Het Montessorikantoor

Het begrip 'papierloos kantoor' fungeert tot op de dag van vandaag als hèt voorbeeld voor de wet van de remmende voorsprong. Wanneer hoorde ik het voor het eerst? Als de computers eenmaal hun opmars hadden gemaakt, zo werd voorspeld, dan was er op de kantoren geen snipper papier meer te bekennen. Geen boom hoefde meer te worden omgehakt, wat een zegen voor mens en milieu! De computer kwam, maar de papierberg in de kantoren is sindsdien alleen maar toegenomen.

Vorige week opende het consultancy-bureau Andersen dan toch haar eerste op papierloze leest geschoeide kantoor - en het bedrijf verwacht dat in de toekomst in al zijn filialen op deze wijze wordt gewerkt. Op het 'virtuele kantoor' worden alle stukken, rapporten en brieven bij binnenkomst meteen gescand en in het interne computernetwerk gezet. Maar er is meer hedendaags vernuft aan de Amsterdamse Apollolaan: niemand heeft er meer een eigen bureau, het kantoor is 24 uur per dag geopend en secretariaat, catering, postkamer en 'helpdesk' zijn van 7 uur 's ochtends tot 11 uur 's avonds in bedrijf.

'Flexibiliteit' is het toverwoord op het Nederlandse hoofdkantoor van de consultancy-gigant. Personeelsleden ontvangen bij de 'service mall' een kofferkarretje met een laptop, dat ze als een caddy achter zich aan slepen. Wanneer ze hun 'smartcard' over de lezer van de 'informatiekiosk' halen, weten ze waar hun collega's zitten en waar ze zelf moeten plaatsnemen. Zelfs de boekhouding en de afdeling personeelszaken zijn mobiel bij Andersen; die verhuizen eens in de drie maanden naar een ander 'infrastructuur-eiland'. Achter het onvermijdelijke 'call-center' op de begane grond zijn de 'touch-down'-werkplekken voor degenen die de vorige dag geen bureau of kamer hebben gereserveerd. De leiding laat veel initiatief aan de in teamverband werkende consultants en ondersteunende personeelsleden, erop vertrouwend dat hierdoor het enthousiasme en de motivatie toenemen.

Uiteraard heeft het consultancy-bedrijf aan dit 'concept' een 'filosofie' verbonden: de nieuwe kantoren in Amsterdam en Zeist heten 'multi solution centers' waar gedaan wordt aan 'kennisuitwisseling' (Knowledge Exchange). Het kantoor fungeert als een 'open ontmoetingsruimte', waar in de in hout en geluiddempende materialen gedachte ruimten slechts één werkplek op de vijf werknemers is. Deze 'stimulerende werkomgeving', met een digitale bibliotheek vol 'oplossingscomponenten', leidt naar de verwachting van het consultancy-bedrijf tot een 'optimale performance'. Anders dan bij het eerste Nederlandse 'flexi-kantoor', Interpolis in Tilburg, weet hier ook de directie 's avonds niet waar ze de volgende dag zit; mogelijk naast de jongste consultant. Ook dat past in de filosofie: zo kan de oudere, ervaren werknemer de jongere van advies dienen.

Een kijkje in het gebouw levert een frappante overeenkomst op met het Montessori-onderwijs. Minder klassikaal, meer 'voor jezelf werken' en 'eigen verantwoordelijkheid'. “De kinderen kiezen zelf hun werk”, vermeldt de brochure van de Johannes Vermeerschool voor Montessori-onderwijs in Delft. Vervang 'kinderen' of 'leerlingen' door 'consultants' en de Andersen-folder is klaar. Ook in het schoolsysteem geldt: “Jonge leerlingen zien het materiaal waarmee de ouderen werken. Dit motiveert hen om moeilijker werkjes te kiezen. De oudere kinderen kunnen de jongere helpen.” En ook in het Montessorisysteem wordt veel 'gestimuleerd': “De leerkracht [lees: chef] stimuleert leerlingen in het maken van een eigen keuze en maakt gebruik van het enthousiasme van de leerlingen zelf.”

Wie in de 'pantry', gesitueerd in de 'tail' van het gebouw, in zuidelijke richting kijkt, ziet de witte contouren van - alsof de duvel er mee speelt - de Amsterdamse Montessorischool. Deze leerlingen kunnen straks moeiteloos bij Andersen aan de slag. Aan de andere kant is de achterzijde van het Hilton-hotel te zien. Als je langs de Reinier Vinkeleskade in noordelijke richting loopt, sta je in een mum van tijd aan het barretje Hilton: ideale ontmoetingsplaats voor de senior consultant.

Helemaal papierloos is het ook bij Andersen niet. Er staan zo'n drie à vier printers per etage. De ervaring heeft namelijk geleerd dat mooie grafieken of ingewikkelde verhandelingen zich toch gemakkelijker laten bekijken op een uitdraai dan op het spiegelende venstertje van de portable computer. Bovendien: als iedereen zich tijdens vergaderingen maar achter de klep van zijn laptop verbergt, vindt er geen optimale Knowledge Exchange plaats.