NOTULEREN

Notuleren, het vastleggen van wat in een vergadering wordt gezegd of besloten, lijkt gemakkelijk, maar dat is het zeker niet. Vooral notulisten met weinig ervaring kost het vaak moeite tijdens een bespreking de vele taken die tegelijkertijd op hen afkomen tot een goed einde te brengen. Een goede voorbereiding is doorslaggevend. Enkele tips:

1. Een notulist stelt voor de vergadering voor zichzelf vast wat voor verslag er wordt vereist: een samenvattend verslag, een woordelijk verslag of een besluitenlijst.

2. Hoe meer een notulist over de inhoud van de vergadering weet, hoe beter. Door een gesprek met de voorzitter vooraf kan de notulist de bijdragen van de deelnemers beter begrijpen. Ook het doorlezen van de stukken is een noodzaak.

3. Niet alles wat tijdens een vergadering wordt gezegd, hoeft te worden vastgelegd. Maar wat is hoofd- en bijzaak? Een eerste hulpmiddel vormen de hoofdthema's die de notulist eerder met de voorzitter heeft doorgenomen. Discussiepunten die daar niet onder vallen, kan de notulist weglaten in zijn aantekeningen.

4. Wat in elk geval in de krabbels van de notulist moet zijn te vinden, zijn de inleiding van de voorzitter, de hoofdvragen en de inhoud van de bespreking in trefwoorden samengevat.

5. Na de vergadering wacht een notulist niet te lang met het uitwerken van de aantekeningen. Hoe verser het besprokene in het geheugen ligt, hoe beter. In de inleiding op het verslag staan doorgaans de naam van de groep en de datum van de bijeenkomst, de namen van de aanwezigen en eventueel hun functies en de namen van de afwezigen, al dan niet met opgaaf van reden of de toevoegingen m.k. (met kennisgeving) en z.k. (zonder kennisgeving).

6. De notulist kan zijn verslag gieten in de volgende vormen: een samenvattend verslag met namen (gebruikelijk bij formele vergaderingen); een samenvattend verslag zonder namen; een geherstructureerd verslag, waarin de volgorde van de bijdragen willekeurig is (handig voor warrige discussies); een besluitenlijst ofwel een beknopt overzicht van de besluiten die tijdens de vergadering werden genomen, alsmede de namen van de deelnemers die ze uitvoeren.

Cursussen

Een selectie van cursussen om het notuleren onder de knie te krijgen.

Educatief Centrum Avondcursus van twaalf weken. Kosten: 355 gulden. Verhulstplein 17, 2517 SC Den Haag, tel. (070) 3 75 01 11.

Schoevers Cursus van tweeënhalve dag voor 'management ondersteunende medewerkers'. Kosten: 1.180 gulden. Bezuidenhoutseweg 273, 2501 CH Den Haag, tel. (070) 3 49 14 73.

LOI Zelfpakket. Kosten: 594 gulden. Geschatte studietijd: zes maanden. Leidsedreef 2, postbus 2352 BA Leiderdorp, tel. (071) 5 45 18 88.