Wissel-werken in de toekomst: van Flexiplek tot Hotdesk; Het klapstoelkantoor

Met de komst van de fax, de computer en de draagbare telefoon is in principe iedere plaats geschikt om te werken. De mobiele werknemer tikt thuis, vergadert op het strand en tekent contracten op de skipiste. En de kantoren worden aangepast: veel knusse zithoekjes voor het broodnodige contact, en geen bureau meer te bekennen. Je werkplek is voortaan niet meer wie, maar waar je bent.

In talloze een- of tweepersoonskamers in traditionele kantoren brandt het licht en hangt er een jas, maar de bewoner is elders: aan het vergaderen, aan het kletsen ('informeel overleg') bij de buurman of de koffie-automaat, in het archief of de kantine of de bibliotheek. Of met vakantie, of atv, of ziek, of op cursus, of bij klanten, of met ouderschapsverlof, of onderweg, of in een hotel opzakenreis, of thuis aan het werk. Het gevolg is dat de individuele werkplek gemiddeld zeventig procent van de tijd onbenut blijft. In uren gerekend: een werkplek is 2.530 uur per jaar beschikbaar, maar wordt slechts 800 uur per jaar daadwerkelijk gebruikt.

In alle westerse landen is de aard van het kantoor aan het veranderen: zowel het werk als de fysieke plek zelf. Door nieuwe technologie als fax, computer, semafoons, draagbare (auto)telefoons en berichtenservices als 'voice-mail' van de PTT zijn werknemers mobieler en kunnen hun bedrijven met minder ruimte toe. 'Your office is where you are', is een veelgehoorde samenvatting - en dat kan ook het strand, de skipiste of de tuin zijn.

Zoals gastarbeiders soms in een pension met z'n drieën in ploegendienst één bed beslapen, zo is er voor hoog opgeleide witteboordwerkers desk sharing, oftewel werkplekdeling. Werkgevers, voor wie huisvesting na personeel de hoogste kostenpost is, zoeken met hun corporate real estate managers en facility consultants (adviseurs die over bouw, gebruik en inrichting adviseren) naar manieren om het aantal vierkante meters omlaag te brengen. Het tijdschrift The Economist meldde onlangs dat er bedrijven zijn die zelfs overwegen om pasjes te verstrekken die alleen op bepaalde dagen van de week toegang tot de werkplek geven. Als je al op je werk màg komen dan heb je geen vast bureau meer, maar schuif je aan een hot desk, een wisselwerkplek of flexiplek of als het tegen zit aan een touchdown desk.

Deze veranderingen in de werkomgeving treffen miljoenen mensen. Van de Nederlandse beroepsbevolking van 5,8 miljoen mensen werken er bijna 3 miljoen op kantoor. Hoe ziet het kantoor van de toekomst er uit? Waar staat het, en hoe komen we er? Welke voorzieningen hebben we er tot onze beschikking? Maar ook: voelen we ons nog wel prettig als we 's ochtends binnenkomen en geen vertrouwde eigen plek hebben, tegenover die geliefde dan wel gehate collega? Komen we onze collega's eigenlijk nog wel eens tegen, waar zit de directeur vandaag? En: waar laten we de onverwoestbare citroengeranium, de kindertekening en het familieportret?

Slagorde

Het oudste bekende kantoorgebouw is waarschijnlijk de Uffizi, nu een museum, dat in de zestiende eeuw in Florence werd gebouwd, met lange gangen en kleine kamers aan weerszijden. In Nederland is dit 'cellenkantoor' van meet af aan de norm geweest. Smalend omschreef de Amerikaanse architect Louis Sullivan in 1896 deze indeling als “een onbepaald aantal op elkaar gestapelde verdiepingen, de ene verdieping als de andere, het ene kantoor als het andere, ieder kantoor als een cel in een bijenkorf”. In Amerika was het 'open plan' veel gebruikelijker, waarvoor Frank Lloyd Wrights Larkin Building (1904) het eerste voorbeeld was. Op grote vlaktes die aan fabriekshallen of schoolklassen doen denken werden de bureaus van de werknemers in slagorde opgesteld onder het toeziende oog van de chef. Die indeling stond model voor de beroemde wolkenkrabbers van New York en Chicago en was nog steeds van kracht toen Wright in 1937-'39 zijn gebouw voor Johnson Wax ontwierp.

In de jaren zestig deed vanuit Duitsland de kantoortuin, oftewel het 'Bürolandschaft' zijn intrede in Nederland. Het was de tijd van democratisering en inspraak en nivellering en in zo'n kantoortuin was de communicatie gemakkelijk en onhiërarchisch. Helaas bleken er onoverkomelijke bezwaren aan te kleven, zoals het regelen van het klimaat, geluidsoverlast en het gebrek aan privacy. Een van de weinige experimenten uit de jaren zeventig die nog goed functioneren is Herman Hertzbergers gebouw voor Centraal Beheer in Apeldoorn. Dat was dan ook geen kantoortuin maar een 'teamkantoor', waarbij groepen van hooguit zestien mensen een eigen gebied hadden. Toch heeft dit gebouw geen navolging gekregen. Vermoedelijk, zegt de architect, is het in de val van de kantoortuin meegesleept.

