Een krachtmeting met vele wapens

TOEN DE modernste communicatiemiddelen nog geen gemeengoed waren maar hun hoopvol licht wel de massa der toekomstige gebruikers had bereikt, verzekerden de deskundigen dat het binnenkort afgelopen zou zijn met het vergaderen, onder andere. Ook de kantoren zouden ontvolkt raken, spitsuren vanzelf afsterven, zoals Marx het voor de Staat heeft voorspeld. Iedereen zou thuis zitten, aan de computer, en door simultane multischakelingen in verbinding staan met de belangrijke mensen in andere werelddelen, om via de satelliet de vraagstukken op te lossen.

Intussen zitten de vliegtuigen voller dan ooit, heeft de mensheid meer auto's en treinen nodig en ook meer computers met betere programma's. Vergissing van de futurologen: het wereldwijde web heeft het ruimtelijk verkeer juist gestimuleerd. Meer draadloos verkeer leidt tot meer fysieke verplaatsingen. De oorzaak daarvan ligt in de superioriteit, de noodzaak van de lichamelijke aanwezigheid. Daarom zal er altijd worden vergaderd. Maar hiermee is een fundamentele vraag nog niet beantwoord. Hoe komt het dat de lichamelijke aanwezigheid van wat we tegenwoordig de besluitvormers noemen (niet de besluitnemers - in deze verhulling ligt al iets van het geheim besloten) niet kan worden gemist?

Het gebeurde een jaar of dertig geleden. De Nederlandse PTT had de eerste vergadertelefoon ingevoerd, een apparaat dat eruit zag als een kleine piramide met een soort luchtroosters aan de vier zijden. Verder had het een kiesschijf zoals een gewone telefoon uit die tijd. Achter de luchtroosters waren microfoontjes en luidsprekertjes gebouwd. Met behulp van deze telefoon konden twee vergaderingen op afstand van elkaar worden samengevoegd. De apparaten werden op de vergadertafel gezet. Alles wat in vergadering A werd gezegd, werd in vergadering B gehoord, en omgekeerd. Er kon worden geredeneerd, geïnterrumpeerd, afgehamerd - niets bleef verborgen. Zo konden de afstanden worden overwonnen en ten slotte de spijkers met koppen geslagen.

Mijn zegsman (ik noem hem Verreman) die mij over deze vergadertelefoon vertelde, zat in z'n eentje op een belangrijke buitenpost, 700 kilometer van het hoofdkantoor, met zijn vergadertelefoon op zijn bureau. Aan de andere kant van de lijn zaten negen mensen die hij goed kende. De vergadering begon, hij had de agenda voor zich. De voorzitter sneed punt 1 aan, op een manier waardoor Verreman meteen begreep welke kant het zou uitgaan. Hij schudde zijn hoofd en trok een misprijzend gezicht tegen de vergaderpiramide maar zei niets. Het eerste knechtje van de voorzitter nam het woord: de voorzitter had hem de woorden uit de mond gehaald. Voortreffelijk! Verreman boog zich naar de piramide en riep: “Dat gaat daar te snel! Op zo'n manier verwaarlozen we factor X!”

Nu boog de voorzitter zich naar zijn piramide en riep: “Factor X komt straks aan de orde! Eerst wil Van Dwergen nog iets zeggen.” Van Dwergen was het nog meer met de voorzitter eens dan de voorzitter met zichzelf. Ergens aan het einde van de tafel werd Zeer juist! geroepen. Verreman wist wel wie het was: een nonvaleur die hij allang eruit had willen gooien.

Verreman, op zijn eenzame buitenpost, keek naar zijn telefoon. In het glanzend PTT-grijs van zijn vergaderpiramide zag hij de gezichten van de vergaderaars opdoemen. Nu nog met zijn argument komen? Dat werd lachen, 700 kilometer verderop. “Heb jij nog iets, Verreman”, vroeg de voorzitter. “Nee”, zei Verreman. “Ga maar naar het volgende punt.” Zo had hij in ieder geval zijn eer nog gered.

