Cursussen; Puffend tussen kleine en grote ego's

Vergaderen valt te leren, op circa vijfhonderd trainingen die in Nederland te volgen zijn. Hoe haantjes hun gedrag veranderen.

EEN VRIJDAG, eind oktober, negen uur 's morgens. Een gure wind jaagt over het strand van Zandvoort. Week is de zon die de duinen ontstijgt en de schuimkoppen in de diepte doet oplichten als maanstenen.

Binnen, in het nabijgelegen Beach Hotel, ligt een dertigtal medewerkers van de Nederlandse Spoorwegen kriskras door elkaar in een voorverwarmde zaal. De ogen gesloten, vingertoppen op de borstkas, luisterend naar monotone oriëntaalse klanken. Een bedrijfsuitje? Een yogales? Nee, een cursus vergaderen, in de ruime zin van het woord - daar gaat het vandaag om.

“Een verbintenis tussen kennis en betrokkenheid.” Dat is volgens cursusleider Anil van den Berg de essentie van vergaderen. Over de kwaliteit van de aanwezige kennis maakt hij zich geen zorgen. Over de betrokkenheid des te meer. “Mensen die niet actief deelnemen aan een vergadering denken meestal dat ze niets te bieden hebben. Voor hen is vergaderen een verplicht nummer. Bij deze vergadercursus leren werknemers dat hun input cruciaal is. Dat zij bepalen of een vergadering een succes wordt of niet.”

Nederlandse organisaties hebben zich de afgelopen jaren massaal gestort op de vergadertraining. Volgens CWN OpleidingsDiensten in Eindhoven, dat een overzicht heeft van vrijwel alle opleidingen en cursussen in Nederland, worden op dit moment een kleine tweehonderd vergadertrainingen aangeboden door organisatie-, communicatie- en adviesbureaus. Daarnaast zijn er nog enkele honderden instellingen (vooral banken en automatiseringsbedrijven) die intern een vergadertraining voor hun medewerkers of zakenrelaties verzorgen. CWN schat het totale aantal vergadertrainingen op vijfhonderd.

Op de NS-cursus in Zandvoort wordt het grootste deel van de ochtend besteed aan een 'vier-windrichtingenoefening'. “Geleend uit de filmwereld”, zegt Van den Berg (kalend, bril, ruim vallende spijkerbroek). “De oefening wordt aan het begin van een draaidag ingelast om een band te scheppen tussen crew en acteurs. Maar ook in het bedrijfsleven komt zij goed van pas.” De cursisten 'planten' hun voeten stevig in de betonnen grond en 'gooien hun knieën los'. Een hand op de borstkas, de ander naar voren gestrekt. “Terwijl je diep uitademt”, doet Van den Berg voor, “duw je een been naar voren. We beginnen met vier keer 'puf' en maken een beweging in noordelijke richting. Door je op de richting te concentreren, scherp je je gevoel aan en sta je meer open voor de ander.”

Achterin de zaal klinkt gegiechel. “Tijd voor een sigaretje”, fluistert een man met uitstekende kin en fel groen overhemd, terwijl hij zijn stropdas aflegt. Twee vrouwen in conclave worden met zachte, doch dwingende hand uit elkaar gehaald. Na drie windrichtingen is het echter opvallend stil geworden in de zaal. Van den Berg kijkt goedkeurend om zich heen. “Weten jullie wat je nu aan het doen bent”, vraagt hij op zachte toon. “Jullie ontwikkelen je emotionele intelligentie. Al die overbodige mentale processen worden uitgebannen, waardoor jullie observatievermogen wordt vergroot.”

Tijdens het kringgesprek doet de groep verslag van haar bevindingen. “Ik kwam over mijn slaap heen”, zegt een cursist. “Ik heb altijd last van mijn onderrug, maar de pijn verdween op slag, heel opvallend”, merkt een ander op. Van den Berg: “Belangrijk is dat je door de oefening meer openstaat voor een ander. Je voelt meteen of de sfeer goed is of niet. Jammer genoeg weten de meeste mensen niet hoe het is om je lekker te voelen tijdens een vergadering. Ze zijn te veel met hun hoofd bezig, hun gevoel hebben ze uitgeschakeld.”

Na afloop van de vier-windrichtingenoefening licht Van den Berg zijn strategie toe in de lounge van het hotel. “De huishoudelijke dienst van de NS, waarvan deze mensen deel uitmaken, is drastisch aan het veranderen. Vroeger werkten er veel mensen die moeite hadden mee te komen. Tegenwoordig bestaat het merendeel van de werknemers van facility services uit hoogopgeleide professionals. Er wordt meer van de mensen verwacht, hun taakomschrijving is duidelijker, ze kunnen zichzelf niet langer onzichtbaar maken. Zo'n ingrijpende verandering gaat gepaard met angst en leidt tot tegenkrachten. Werknemers vergeten daardoor dat ze zich op een werkplek ook kunnen ontwikkelen. Dat ontwikkeling leidt tot groei - niet alleen van henzelf, maar ook van het bedrijf waarvoor ze werken. Dat bewustwordingsproces probeer ik tijdens deze cursus op gang te brengen.”

