Kantoor aan de keukentafel

Het gemak dat de mens dient gaat steeds vaker door de voordeur. De SRV-man komt langs met delicatessen, bedrijven leveren een grote verscheidenheid aan goederen aan huis af.

Wie wil kan zich wekenlang thuis verschansen en toch produktief zijn, in het kantoor aan huis. De 'thuisenaar' woont, werkt en recreëert onder het eigen dak en viert zijn vakantie in andermans huis. Alleen voor het uitlaten van de hond moet hij nog iets verzinnen. Wat heeft een mens nodig om thuis te werken en hoeveel ruimte neemt dat in? Een groot kantoor is plezierig, maar niet strikt noodzakelijk.

Nooit meer de deur uit, het moet de ultieme droom van de echte kantoormens zijn. Want de kantoormens is een binnenzitter, die dagelijks de tijd tussen twee haastige expedities, 's morgens rond achten en 's avonds rond vijven, doorbrengt achter een bureau. Zijn buitenwereld is veilig opgesloten achter het raam, dat vaak uitkijkt op andere ramen met nog meer kantoormensen erachter. Ook al zullen maar weinigen zich graag herkennen in die clichématige kantoormens, toch werkt de techniek er hard aan om zijn droom waar te maken: het kantoor thuis, met alle voorzieningen van een echt modern zakenpaleis. Dat komt goed uit, want de echte kantoormensen vormen maar een kleine minderheid onder de kantoorgebruikers. Voor een groot aantal van hen is een kantoor aan huis een uitkomst, of zelfs noodzaak. Dat maakt dat al die mensen met twee vragen komen te zitten: waar vestig ik mijn kantoor, en wat moet erin.

Over Hans G. Kresse, de tekenaar van de legendarische Eric de Noorman-strips, werd verteld dat hij zijn meesterwerkjes schiep in een kooi van kippegaas op zolder, waaromheen gewoonlijk zijn kinderen krioelden. Zo'n concentratievermogen is jammer genoeg niet iedereen gegeven. Wie een kantoor aan huis begint en niet alleen woont, doet er daarom goed aan veel aandacht te besteden aan rust. Het aloude gezegde 'rust roest' deugt niet. Rust wérkt. Kleine kinderen en andere huisgenoten die regelmatig om aandacht vragen en huishoudelijke beslommeringen kunnen ook het beste thuiskantoor onwerkbaar maken. De serieuze thuiskantoorder met partner of grut trekt zich dus terug op de zolder, in de torenkamer, of desnoods in het verwarmde schuurtje achterin de tuin. Als het maar niet in de woonkamer of slaapkamer is, waar je op onchristelijke tijden je bed uitgegooid kan worden omdat je partner al moet werken, of er niet in kan omdat er nog laat gewerkt moet worden.

Sinds de Sumeriërs een dikke vijfduizend jaar geleden het kantoor uitvonden, is de essentie ervan hetzelfde gebleven: een mens achter een tafel met twee bakjes, gemerkt 'in' en 'uit'. Een kantoor is een fabriek van berichten. Berichten zijn ook de grondstof. De mens is de belangrijkste machine in de fabriek, die binnengekomen berichten verwerkt tot het eindprodukt: een telefoontje, een opdracht, factuur, advies of brief, of een rapport, bijvoorbeeld. Zonder goede faciliteiten om alle soorten berichten binnen te krijgen en te doen uitgaan, kan het kantoor niet bestaan. Daarom vormt communicatieapparatuur de ruggegraat van elk thuiskantoor. De rest van de inventaris hangt vooral af van wat er precies in het kantoor gebeurt, en dat kan van kantoor tot kantoor hemelsbreed verschillen.

Het hart van elk modern thuiskantoor is de PC. Dáár worden ingekomen berichten bewerkt, en uitgaande berichten geproduceerd. Door de snelle technische ontwikkelingen is de PC in feite een wegwerpartikel geworden. Zodra u hem uit de doos haalt is hij al verouderd, u wilt dus over een jaar of twee toch een nieuwe. Voorkom onnodige hoofdbrekens, en koop, als u geen heel speciale eisen aan het apparaat stelt, het meest gangbare, redelijk geprijsde model van een gerenommeerd merk, met al het werkgeheugen (tenminste 8Mb) en al het opslaggeheugen (500Mb of meer) dat u gemakkelijk kunt betalen.

Een CD-Rom drive is een nuttige extra (tenminste double-speed), al is het maar omdat software steeds vaker op CD-Rom geleverd wordt, evenals een niet te dure geluidskaart. Reken voor het geheel op ongeveer vierduizend gulden.

Wie in de grafische sector zit, doet er overigens verstandig aan om een Apple te kopen. Dat doen ze daar nu eenmaal bijna allemaal. Let wel extra goed op de monitor. Een grotere beelddiagonaal en een hogere resolutie (oplossend vermogen, ofwel meer beeldpunten op hetzelfde oppervlak), betekenen op den duur beduidend meer werkplezier en minder vermoeidheid. Laat monitoren altijd demonstreren, ga er een kwartier achter zitten, en let op lijntjes die over het beeld lopen, trillingen en vertekening. Let ook op of het scherm wel de hoogste resolutie weergeeft die het aan moet kunnen, anders weet u nog niks.

Naast de PC heeft u tenminste ook nog een printer nodig, een fax, een modem (voor e-mail bijvoorbeeld) en misschien een kopieerapparaat. En natuurlijk telefoon en antwoordapparaat. Toch past dat allemaal in een kantoortje ter grootte van een keukentafel, terwijl er nog werkruimte overblijft.

