Boeken; Veel techniek en weinig emoties

Vergaderen De pocket-manager. Kate Keenan, Krikke (1996), 61 blz., ƒ 9,95.

Effectief leren vergaderen Piet Muijsert, Nelissen (1993), 76 blz. ƒ 17,10.

Vergaderwijzer Bakker/Ringeling, Auctor (1993), 136 blz., ƒ 24,90.

Vergaderen en onderhandelen Klaas Schermer en Marcel Wijn, Bohn Stafleu Van Loghum (1992), 199 blz., ƒ 45,00.

Overleg, vergaderen en onderhandelen Susanne Piët, Wolters Noordhoff (1990), 101 blz., ƒ 39,50.

HET WAS op een vrijdagavond in de late zomer van 1974. De plaats van handeling was de tweede verdieping van Amstel 9. Het onderwerp was het 'linkse' programakkoord voor het nieuwe college van B en W dat Amsterdam zou gaan besturen. Het hete hangijzer was de vraag of de Pacifistisch Socialistische Partij daarvoor een wethouder zou leveren en, zo ja, of dat de lijsttrekker moest zijn.

Tot de pauze leek alles goed te gaan. De convocaties waren tijdig de deur uitgegaan. De gemandateerde aanwezigen dachten te weten waarover de vergadering ging. De voorzitter leek onpartijdig. De discussie was fel maar ingehouden. En, lest best, de keuze was helder: het was nu of nooit.

Tijdens de pauze werd een krat bier ontkurkt. Daarna ging het mis. Het zaaltje stond blauw van de rook. De verborgen agenda's werden in dit politieke blacklight uitgelicht als was de vergadering een disco. De voorzitter werd ineens minder neutraal. De discussie naderde het nulpunt. “En nu gaan er koppen rollen”, riep een medewerker van de Tweede-Kamerfractie. “Op een stokje”, antwoordde de partijadministrateur die al voor het aanspreken van het krat aan de fles was geweest. En de keuze werd uiteindelijk zo vaag dat twee aanwezigen om half twee 's nachts hun gemandateerde stem omdraaiden, zodat de lijsttrekker alsnog wethouder werd in een college waarvoor de PSP een halve avond eerder juist geen wethouder wilde leveren. Kortom, het was een vergadering zoals een vergadering in de politieke epoche hoorde te zijn: krankzinnig en dus belangrijk.

Sindsdien is er veel gebeurd. Het programcollege hield het maar een paar jaar uit. De PSP-wethouder werd door zijn eigen partij als oud vuil weggezet. De voorzitter van de vergadering stapte over naar de CPN. En Amstel 9 werd afgebroken om plaats te bieden aan de Stopera.

De vraag rijst dus of het in de late zomer van 1974 ook zo uit de hand was gelopen als de vergadering niet was voorgezeten door een schizoïde PSP'er, die zich eigenlijk CPN'er voelde, maar door deskundigen als Susanne Piët, Klaas Schermer, Kate Keenan of Piet Muijsert.

Het antwoord daarop luidt aldus en volmondig: 'ja'. De auteurs van bovenstaande kanarieboekjes en heuse lesprogramma's, die al dan niet via Teleac of de Leidse Onderwijsinstellingen aan de man worden gebracht, hebben allemaal een dermate hoog psychologie-van-de-koude-grond-gehalte, dat ze moeiteloos voorbijgaan aan het soort emoties dat aan Amstel 9 juist zo dominant was. Zeker, alles staat erin. Hoe je een convocatie opstelt (een heldere volgorde met duidelijke opdrachten), wanneer je die op de post doet (tijdig), op welke manier je de vergaderruimte inricht (niet té gezellig), hoe de tafelschikking eruit ziet (iedereen moet elkaar kunnen zien), de drie verschillende rollen die de voorzitter kan spelen (procesgericht, resultaatgericht of technisch), de relatie met de notulist (die moet goed zijn), de aard van de vergadering (van brainstorming tot besluitvorming), de mogelijke stemprocedures (van niet-stemmen tot geheim stemmen). En alle mogelijke trucs (van stemmen-ruilen tot voorvergaderen en lobbyen).

Dat is nuttig. Wist u bijvoorbeeld dat je volgens creativiteitsgoeroe Edward de Bono zes typetjes in een vergadering kunt herkennen: het objectieve, het intuïtieve, het negatieve, het positieve, het creatieve en het dirigerende typetje - en dat je ze een hoedje zou kunnen opzetten met de respectievelijke kleuren wit, rood, zwart, geel, groen en blauw? Was u bekend dat je een vergadering altijd kunt meten met de formule E=KxA, waarbij de E voor 'effectiviteit', de K voor 'kwaliteit'en de A voor 'acceptatie' staat, zonder dat we overigens iets naders te weten komen over deze variabelen? En bent u niet vergeten dat het allemaal om 'communicatie' draait?

Daarmee is alles wel gezegd over deze boekjes en cursussen. Wie een beetje ervaring heeft, ergert zich aan de open deuren. En wie geen ervaring heeft, wordt dusdanig afgeschrikt dat de voetbalvereniging het verder wel kan vergeten. Want over één ding gaan ze niet, de cursusboeken: over echte vergaderingen op het scherp van de snede.

Er is daarom hooguit één geruststellende gedachte uit deze studies te destilleren. Het meest inspirerende agendapunt in elke vergadering blijft: w.v.t.t.k.: 'wat verder ter tafel komt'. W.v.t.t.k. is een ander woord voor free for all en is dus niet simpel te beheersen. Het biedt tal van politieke variaties die de voorzitters van Piët, Schermer, Keenan en Muijsert zo graag zouden mitigeren. Wie lol wil houden in vergaderen, die wacht op w.v.t.t.k. en luist zijn concurrenten er dan in. Indachtig Ed van Thijn, de sociaal-democraat die nooit tegen Joop den Uyl opkon en dus diep in de nacht moest hopen op een ongeagendeerde plaspauze van de leider, zodat hij veilig kon roepen: “Joop is naar de wc, nu besluiten.”