Hoe duurzaam is digitaal

Pieter Wisse (red.): Het boek van bewaring. Samsom Bedrijfsinformatie, 319 blz. ƒ 95,-

Een van de redenen dat geheime deals van president Reagan met Iran en de Contra's in Nigaragua tot een politiek schandaal leidden was dat de ondernemende overste Oliver North graag gebruik maakte van het e-mail-systeem van het Witte Huis bij het smeden van de dubieuze plannen. De electronische post bleek keurig te zijn bewaard - net zoals de geheime bandopnamen in het Oval Office die president Nixon in het Watergate-schandaal de das hielpen omdoen. Het is daarentegen een handicap voor de Nederlandse parlementaire commissie die zich buigt over de omstreden technolease-constructies voor Philips en Fokker dat de banden van vertrouwelijk overleg blijken te zijn gewist.

De moderne informatie- en communicatietechnologie heeft nog niet geleid tot het papierloze kantoor. Integendeel. Wel staat steeds meer belangrijke informatie op electronische gegevensdragers. Moderne netwerken verspreiden de informatie in een oogwenk, desgewenst tot ver over de grenzen. Maar hoe zit het met de geheugenfunctie, het bewaren? Dat is het thema van Het boek van bewaren over 'selectieve duurzaamheid in de informatiemaatschappij'. Een van de auteurs vraagt zich openlijk af of in het jaar 2005 een parlementaire enquête opsporingsmethoden, zoals die in 1995 werd gehouden door de Commissie-Van Traa, nog mogelijk zal zijn.

Nu al gaat de gemiddelde ambtenaar slordig om met computergegegens. Bij veel systemen is trouwens vergeten waarborgen in te bouwen dat de gegevens over vijf of tien jaar ook nog leesbaar moeten zijn. Dat is geen onwil, er is alleen nooit bij stilgestaan. Toch zijn de computerapparatuur, software en gegevensdragers waarmee de documenten oorspronkelijk zijn aangemaakt onderhevig aan snelle veroudering. Wie heeft de originele floppy's en handleidingen van WordPerfect 4.1 nog op zolder staan? Wat brengt dat oude spul op de tweedehands markt nog op?

In het dynamische wereldje van Internet kan men wel enige vertedering opbrengen voor dit soort uitingen van 'computer-nostalgie', maar men heeft er niet echt tijd voor. Voor de overheid staat echter weinig minder dan de controleerbaarheid van haar optreden op het spel. Een jaar of vijf geleden deed de Algemene Rekenkamer al eens een onderzoek naar de achivering van machine-leesbare gegevensbestanden (MLG in het jargon). Ze trof bestanden aan die zonder enige bescherming waren opgeslagen onder dakramen, in onafgesloten gangkasten en in bureauladen. Mogelijkheid tot manipulatie van het verleden te over.

Vaak is dat niet eens nodig. Een probleem bleek vooral het 'ondoelmatig logisch beheer' van MLG's. Dienstakken wachten te lang met het omzetten (converteren) van historische bestanden wanneer nieuwe apparatuur en programmatuur in gebruik wordt genomen. Het materiaal is dan niet meer leesbaar. En dat leidt dan maar tot vernietiging. Zo gaat het niet alleen in Nederland. De Amerikaanse rekenkamer trof bij de ruimtevaartorganisatie NASA al eens gegevens over 260 kostbare missies aan in een deplorabele toestand.

Uitdraaien op papier dan? Dat is ook geen oplossing. Er treedt dan te veel informatieverlies op omdat de mogelijkheid wordt afgekapt om met behulp van software het basismateriaal te bespelen. Het uitdraaien leidt dus niet tot verhoging van het inzicht maar tot ondoorzichtelijke stapels papier waar niemand wat mee kan. In 1988 constateerde de Algemene rekenkamer al een bewerkingsachterstand van 500 strekkende kilometer alleen al bij het Rijk.

Er is een 'omslag in opslag' nodig. Dat was dan ook de titel van een beleidsdocument dat het kabinet in 1991 uitbracht. Het streven is beter aan te knopen bij de directe werkprocessen in de ambtenarij, zodat die de zin van het bewaren beter inziet. Inmiddels is ook de operatie Digitale Duurzaamheid gelanceerd die speciaal is gericht op de mogelijkheden om met digitale documenten verantwoording af te leggen. Van belang is vooral reconstructie van de context waarin digitale documenten tot stand komen mogelijk te maken. Want alleen dan valt het gewicht van de gegevens achteraf nog een beetje te schatten.

Digitale duurzaamheid raakt aan het functioneren van de democratie, waarschuwde de eerst-verantwoordelijke bewindsman Kohnstamm (binnenlandse zaken) op het minisymposium waar Het boek van het bewaren werd gepresenteerd. Als zo vaak met de maatschappelijke gevolgen van de nieuwe informatie- en telecommunicatietechnologie is het probleem dat er zich nog nooit een echte ramp op dit gebied heeft voorgedaan. Maar als dat het geval is, is het zelfs voor koene onderzoekers à la Van Traa te laat.