Van den Berg werkt sinds enige jaren als trainer-consultant bij de afdeling Opleidingen van de Nederlandse Spoorwegen. Een dag per week werkt hij voor het gezondheidscentrum Oibibio in Amsterdam. Speciaal voor Oibibio heeft hij de vier-windrichtingenoefening op het programma gezet, die hij inmiddels ook voor vergadertrainingen bij de NS gebruikt. “Maar welke strategie je als vergadertrainer ook hanteert”, zegt Van den Berg, “het uitgangspunt is steeds hetzelfde: meer betrokkenheid van de werknemer. Bij Heineken wordt sinds enige tijd gebruikgemaakt van de facilitator: iemand die zelf niet deelneemt aan de vergadering, maar uitsluitend het proces in de gaten houdt.”

Het facilitator-onderdeel staat ook op het programma van de NS-vergadercursus. “Gisteren hebben de cursisten in paren op Afrikaanse muziek gedanst. De bedoeling was dat ze in dezelfde maat dansten. De facilitators hielden in de gaten of dat bij hun paar ook het geval was. Niet de inhoud, maar het proces was na afloop onderwerp van gesprek.”

Tijdens de pauze blijkt dat de meningen over de cursus verdeeld zijn. “De vier-windrichtingenoefening maakt dat je ontvankelijker wordt”, bevestigt adviseur kantoorhuisvesting Roger Marien, “maar over de psychologische achtergronden heb ik zo mijn twijfels. Laten we eerlijk zijn: als ik 's avonds na het werk een klassieke cd opzet, kom ik ook tot rust.” Fanny van Gennip, chef renovatieprojecten: “Bij een vergadering sluiten zeven van de tien mensen zich af, omdat ze zich minder voelen dan de rest. Wat mij opvalt is dat het haantjesgedrag van een aantal mannen hier na twee dagen geheel verdwenen is. Ze staan er zelfs voor open als je met opbouwende kritiek komt. Maar ik vraag me af of dat bij de eerstkomende vergadering nog steeds het geval is.”

Iets concreter dan de Oibibio-vergadercursus is de cursus Effectief vergaderen van training- en adviesbureau Boertien & Partners in Naarden. De cursus is volgens trainer/adviseur Hester Los bedoeld voor “iedereen die regelmatig deelneemt aan een overleg met meer dan twee personen”. In de praktijk melden zich vooral banken, transportbedrijven, onderwijs- en overheidsinstellingen, (non)profitorganisaties en ziekenhuizen voor de cursus. Enkele thema's die bij de training aan de orde komen: effectiviteit, inbreng van de deelnemers, weerstand en meningsverschillen, procedures en sfeer.

Los: “Een van de dingen die we voorzitters bijvoorbeeld leren, is dat ze aan het begin van de vergadering altijd een procedure moeten vaststellen. Bijvoorbeeld: iedereen krijgt vandaag de kans het woord te nemen zonder geïnterrumpeerd te worden. Aan het eind stemmen we door middel van handopsteken. Wanneer een voorzitter een duidelijke procedure vaststelt, kan hij er altijd op teruggrijpen als de vergadering uit de hand dreigt te lopen.”

Tijdens de cursus wordt verder ruim aandacht besteed aan de persoonlijkheidskenmerken van de deelnemers. Niets is moeilijker voor een voorzitter, denkt Los, dan het observeren van de grote en kleine ego's. De trainer/adviseur: “De kleine ego's behoren vaak tot de categorie 'generator': de mensen die in alle stilte op een mooi idee broeden, maar die ideeën pas uiten op het moment dat iemand ze het woord geeft. Die categorie moet de voorzitter extra veel aandacht geven. Tegen de grote ego's, de categorie 'assertieven', zegt hij: 'dank voor je inbreng, je mening is duidelijk, maar wil je nu ook even het woord geven aan een ander?' Een andere truc: zet opponenten naast elkaar bij de tafelschikking, dat verbroedert, en zorg dat de stille deelnemers in de buurt van de voorzitter zitten zodat ze binnen zijn aandachtsveld zijn.”

Via rollenspelen en video-opnames wordt bij de cursus al snel duidelijk wie het hoogste woord heeft en of er machtsspelletjes worden gespeeld, zegt Los. Maar therapeutisch vindt zij de cursus Effectief vergaderen niet. “Mensen worden teruggeworpen op hun persoonlijkheid, maar als trainer zeg ik nooit 'jij bent dominant, laten wij eens kijken hoe dat komt'. Ik probeer enkel aan te geven wat het gevolg is van hun overheersende gedrag: dat anderen zich terugtrekken en dat niemand daarbij gebaat is. Als je mensen te kijk zet, worden ze rancuneus. Houd je ze een spiegel voor, dan gaan ze nadenken.”