. Het kenmerk van multi-meeting is juist dat de deelnemers niet bijeenkomen, maar elkaar desondanks zien en horen.

Het laat zich het beste vergelijken met een televisiejournaal dat de studiopresentator rechtstreeks en gelijktijdig in contact brengt met correspondenten elders in de wereld, terwijl zij allen in beeld zijn. Het is bij zo'n manier van vergaderen mogelijk alleen de spreker in beeld te nemen, maar ook kunnen de vergaderaars kiezen voor een matrix die het scherm in vier blokken verdeelt en dus verscheidene deelnemers toont.

Multipoint-videoconferencing zoals deze eigentijdse wijze van vergaderen ook wordt genoemd, is in Nederland nog niet zo lang mogelijk, een jaar of twee. Mondjesmaat neemt het aantal gebruikers van deze faciliteit toe. Juist deze week verwelkomde Arena zijn duizendste klant, de divisie Domestic Appliances and Personal van Philips (Philips DAP). Grotere bedrijven, adviesbureaus, advocatenkantoren, overheidsdiensten met gespreide vestigingen (zoals de Rijksdienst voor Radiocommunicatie) en organisaties met veel nationale of internationale vertakkingen, maken gebruik van de mogelijkheid om videovergaderingen te houden.

Winstgevend is deze activiteit voor PTT Telecom nog niet, maar R. Plompen, general manager van Arena, verwacht dat het zover wel zal komen als potentiële klanten doordrongen raken van de tijd- en andere winst die ze kunnen boeken door per video te vergaderen. “We moeten af van het idee”, zegt hij, “dat dit een speeltje voor de directeur is. Het is juist bedoeld voor de mensen op de werkvloer, die snel met elkaar moeten kunnen overleggen, maar veel uit huis zijn. Chauffeurs, verkopers buiten de deur.”

Videocommunicatie lijkt op de al veel langer in zwang zijnde telefonische vergaderingen waaraan ook wereldwijd verspreide gesprekspartners kunnen deelnemen, maar is veel meer dan alleen maar bellen met beeld erbij, verzekert. R. Wijbrands, businessline-manager conferencing services bij Arena. “Het is een voordeel om de deelnemers te kunnen zien. Vooral voor een voorzitter. Emoties komen over. Als iemand op het puntje van zijn stoel zit om wat te mogen zeggen, zie je dat.” Hij voorziet dat ook overheidsbestuurders die met crisissituaties worden geconfronteerd, in de toekomst de methode van het snelle videovergaderen zullen hanteren, in plaats van inderhaast een crisiscentrum in te richten.

Wijbrands meent dat videovergaderingen minder vermoeiend zijn - of misschien wel minder snel vervelen - dan telefonische besprekingen. Het blijkt uit de tijd die de deelnemers ervoor nemen. Een telefonische vergadering duurt gemiddeld een half uur, een videovergadering anderhalf uur. Conferenties die op deze manier een hele dag in beslag nemen, komen overigens ook voor.

“Als je het de eerste keer doet”, zegt Wijbrands, “vind je dat weliswaar leuk, maar je ontdekt al snel dat discipline nodig is. Een videovergadering vergt een strakkere leiding dan een gewone vergadering. Dat heeft wel als voordeel dat er meer mensen aan het woord komen en niet alleen degenen die de grootste mond hebben. Je kunt niet door elkaar praten met dit systeem.”

Dat wil zeggen: het kan wel, maar leidt al snel tot een kakofonie. Bij een systeem waarbij alleen de spreker in beeld komt, reageert de camera met enige vertraging op het geluid, ongeveer vijf seconden, om een te snelle wisseling van beelden te voorkomen. Wordt er ongedisciplineerd door elkaar heen gekletst, dan verschijnt uiteindelijk degene met het luidste volume op het scherm bij de deelnemers. Wie zichzelf graag hoort spreken, kan zichzelf nu dus ook laten zien.

AEX, de Amsterdamse effectenbeurs, gebruikt sinds enige tijd de videoconferentie om in Europees verband te kunnen overleggen. Met de beurzen van Parijs, Brussel en Frankfurt praat Amsterdam frequent over de mogelijkheid een aparte beurs op te zetten voor jonge, snel groeiende ondernemingen. Het uitvoerend comité van de vier beurzen komt maandelijks bijeen, dat wil zeggen: per beeldscherm en microfoon. “Het zou vervelend zijn als telkens wanneer je bij elkaar moet komen, je daarvoor een dag kwijt bent”, verklaart directeur P. Scheurs, directeur van de Amsterdamse effectenbeurs, de voorkeur voor on line vergaderen. “Het werkt naar mijn gevoel ook anders dan wanneer je telefonisch zou vergaderen. Het feit dat je de mensen ziet, vergemakkelijkt het communiceren.” Videovergaderingen duren naar zijn ervaring inderdaad zo'n anderhalf uur. “Daarna wordt het vermoeiend, dus veel langer houd je het niet vol.”

Toch beperkt de begeleidende stuurgroep van de vier beurzen zich niet tot videovergaderingen; zij worden om en om afgewisseld met de klassieke bijeenkomst waarop de deelnemers lijfelijk aanwezig zijn. Scheurs: “Om persoonlijke contacten te leggen, kun je beter om de tafel zitten.”

Per beeldscherm vergaderen vergt discipline en niet al te onhandige omgang met de techniek, stelt Scheurs. “Als deelnemers de apparatuur niet goed bedienen, leidt dat tot geroezemoes. Als twee mensen in Frankfurt allerlei persoonlijke informatie uitwisselen, terwijl ze de microfoon open hebben laten staan, lopen ze de kans dat ze in beeld komen. Maar in het algemeen leidt het systeem tot een meer zakelijke vergaderwijze. Als je weet dat via een beeldscherm alle ogen op je gericht zijn, ben je geneigd meer in statements te praten.”

Bij de ING behoort het videovergaderen inmiddels al tot de dagelijkse routine. Tweemaal per dag is er op deze wijze werkoverleg, om negen uur 's ochtends en om kwart voor een 's middags, tussen het Amsterdamse hoofdkantoor, een vestiging van de bank elders in Amsterdam en een in Leeuwarden. “Dan hoeven de collega's uit Leeuwarden niet zo ver te reizen”, verklaart R. van der Baan, hoofd operations bij het computercentrum in Amsterdam-Zuidoost. Ook hij vindt het een voordeel om zijn gesprekspartners - een gezelschap van tien tot vijftien mensen - te zien tijdens dit 'productie-overleg'. “Als je elkaars gezichtsuitdrukkingen ziet, heb je een beter contact dan per telefoon.” Van der Baan en zijn collega's gebruiken twee beeldschermen: een scherm waarop zij zichzelf zien en een scherm dat via een matrix de andere deelnemers aan het overleg in beeld brengt.

ING heeft de faciliteiten voor het videovergaderen in eigen huis. De benodigde apparatuur is in speciale vergaderruimtes ondergebracht. Ook het tot stand brengen van de verbindingen wil ING binnenkort zonder tussenkomst van PTT Telecom verrichten. “Zo moeilijk is het niet”, zegt Van der Baan. “Je drukt op een paar knoppen en je hebt verbinding.”