Auto-kilometers-boekhouden

Kilometer-administratie

Wie met zijn auto-van-de-zaak minder dan 1.000 privé kilometers rijdt, ontsnapt aan een van de omstreden onderdelen van het belastingrecht: de forfaitaire inkomensbijtelling van 20 of 24 procent van de catalogusprijs van de auto. Met zo'n heldendaad kan men respect afdwingen op verjaardagen en recepties. Maar dat resultaat is niet simpel te bevechten. Het is niet voldoende dat het voor de hand ligt dat men niet meer dan die 1.000 kilometer voor eigen genoegen heeft gereden, bijvoorbeeld omdat men een leuke vrije tijdsauto heeft.

Al evenmin bereikt men iets door aannemelijk te maken dat er niet privé met de auto wordt gereden, bijvoorbeeld omdat de werkgever dat ten strengste heeft verboden. Men moet keihard bewijzen dat de grens van 1.000 kilometer niet is overschreden. De Belastingdienst heeft in augustus vorig jaar speciaal voor dat doel een modelrittenstaat ontworpen. Wie die nauwgezet invult, creëert overtuigend bewijsmateriaal. Dat mag ook wel, want het bijhouden van de loonadministratie van een klein bedrijf kost minder moeite dan het invullen van de rittenstaat.

Zo moet men elke rit nummeren, begin- en eindstand van de kilometerteller noteren en bij zakelijke ritten ook het bezoekadres en soms de gevolgde route aangeven. Dat alles volgens aanwijzing van de fiscus en gelardeerd met de garagenota's en de afsprakenagenda. Wie met minder gegevens aankomt, vindt een weerspannige inspecteur tegenover zich.

Maar die inspecteur mag van de Amsterdamse belastingrechter niet altijd dwars liggen. Ook zonder de officiële rittenstaat kan iemand de beperking in het privé-gebruik rechtsgeldig bewijzen. Een Amsterdammer slaagde daarin met een gewone agenda waarin hij per dag de kilometerstand en zijn bestemmingen bijhield en een aparte aantekening maakte van de privé-ritten, meestal naar de golfbaan. Via onder meer de leasemaatschappij waren alle garagebeurten met kilometerstand gedocumenteerd. In de berekeningen zat overigens een overnamefout van 1.000 kilometer, maar ook dat deerde de rechter niet. Bij zo'n oordeel spelen persoonlijke omstandigheden en overtuigingskracht een grote rol.

Het is dus lang niet zeker of een andere rechter onder andere omstandigheden net zo soepel is. Maar het is wel duidelijk dat het officiële rittenformulier van de Belastingdienst niet heilig is; ook met een naar eigen inzicht opgezette administratie kan men het wettig bewijs leveren.

Houderschaps-belasting

Op 1 april vorig jaar werd de houderschapsbelasting van kracht. Een van de veranderingen ten opzichte van de oude motorrijtuigenbelasting is dat een automobilist geen aangifte meer hoeft te doen. De vier mijoen autobezitters krijgen automatisch een rekening thuis. Tenminste als alles goed gaat. Maar in 35.000 gevallen gaat het nu al een jaar lang niet goed.

De bestanden van kentekenadministratie en de belastingdienst sluiten voor die gevallen bij voortduring niet op elkaar aan. Het gevolg is dat deze 35.000 mensen nog steeds geen rekening hebben ontvangen. Er is voor hen geen reden om te juichen, zelfs langzaam malende ambtelijke computers spugen vroeg of laat toch een rekening uit. Die kan dan best wel eens hoog uitpakken en op een ongelegen moment komen. Daardoor kunnen betalingsmoeilijkheden ontstaan.

De fiscus kan zich op het standpunt stellen dat men maar geld opzij had moeten leggen. Staatssecretaris Vermeend (Financiën) vindt dat geen elegante oplossing. Daarom heeft hij bepaald dat iedereen die achteraf nog met een hoge rekening wordt geconfronteerd, aanspraak kan maken op een soepele behandeling. Het verschuldigde bedrag moet hoe dan ook binnenkomen, maar een termijnbetaling is bespreekbaar. Over die termijnen is dan geen rente verschuldigd.

Van de mensen die wel goed in het bestand zitten, zijn bijna 200.000 het niet met hun rekening eens. Dat kan, zoals Vermeend tegenover de Tweede Kamer stelt, vooral liggen aan de domheid van de automobilisten. Maar de praktijk leert dat ook de Belastingdienst moeite heeft om de regels voor bijvoorbeeld kampeerauto's toe te passen. Het vervelende is verder dat de fiscus de stroom bezwaarschriften bij lange na niet aan kan.

Sommige liggen al bijna een jaar in een kast. Voor de wachtenden is er goed nieuws. Vermeend wil dat die kasten binnen twee maanden leeg zijn. Verder heeft hij de Tweede kamer beloofd dat vanaf 1 april alle bezwaarschriften meteen worden afgedaan.

Vrijwilligerswerk onbelast

De normen voor onbelaste vergoedingen aan vrijwilligers zijn verruimd. Vorig jaar had het Tweede Kamerlid Rick van der Ploeg (PvdA) daar op aangedrongen bij zijn partijgenoot Willem Vermeend (Financiën). Het CDA-Kamerlid Jacob Reitsma herhaalde onlangs dit pleidooi met het oog op het kerkewerk.

In beginsel moet iemand belasting betalen over zijn verdiensten, of het om vrijwilligerswerk gaat of niet. Voor vrijwilligers zijn de kosten vaak hoger dan de verdiensten. Om te voorkomen dat zowel de vrijwilliger als de fiscus veel tijd verliezen aan het navlooien van bijvoorbeeld telefoonkosten en reiskosten, zijn er normen voor belastingvrije vergoedingen aan vrijwilligers.

De fiscus bemoeit zich niet met situaties waarin de vrijwilliger een vergoeding krijgt van hooguit 25 gulden per dag en niet meer dan 1.200 gulden per jaar. Dat komt overeen met - buiten de vakantietijd - gemiddeld één dag per week werk. De verhoging tot deze bedragen die eerst 20 respectievelijk 1.000 gulden waren gaat met terugwerkende kracht in op 1 januari 1996. De kostenvergoedingen kunnen op basis van deze regeling alleen belastingvrij worden uitbetaald aan mensen die geheel belangeloos voor een non-profitinstelling werken. Voor vrijwilligers bij bedrijven of overheidsdiensten geldt de regeling niet.

In de belastingvrije vergoeding mogen de autokosten worden verdisconteerd. Daarbij mag de werkelijke kilometerprijs worden vergoed, terwijl voor alle andere situaties een wettelijk maximum van 60 cent per kilometer geldt. Als de vrijwilliger buiten de norm voor de belastingvrije kostenvergoeding valt, is het een zaak tussen de inspecteur en de vrijwilliger in hoeverre het ontvangen bedrag wordt belast.

De instelling moet de inspecteur een opgave van de uitbetaalde vergoedingen geven; in de meeste gevallen komt het overigens niet tot belastingheffing. Voor de betrokken instelling wordt de zaak pas lastig als de vrijwilliger doorgaans twee of meer dagen per week werkt tegen een bruto inkomen van minimaal tweederde van het minimumloon.

In dat geval geldt de vrijwilliger namelijk als een gewone werknemer en moet hij dus in de loonboekhouding worden opgenomen. De instelling moet dan loonbelasting en sociale verzekeringspremies afdragen.