Een kijkje in de keuken van de 'leo's'

Honderden boeken zijn vol geschreven over allerlei organisatievormen, maar gek genoeg heeft nog nooit iemand zich gewaagd aan de analyse van grote evenementen, zoals een wereldtentoonstelling, Olympische Spelen of een floriade. Met de Spelen in Atlanta wil prof. Buitendam van de Erasmus Universiteit daar een einde aan maken.

Dit soort op zichzelf staande projecten, die buiten een normale organisatie vallen, zal zich meer en meer gaan voordoen. In kleinere vorm, zoals het terugnemen van hele autoseries of het omnummeren van telefoonverbindingen en in grotere stijl bij massa-evenementen.

De sportresultaten van ons land zijn in Atlanta goed uitgevallen. Ook in de richting van goud ging de prestatie van de grote Nederlandse uitzendonderneming Randstad. Die leverde voor de Spelen rond 20.000 tijdelijke arbeidskrachten, van buschauffeurs tot gastvrouwen. Aardig is ook dat een Nederlandse hoogleraar in de keuken mocht kijken voor de research naar wat hij 'leo's' noemt, een afkorting voor large event organisations. Kenmerkend daarvoor zijn de grote omvang en complexiteit, de discontinuïteit, het enthousiasme en soms dilettantisme, de wat lange aanloop en dan het plotseling inploffen.

Geheel rationeel is de organisatie van zo'n groot evenement niet te benaderen. Nodige condities zijn een groot draagvlak bij het publiek, een ruim budget, de wil om te leren, grote motivatie om in teamverband tijdelijk enorm veel werk te verzetten en een sterk aanpassingsvermogen. Illustratief is de vergelijking door prof. Buitendam van de Olympische Spelen met Philips Nederland. Op de top hadden ze beide zo'n 80.000 mensen aan het werk, maar Philips kon dat in honderd jaar organiseren terwijl Atlanta er maar vijf of zes jaar voor had. Ook in de afbouw zit er een geweldig verschil: voor enige tienduizenden mensen minder heeft Philips jaren moeten nemen, terwijl in Atlanta over een jaar praktisch niemand meer zal werken voor de Spelen.

Een groot evenement is vaak gecompliceerder dan een gewone organisatie omdat men met zoveel tegenstrijdige belangen te maken heeft: het publiek, de overheid, de sponsors, de deelnemers, de werknemers, de sportinstellingen en noem maar op. Het gevolg is doorgaans een chaotisch begin met nogal wat tijdverlies. In een land als de Verenigde Staten komt daar nog bij de voortdurende angst dat men met hoge claims juridisch wordt aangesproken op alles wat er mis kan gaan. De leiding van de Spelen had zich dan ook omringd met juristen en de kleinste kleinigheid moest contractueel worden vastgelegd. Dat was ook wel nodig want Atlanta heeft geleerd dat de risico's toenemen naarmate de Spelen en het land waarin ze plaats vinden groter zijn.

Alleen met visie, vindingrijkheid, idealisme, teambuilding en organisatietalent kan een groot evenement slagen. Maar met al die sporters is daar toch wel voldoende van aanwezig, kan men opmerken. Dan vergeet men dat er ook in de sport veel ruzie is, dat het bij sommige partijen vooral om geld en reclame gaat en dat er oneindig veel rotbaantjes (bijv. schoonmaken) moeten worden verricht. De boodschap voor de leiding is daarom doorgaans: boter bij de vis (dus geld) en niet te veel op idealen rekenen.

De organisatie van een groot evenement is noodgedwongen een lerende organisatie. Steeds opnieuw moet het wiel worden uitgevonden. Barcelona was heel anders dan Atlanta, en Sydney zal daarvan weer verschillen. Al in de opzet: in Barcelona was het veel overheid, Atlanta was geheel privaat en voor Sydney denkt men aan een public private partnership. Wel is er een tendens te bespeuren dat de grote financiers niet langer afhankelijk willen zijn van allerlei lokale belangen. IBM bijvoorbeeld wil niet meer voor elke gelegenheid aparte software-systemen ontwerpen en de televisie-maatschappijen wensen ook meer eenvormigheid. Dat kan ertoe leiden dat het beheer zuiniger wordt en er meer routine insluipt. Jammer, zullen sommigen vinden dat ook hier de grote ondernemingen het steeds meer voor het zeggen krijgen. Och, merkt prof. Buitendam relativerend op, ook honderd jaar geleden in Griekenland kon men het niet zonder reclame en geld van het bedrijfsleven doen.