Het nieuwe kantoor

Dezer dagen wordt in het zuiden van ons land een nieuw verzekeringskantoor geopend voor 1400 medewerkers. Dat is niets bijzonders maar speciaal is wel dat in dit kantoor niemand een eigen kamer zal bezitten.

Er is slechts één uitzondering, de bedrijfsarts krijgt een eigen vertrek.

Maar zelfs de directie zal het zonder het zo gezagsversterkende privé-domein moeten doen. Hoe moet men zich dit voorstellen?

Praktisch alle etages zijn volgens eenzelfde systeem ingericht; alleen de directievleugel is wat fraaier. Bij de ingang van elke etage staat voor iedere medewerker een tas (op rolletjes) klaar waarin de eigen spullen zitten plus een mobiele telefoon en een kaart die men in de overal staande computers kan doen waardoor die een eigen PC worden. Alle mobiele telefoons hebben een persoonsgebonden nummer. In plaats van een vaste PC kan men ook een laptop gebruiken. Met de tassen gewapend begeeft men zich naar een zitje dat wordt gebruikt voor werkoverleg en de ruimteverdeling van de komende dag.

Elke verdieping bestaat uit een aantal open en gesloten vergaderruimtes alsmede een reeks kleine werkcellen die voornamelijk een snel verstelbaar bureau bevatten. Over het gebruik van die ruimtes gedurende de dag wordt gezamenlijk beslist tijdens het werkoverleg. De een zal een werkcel voor een aantal uren nodig hebben en daarna willen vergaderen; de ander zal misschien beginnen met vergaderen en vervolgens weg zijn om een klant te bezoeken. Als men voor een aantal uren een werkcel gebruikt wordt de tas uitgepakt, de mobiele telefoon wordt op het bureau gezet zonodig naast een foto van de familie, de eigen kaart wordt in de computer gedaan en het werk kan een aanvang nemen.

De voordelen van dit nieuwe kantoor zijn duidelijk. Het ziet er in de eerste plaats veel mooier uit dan een gebruikelijk kantoor. Maar het is tegelijk ook veel voordeliger omdat er minder ruimtebeslag is.

Dat scheelt ongeveer 40 procent. Een conventioneel kantoor van dezelfde omvang zou maar 1000 mensen kunnen huisvesten en nu zijn dat er 1400. Het personeel is uitvoerig geraadpleegd en bijna iedereen heeft voorgestemd. Dat komt omdat men diepgaand heeft gediscussieerd over de functie van een kantoor. Daarbij gaat het vooral om twee dingen: concentratie en communicatie. De verhouding daartussen kan heel verschillend zijn. Soms is het 50/50, soms ook 30/70. Valt de nadruk op concentratie dan liggen aparte kamers voor de hand. Speelt zoals bij deze verzekeringsmaatschappij communicatie een grote rol,dan is de geschetste oplossing beter.

In ruimer verband is dit denken over het beste soort kantoor een toepassing van de tegenwoordig zo populaire re-engineering, of beter herstructurering van produktieprocessen. Men zet alle functies van een bepaald produktie- en kantoorproces op een rij en komt zo tot een vaak totaal andere wijze van werken.

Al jaren wordt er gefilosofeerd over het kantoor van de toekomst en over het papierloze kantoor. Daarbij worden allerlei ingewikkelde technische snufjes op een hoop gestapeld en wordt een science-fictionachtig gebouw voorgeschoteld.

In ons voorbeeld zijn drie dingen bepalend geweest voor de gekozen oplossing: de houding van de medewerkers, de overwegend communicatieve functie van het kantoor en de nieuwe technische mogelijkheden van PC-netwerken en mobiele telefonie. In veel gevallen zal dit voorbeeld op eigen wijze worden nagevolgd: organisatiedeskundigen zijn hun bureaus al aan het verbouwen, banken denken na, kortom allerlei dienstverlenende instellingen zien hier een interessant voorbeeld dat zij mogelijk op eigen wijze kunnen invullen.

Het beschreven kantoor lijkt modern,maar is tegelijk zeer ouderwets. Zo laten illustraties in de boeken van Dickens zien dat kantoorwerk vroeger in een grote gezamenlijke ruimte werd bedreven. Enige tientallen jaren terug heb ik op de hoogste verdieping van een wolkenkrabber van Sao Paulo nog eens een gezelschap heren bij elkaar getroffen, die constant bij elkaar waren en zo de directie van een grote bank vormden. Maar misschien vertrouwden ze elkaar niet.

Met de loop van de tijd zijn we aan onze privacy gaan hechten; de aard van het werk en de werkmethoden lieten dat ook toe. Toen ontstonden de kantoren met lange gangen en vele afzonderlijke werkkamers.

Maar de veel flexibeler werknemer van tegenwoordig, die communicatie stelt boven concentratie, kijkt daar weer anders tegen aan. Hij hecht niet zo aan apart zijn en is liever voortdurend in contact met de wereld om hem heen.