Veel ruimte kunt u winnen door een PC van het toren-model te nemen in plaats van een desktop model. De kast van de PC biedt dan meer ruimte, en verdwijnt onder de werktafel, uit het zicht en uit de weg. Alleen de monitor neemt nog plaats op tafel in. Maar u ontkomt niet aan tenminste nog één extra kastje: de printer. Er zijn nog maar twee systemen die in aanmerking komen. Laserprinters en inkjetprinters. De eerste zijn wat duurder in aanschaf, maar toch al verkrijgbaar voor ver onder de duizend gulden, het tweede type levert minder randscherpte en een minder diep zwart. Daar staat tegenover dat inkjets als kleurenprinter leverbaar zijn, en dat de inktcassettes ervoor ook goedkoper zijn dan tonercassettes voor laserprinters.

Een losse fax is niet echt nodig. In plaats daarvan kunt u een fax-modemkaart kopen, die in de PC wordt gemonteerd. Dat heeft, behalve ruimtewinst, twee voordelen: fax-modemkaarten zijn goedkoper dan echte faxen (en een modem heeft u in toch nodig, u faxt dus eigenlijk gratis), en er komt geen papier meer aan te pas. Binnenkomende faxen komen als bestand op de harde schijf te staan, die u op het scherm kunt bekijken en via de printer kunt afdrukken. Uitgaande berichten maakt u simpelweg met uw tekstverwerker. Verzenden gaat net als afdrukken, de ingebouwde fax gedraagt zich alsof het een printer is.

Een nadeel van de faxkaart is dat u alleen bereikbaar bent als de PC aanstaat (en de fax-software geladen is). Voor wie niet veel faxen ontvangt hoeft dat geen bezwaar te zijn. Nog een nadeel is dat je geen papier in een PC kunt stoppen, dus ook niet in een faxkaart. Wie daarom toch een 'normale' fax wil, maar de ruimte daarvoor niet heeft, kan terecht bij een nieuw wonderapparaat: de printers annex fax annex kopieermachine, die onder meer Xerox, Hewlett-Packard en Kenline aanbieden. Ze zijn verbazend klein en goedkoop, maar de kwaliteit is op alle fronten niet echt je dát. Dat heeft minder te maken met technische beperkingen dan met de marketing van de fabrikanten, die eerst nog een boel losse kastjes willen verkopen. Het is er mee als met die mythische eeuwig brandende gloeilamp van Philips, die nooit in produktie werd genomen.

De trots van elk gewoon kantoor is tegelijk de zwakke plek van het thuiskantoor: het kopieerapparaat. Kleine kopieerders zijn duur, traag en echte sta-in-de-wegs. Maar ook daarvoor is een oplossing. Zo'n wonderprinter van daarnet bijvoorbeeld, maar beter is een behoorlijke scanner. Scanners lezen tekst en plaatjes van papier, en zetten ze om in een computerbestand, dat u daarna op het beeldscherm kunt bekijken, en natuurlijk afdrukken.

Heel klein en betaalbaar zijn handscanners. Er zijn er die u als een soort stofzuiger over het papier trekt, maar ook die er zelf overheen rijden. De goedkoopste doen alleen zwart-wit, betere modellen ook kleur, en kom daar eens om bij een kopieermachine! De beste scanners zijn flatbedscanners, die er uitzien als een heel plat kopieerapparaat. Ze zijn er vanaf rond negenhonderd gulden (Primax). Scanners lossen het probleem op dat een PC geen invoer voor papier heeft. Ze maken dan ook een echte fax van een faxkaart: eerst scannen, en faxen maar! En dan is er nog het modem, dat zorgt voor telefoonverbindingen met andere computers, rechtstreeks of via het internet. Een onmisbaar ding, al was het maar vanwege de e-mail. E-mail is meer dan berichtjes sturen alleen. U kunt hele rapporten, fotobestanden en wat niet al meer aan een berichtje hechten en meesturen. Nu steeds meer opdrachtgevers een e-mail-account bezitten wordt dat interessant: post komt onmiddellijk en gegarandeerd ongekreukt aan, voor de prijs van een paar telefoontikken. Koop een modem met een snelheid van 28K8, momenteel de standaard. Ze zijn er als insteekkaart en als los kastje. Het laatste type is alleen interessant voor mensen die geen ruimte in hun computer meer hebben, of die houden van de twinkelende led-jes op zo'n modemkastje.

Het allernieuwste tovertoestel op dit gebied komt binnenkort in de handel: de Philips P100. Het is een luxe telefoon met uitschuifbaar toetsenbordje, een plat beeldscherm, en een geheugen van een halve megabyte, die geschikt is voor het werken met allerlei on-line diensten (videotex-achtige dingen), maar ook voor e-mail. Wie alleen maar wil e-mailen, en wil afzien van de gelikte grafische interfaces van Apple en Windows, kan dit apparaat gebruiken in plaats van een modem. Er zit een printeraansluiting aan, dus post afdrukken kan ook. Nooit meer de deur uit, het is bijna waar. En over een paar jaar helemaal. Dan wordt videoconferencing betaalbaar. Een klein cameraatje op de monitor, een luidspreker ernaast en een scannertje erbij voor papier, en hup, u overlegt van achter uw bureau met wie dan ook, waar ook ter wereld via de telefoon, waarbij u elkaar live kunt zien, en tegelijk aan dezelfde teksten kunt werken. Alleen, maar niet eenzaam.

    • Rik Smits