Uit dit historisch verhaal blijken allerlei dingen. Het belangrijkste is dat je er zelf bij moet zijn, in drie dimensies, met parate geest. Maar bovendien blijkt dat iedere vergadering een krachtmeting is waarbij men zich van allerlei wapens bedient, dikwijls tegelijkertijd, en dat men het gebruik van deze wapens moet zien om het effect te kunnen beoordelen.

Er zijn twee soorten vergaderingen. Er zijn vergaderingen waarin besluiten moeten worden genomen. En er zijn vergaderingen waarin dat juist moet worden voorkomen. Die laatste zijn de don't rock the boat-vergaderingen, alleen bedoeld om de deelnemers in hun eigenwaarde te bevestigen, wat ook noodzakelijk is.

Op de besluitvergaderingen kunnen zich dan weer twee krachtsverhoudingen voordoen, ruw gezegd. Als er een meerderheid voor het besluit is, dan hebben we een hamerstuk. Daarna feliciteert men elkaar en gaat lekker eten. Als vergadering is het geen interessante gebeurtenis.

In het andere geval weet de voorzitter (of een machtiger deelnemer voor wie de voorzitter een instrument is) waarheen het moet, maar is hij niet zeker van een meerderheid. Het kan zijn dat ergens verzet ontstaat, in en door discussie. Er zit een koppige man of vrouw die, als van nature, een bepaalde tactiek heeft. Deze begint zich van de domme te houden, vraagt nadere verklaringen, laat zich daardoor tot vaak populistisch getinte kritiek inspireren en bewerkt al doende het gezelschap dusdanig dat het gaat twijfelen en de verkeerde beslissing dreigt te nemen. Daaruit ontstaat de noodzaak tot confrontatie over te gaan, of de kwestie zo ingewikkeld te maken dat de vergadering moet worden verdaagd. Al met al beseft de voorzitter, of degene die nog machtiger is, dat het beter moet worden aangepakt.

Hoe? Bijvoorbeeld door van tevoren een kongsi te vormen. De ideale methode is het niet, want op deze manier maakt de voorzitter of de sterkste zich schatplichtig. Door het stichten van een kongsi kan de stichter wel zijn zin krijgen, maar geeft in ruil een deel van zijn macht prijs, althans voorlopig. Bovendien is het een slecht voorbeeld. De volgende keer is de kans groter dat hij, intussen minder machtig, met een kongsi van de tegenpartij wordt geconfronteerd.

Tot de fysieke wapenen van de vergadering hoort de krachtmeting van de stembanden. Vooral op politieke bijeenkomsten tref je mensen die andere sprekers in de rede vallen. Er is voor die gevallen een trucje, maar het werkt niet altijd. Het is verwant aan het spel 'armpje trekken' - niet te verwarren met drukken. Bij het trekken gaan de twee spelers tegenover elkaar zitten, zetten hun elleboog op tafel, grijpen elkaars hand en trekken uit alle macht. Degene die de geheime spelregel kent, weet dat hij plotseling moet loslaten. De tegenpartij slaat zichzelf in het gezicht. Probeer het niet, want het is gevaarlijk. Als men zich, sprekend op een vergadering, geplaatst ziet tegenover iemand die uit alle macht tegelijkertijd het woord voert, blijf dan eerst met dezelfde kracht partij geven en zwijg plotseling. De tegenstander schreeuwt verder. Het is niet zeker, maar het kan een komische indruk maken. Gebruik dit ogenblik om zelf, rechtmatig, met een snedige opmerking het woord te hernemen.

Dit alles en nog veel meer hoort tot het wezen van het vergaderen. Steeds is er sprake van een krachtmeting, vaak tussen meer dan twee partijen. De strijd wordt niet alleen met woorden gevoerd. Men toetst elkaars stem, intonatie, leest elkaars gezicht, geeft onmerkbare knikjes van verstandhouding, gedraagt zich niet alleen als rationele, denkende en sprekende mensen maar van tijd tot tijd ook als grommende, jankende, bijtende honden. En ook in woordloos gedrag neemt iedereen aan de vergadering deel, zelfs of juist degene die zit te slapen.

Eigenlijk is het merkwaardig dat er niet allang iemand is geweest die een standaardwerk heeft geschreven: Von der Sammlung, zoals Clausewitz' Vom Kriege.