De mobiele werkplek

Het traditionele maar hedendaagse kantoor heeft aan weerszijden van een gang werkkamers, waarin een of meer bureaus staan. Op ieder bureau staan een PC en een telefoon. Die apparaten zitten met snoeren aan leidingen in de muur vast. Dat kantoor heeft zijn langste tijd gehad. Mobiele telefoons, e-mail, laptops en modems, draadloze netwerken en digitale archieven veroorzaken een revolutie in het kantoorwerk en in de huisvesting van het personeel.

Investeringen in die technologie lonen omdat op het traditionele kantoor ruimte en tijd worden verspild. Ook als het aantal werkplekken gelijk is aan het aantal personeelsleden is op een normale werkdag nog geen 40 procent van de bureaustoelen bezet. Het personeel vergadert met elkaar in aparte zaaltjes, overlegt informeel op de gang, werkt thuis, of is 'buiten de deur' om een klant of leverancier te spreken. Op de bureaus rinkelen telefoons die niet worden opgenomen en de telefoniste of collega kan ook niet meer melden dan dat de gebelde vergadert of op pad is. Als 60 procent van de werkplekken niet bezet is, is 60 procent van het personeel ook onbereikbaar.

Directeur Erik Veldhoen van het Maastrichtse bedrijf Veldhoen Facility Consultants adviseert sinds 1989 bedrijven hoe ze efficiënter met hun dure kantoorruimte kunnen omgaan. Veldhoen: “Een vierkante meter kantoornieuwbouw kost ongeveer 3500 gulden. Er valt dus heel wat te besparen. In de jaren negentig heeft de moderne communicatietechnologie de vernieuwing van de kantoorinrichting onvoorstelbaar versneld.”

Veldhoen: “Het basiskantoorproces is informatie krijgen en beoordelen, er iets aan toevoegen en doorgeven. Op kantoor is iedereen daarmee bezig, of hij nu advocaat, journalist, ambtenaar of bankier is. Vroeger was daar een lange verwerkingsketen voor nodig. De postbode bracht de brieven, een interne bode verdeelde de post, een secretaresse opende, iemand las, bedacht er iets bij en schreef een antwoord, dat werd getypt, de brief werd in envelop gestopt, die werd gefrankeerd en daar kwam de postbode weer. Tegenwoordig krijgt iemand een e-mail, schrijft er wat bij en stuurt hem weer weg. Eén iemand doet het werk en veel sneller. Deze revolutie leidt tot ingrijpende wijzigingen voor vrijwel alle kantoorwerkers. Oude hiërarchieën worden afgebroken. Het leidt tot zelfstandiger functioneren van alle mensen die op een kantoor werken.”

Die zelfstandigheid moet overigens wel worden gereguleerd. Mensen kunnen zich makkelijk verliezen in de informatievloed. Veldhoen: “Je moet dus afspraken maken over bereikbaarheid, beschikbaarheid en toegankelijkheid, zowel van informatie als van personen. Een persoon is met moderne comunicatiemiddelen 24 uur per etmaal bereikbaar, als hij een mobiele telefoon bij zich heeft. Je moet dus afspreken wanneer iemand beschikbaar is en wie dan toegang heeft. Zulke afspraken maak je ook over de informatie. Voice mail en e-mail vergroten de kwaliteit van de communicatie. Als iemand niet gestoord wil worden kan hij vragen en berichten op de voice mail opvangen en ze beantwoorden als het hem uitkomt en hij er even over heeft nagedacht.”

Veldhoen en enkele van zijn concurrenten adviseren hun klanten over de virtuele en fysieke inrichting van het kantoor. Onder de noemer virtueel vallen de nieuwe procedures. Veldhoen adviseerde twee jaar geleden Interpolis over de inrichting van en de werkwijze in het nieuwe Tilburgse kantoor voor 1500 personeelsleden. De kranten toonden foto's van medewerkers die 's morgens met een koffertje op wieltjes en hun telefoon naar een variabele werkplek trokken. Momenteel staat een rij andere grote banken, verzekeringsmaatschappijen en overheidsdiensten op de klantenlijst. Fysiek gezien kan hetzelfde personeelsbestand na een advies van Veldhoen met 30 tot 60 procent minder vierkante meters toe. Veldhoen: “De kostenbesparing valt steeds ongeveer 5 procent lager uit dan de ruimtebesparing, want een deel van de besparing moet je investeren in kwaliteit en technologie.”

De grootste verandering voor het personeel is het opgeven van hun eigen werkplek en hun werk voortaan uitvoeren op de plaats die het geschiktst is voor het type werk wat op dat moment wacht. Wie vergadert laat geen onbezette bureaustoel achter. Wie met anderen een rapport schrijft kan dat in een gezamenlijke werkkamer doen.

Veldhoen: “De gewoonte van de vaste werkplek is ontstaan toen de aandacht vooral was gericht op productie. Maar tweederde van de werktijd gaat tegenwoordig op aan communicatie. Het blijft echter moeilijk om de eigen werkplek op te geven. Je hoort drie argumenten voor het behoud ervan. De eerste is telefonische bereikbaarheid. Er staat een toestal op het bureau met een vast telefoonnummer en een draad in de muur. Dat bezwaar is makkelijk te ondervangen door iedereen een mobiele telefoon te geven met een eigen nummer. De tweede reden om een eigen werkplek te hebben is de archiefkast. Maar vraag eens aan mensen om hun archief na te pluizen op nuttig materiaal. Er blijft dan ongeveer eenvijfde van de oorspronkelijke inhoud over. Die informatie kun je digitaliseren en in team- of projectgeoriënteerde archieven met gereguleerde toegangsprocedures opslaan. Ik kan stukken uit ons gedigitaliseerde archief overal ter wereld bekijken als ik met mijn laptop inbel op onze server. Op kantoor experimenteren we op het ogenblik met een draadloos netwerk. Ik kan met mijn laptop door het gebouw lopen en ondertussen spullen oproepen, mails lezen en verzenden. De derde en laatst overgebleven reden voor de eigen werkplek is de statuscultuur. Mensen die hoog in de hiërarchie zitten belonen we traditioneel met een grote kamer die vervolgens slecht wordt benut. Zulke mensen zijn vaak op pad, of zitten elders in het gebouw te vergaderen. Waar ik nu zit te telefoneren? In een cockpit, een kleine werkplek in ons Maastrichtse kantoor. Nee, ik heb geen eigen kamer. Ik zit hier een presentatie voor morgen voor te bereiden.”