LEXICON

Enkele nieuwe begrippen uit de hedendaagse vergadertaal. En enkele oude met een nieuwe betekenis.

Overlegvergadering Het is van belang te beseffen dat er verschillende soorten vergadering zijn. Een vergadering is iets anders dan een overleg. Een vergadering heeft een agenda, een overleg niet noodzakelijkerwijs, maar beide maken deel uit van het officiële, organieke arsenaal van functionele bijeenkomsten. Je kunt ook ad hoc met een paar mensen bijeenkomen, maar dat mag dan geen vergadering of overleg heten. Zo'n aanduiding schept verwachtingen, verplichtingen en verantwoordelijkheden. Je kunt dan bijvoorbeeld een oploopje organiseren, een bespreking die in feite nooit heeft plaatsgehad. Als bepaalde deelnemers (leden van een ondernemingsraad bijvoorbeeld) het overleg als vergadering aangemerkt willen zien, terwijl anderen (de leiding bijvoorbeeld) de vergadering liever als overleg beschouwen, dan kan worden gekozen voor het compromis: de overlegvergadering.

Handreiking Het natuurlijk streven van elke vergaderaar is: zoveel mogelijk macht, zo min mogelijk verantwoordelijkheid. Bemoeienis dient, als het even kan, officieus te blijven. Hiervoor is de handreiking uitgevonden. Een functionaris die niet officieel aangesproken wil kunnen worden op zijn inbreng doet handreikingen. Als het misgaat, is dat niet dankzij maar ondanks zijn handreiking. Dit is het principe van de onaanspreekbaarheid, dat behoort tot de diepere gnosis der vergadertaal.

Notulen Niet alles wat vergaderaars zeggen, is geschikt om te worden vastgelegd en gelezen door anderen - met name natuurlijk de baas. Dat soort opmerkingen worden dan voorafgegaan door de ambtshalve gemaakte aantekening: 'Dit is niet voor de notulen, maar...' Er zijn bedrijven en organisaties waar op die manier hele schaduwvergaderingen plaatshebben.

Rondvraag Er zijn vergaderingen waarin de rondvraag niet het laatste maar het eerste agendapunt is en de vorm aanneemt van een informeel werkoverleg. De eigenlijke vergadering behelst vervolgens alleen nog de formele bespreking van wat sukkelende lange-termijnkwesties. Waarmee de nabranders dus voorbranders worden.

Kengetallen Kengetallen zijn cijfers die de echte kenners paraat hebben, maar niet expliciet noemen, omdat dat te vermoeiend is. Ze kennen ze, daar gaat het om. Kengetallen heb je ook nodig als je wilt benchmarken (twee of meer processen met elkaar vergelijken).

Winkelbel Er zijn geplande werkzaamheden en er zijn de gebeurtenissen van alledag die om een reactie vragen. Dan 'rinkelt de winkelbel', zegt men dan, bijvoorbeeld. De abstract-concrete metafoor is natuurlijk een hoeksteen van het vergadervocabulaire. Iemand die nog even moet wachten met een voorstel of besluit moet 'even zijn plas ophouden', en maar hopen dat hij niet aan 'een dood paard trekt', of 'rond een gedoofd vuurtje' zal blijken te zitten, of dat er straks 'beren op de weg' verschijnen, net als hij 'zijn ei gelegd heeft'. Hoe dan ook: hij moet zijn 'eigen broek ophouden', zorgen dat hij voor zijn aanpak de beste 'ingang' kiest, de 'hoofdingang' dus, en natuurlijk tijdig de juiste 'piketpaaltjes slaan'. Maar ook dan loopt hij natuurlijk altijd kans dat zijn hoogste chef alles tegenhoudt. Dan wordt het alsnog 'Ajax 1 tegen Kozakken Boys 23'.

AKOA-formule Een goede vergadering is een ritueel. Een kleine seculiere liturgie van getuigenis en troost, van rekenschap, boete en hernieuwde beloftes. Zo moet ook een vergaderterm zijn: cryptisch, allegorisch, ontstegen aan het A4-papier en systeemplafond van piepschuim. Al deze elementen komen samen in AKOA: de vergaderterm aller vergadertermen. De vergadering loopt ten einde, de prioriteiten zijn weer gerangschikt, de besluiten genomen. Zo direct zal iedereen opstaan, het gezelschap zal weer oplossen in het weerbarstig labyrint dat werkelijkheid heet. Plotseling aarzelt iemand: zal het wel lukken? Een huivering golft door het gezelschap. Het wachten is op de bezwering, die liefst van de voorzitter moet komen. “Oké”, zegt die, “en anders passen we gewoon de AKOA-formule toe”. AKOA staat voor: Alles Kan Ook Anders. “Ja ja, natuurlijk, de AKOA-formule”, gonst het - en opgelucht gaat ieder zijns weegs.

KV Het BCB-beraad, de commissie-HGBII, het maandelijks DDSV-overleg, de DGG - de beginnende ambtenaar had alle afkortingen snel onder de knie. Behalve de afkorting KV, die zo vaak over tafel gaat. “Wat is dat toch”, vroeg hij op een dag. “Een of ander overlegorgaan, ofzo?” De zaal begon te gniffelen. “Als je het niet verder vertelt”, zei de voorzitter. “Dat is gewoon: café.”