Bureaucratie aan de basis

Veel universiteiten reorganiseren hun ambtelijke apparaat. De trend is de bureaucratie te verplaatsen naar de faculteiten. Het wetenschappelijke personeel reageert sceptisch.

De Olympia-typemachine uit 1948 staat na bijna een halve eeuw trouwe dienst verloren in de hoek. Docent en studiecoördinator van de opleiding Amerikanistiek Gerrit Visser heeft na jaren van verzoeken indienen dan toch de beschikking gekregen over een computer. Niet langer hoeft hij zijn tentamenbriefjes, de correspondentie met het buitenland en ander schrijfwerk op het oude mechaniek uit te tikken. “Ik heb een computer van een aio kunnen overnemen, die is gepromoveerd.”

Ondanks de regel dat elke wetenschappelijke medewerker van de Universiteit van Amsterdam recht heeft op een PC, moet Visser zijn nieuwe aanwinst delen met een collega die één kamer verder huist. “Het is verre van ideaal, maar in ieder geval een verbetering.”

Het is een van de vele uitingen van de verstoorde verhouding tussen de UvA-medewerkers op de faculteiten en de ambtenaren van het centrale bureau op het Maagdenhuis. Als het aan het College van Bestuur van de Amsterdamse universiteit ligt, gaat dat snel veranderen. De UvA is begonnen aan een reorganisatie van het ambtelijke apparaat. Doel van de exercitie is een gedeelte van de centrale bureaucratie over te plaatsen naar de faculteiten. De filosofie is dat een ambtenaar op facultair niveau beter kan inspelen op de wensen van de wetenschapper op de werkvloer dan een centraal geleide medewerker vanuit het Maagdenhuis.

Een van de architecten van het plan is vice-secretaris Hans Acherman. “Het wederzijdse begrip zal wellicht wat toenemen”, zegt Acherman. “Ook ik ken de verhalen van UvA-medewerkers die door het bureau op een ongevoelige, dommige manier zijn afgescheept.”

De Universiteit van Amsterdam staat niet alleen, op bijna alle universiteiten liggen vergelijkbare plannen op de tekentafel. J. Bronneman, secretaris bij de TU Delft, hanteert bij de revisie van het ambtelijke apparaat - door sommigen vergeleken met Operatie Centurion - het subsidiariteitsbeginsel: faculteiten moeten hun eigen zaken zoveel mogelijk zelf regelen.

Volgens Bronneman verdwijnt een deel van de papieren rompslomp als faculteiten zelf hun administratieve gegevens bijhouden. Nu zijn ze afhankelijk van de onstandvastige informatiestromen van het centrale bureau. Bronneman: “Wie de bureaucratie van de universiteit goed bestudeert, ziet dat er op de faculteiten nogal wat schaduwadministraties bestaan. Wat centraal wordt bijgehouden, wordt soms nog eens dunnetjes overgedaan.”

Prof.dr. Jan Koolhaas, hoogleraar bedrijfsleer aan de TU Delft, reageert cynisch op de voorstellen. “Met het plan om de bureaucratie op de faculteiten af te wentelen, ontdoet het College van Bestuur zich handig van een probleem. Nu komen de incompetente lui bij de faculteiten terecht. Mogen wij ze op straat zetten, zonder dat we daar de middelen toe hebben.” Volgens de hoogleraar doen de universitaire bestuurders aan ad-hoc beleid. “Het is window-dressing, gespeend van visie.”

Ook studiecoördinator Visser van de opleiding Amerikanistiek is weinig enthousiast. In het nieuwe systeem zal hij eerder meer dan minder met bureaucratie te maken krijgen, vreest hij. Op dit moment is hij ongeveer de helft van zijn tijd kwijt met bureaucratische handelingen. Vijf keer per jaar wordt hij geacht voorlichting te geven aan aanstaande studenten. “Kan dat niet wat minder? Natuurlijk moeten we de opleiding promoten, maar telkens voor slechts een paar aankomende nieuwelingen hetzelfde verhaal afdraaien is niet erg effectief. Merkwaardig, toen er nog nauwelijks voorlichting werd gegeven was de instroom van studenten groter.”

Visser meent dat decentralisatie van de bureaucratie pas effect sorteert als het centrale bureau de faculteiten ook daadwerkelijk niet meer lastigvalt met elkaar tegensprekende opdrachten. “De afgelopen jaren heb ik gemerkt dat zodra facultaire medewerkers ergens verhit over hadden gepraat, er binnen zes maanden een oekaze uit het Maagdenhuis kwam die alles wat we goed en wel hadden uitgewerkt weer op de helling zette.”

Dr. E. Bax, universitair hoofddocent arbeidszaken aan de faculteit Bedrijfskunde van de Rijksuniversiteit Groningen, is van mening dat decentralisatie pas zin heeft als tevens de bestuurscultuur op de faculteiten verandert. De socioloog ergert zich al geruime tijd aan de trage wijze waarop een onderzoeksaanvraag wordt behandeld op zijn faculteit. Wil hij die goedgekeurd krijgen, dan gaat dit ten minste langs drie organen die vaak met dezelfde criteria de opzet controleren. Bax: “Als je bedenkt dat ik met het schrijven van een onderzoeksvoorstel toch al gauw twee weken bezig ben en ik in de top van schaal veertien zit, dan kun je wel uitrekenen hoeveel geld dat kost.”

Ook allerlei facultaire controlemechanismen, zoals evaluaties, ziet hij het liefst afgeschaft. “Ik heb vrij aardig in de gaten wat er niet deugt aan mijn colleges. Dat vraag ik studenten na afloop. Dat hoef ik niet nog een keer in een enquête te lezen of aan de hand van allerlei quasi-objectieve tabelletjes te bespreken.”

Rick van der Ploeg, hoogleraar economie aan de UvA, nuanceert dit beeld. Het PvdA Tweede-Kamerlid vindt het gelamenteer over de centrale bureaucratie af en toe “verwend”. “Met een beetje inzet en goede wil, kun je als docent veel bereiken.” De decentralisatie van grote delen van de bureaucratie naar de faculteiten ondersteunt hij van harte. “Ik denk dat het goed is dat elke faculteit binnen een paar voorwaarden kan bepalen hoe ze haar geld wil besteden. Aan het eind van een periode reken je ze af op het behaalde resultaat.” Van der Ploeg hoopt dat de nieuwe opzet faculteiten uitnodigt om met eigenzinnige plannen te komen. “Een beetje chaos kan heel heilzaam zijn. Je kan niet alles centraal regelen. Sommige zaken lossen zich vanzelf op.”

    • Mark Koster