Nu is er het 'cocon-kantoor', een samenvoeging van communicatie en concentratie. In de inrichting wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen plekken waar je geconcentreerd werkt, veelal kleine kamers met computer en telefoon, en een open middengebied waar je met anderen spreekt, inclusief een koffiehoekje en spreek- en vergaderkamers.

De voorlopers staan in andere landen, bijvoorbeeld het Finse schoonmaakbedrijf SOL dat in een voormalige filmstudio aan de rand van Helsinki is gevestigd. De medewerkers beschikken over telefoon, fax, pc en modem en kunnen gaan en komen wanneer ze willen; het kantoor is 24 uur per dag toegankelijk. Voor tachtig medewerkers zijn er niet meer dan twintig werkplekken. Het is er heel huiselijk ingericht, met gemakkelijke sofa's en fauteuils, een biljart dat mèt blad een bureau wordt, een rotan zithoekje en eikenhouten vergadertafels. Het hoofdkantoor van de luchtvaartmaatschappij SAS in Stockholm doet het anders. Daar loopt een brede, 165 meter lange binnenstraat doorheen met allerlei collectieve voorzieningen zoals een sporthal, een restaurant, een kapper, en diverse winkels. De straat verbindt tevens de vijf afzonderlijke vleugels; daar staan de werkplekken rondom een driehoekig middengebied gegroepeerd.

Verspilling

De huisvesting van de overheid, de grootste gebruiker van kantoorruimte in Nederland, is in handen van de Rijksgebouwendienst (RGD). Een jaar of vier geleden merkte directeur Fred Boeré van de afdeling Vastgoedbeheer bij de RGD in Haarlem dat er voortdurend veel kamers leeg stonden, terwijl er juist voor gezamenlijke activiteiten te weinig plek was. “Een gigantische verspilling. Ik ben in Scandinavië gaan kijken en zag dat wij met minder ruimte toe kunnen dan waar we volgens de overheidsnorm recht op hebben. Sindsdien ben ik voortdurend als een handelsreiziger met mijn slee met dia's onderweg om uit te leggen hoe het cocon-kantoor en het systeem van wisselwerkplekken werkt. En dát het werkt.”

De RGD heeft nu drie experimenten lopen. Het 'satelliet-kantoor' in Arnhem en het 'hotel-kantoor' in Den Haag, die allebei in bestaande gebouwen worden ingebouwd, zullen medio dit jaar gereed zijn. Het eerste is een 'regionaal ontmoetingscentrum' waar een tiental overheidsdiensten werkplekken en vergaderruimte hebben gehuurd; ambtenaren die in de buurt zijn kunnen er neerstrijken om contact te maken met hun organisatie. In het hotelkantoor, dat in het negentiende-eeuwse Algemeen Rijksarchief is ondergebracht, huur je geen afgebakende werkplek, maar het recht om bij de office manager voor enige tijd - een dagdeel tot en met enkele maanden - alle faciliteiten te gebruiken, waaronder werkcoupés, een leeshoek en afgescheiden ruimtes waar groepen gedurende langere tijd intensief aan één project kunnen werken.

Tot slot is er het 'dynamische' kantoor, waarvan de eerste exponent nu wordt gebouwd aan het station van Haarlem, naar ontwerp van architect Rudy Uytenhaak. “Het archief is half verzonken in de begane grond tegenover de blinde muur aan de noordkant van het station, met een passage onderdoor naar de treinen. Binnen loopt de ruimte stapsgewijs omhoog als een sawa-landschap, de zogenaamde 'multi-zones', met schuin daardoorheen een serie lichthoven met trappen erin. Daardoor ontstaat er een verscheidenheid aan ruimtes en komt er daglicht in het hart van het gebouw, dat uitzonderlijk diep is. Om overstraling vanuit de ramen op de beeldschermen te voorkomen heb ik betonnen lamellen voor de gevels gemaakt als een soort permanente luxaflex.” Het ministerie van VROM stelde als eis aan het ontwerp, dat het gebouw tot een 'gewoon' kantoor kon worden teruggebouwd als de RGD eruit zou gaan. Er komen twintig 'satelliet'-werkplekken, waarvan tien voor VROM, vijf voor Verkeer & Waterstaat en vijf voor andere overheidsdiensten, waaronder de Algemene Rekenkamer.

In dit gebouw, dat voorjaar '97 klaar moet zijn, komen zes diensten van het ministerie van VROM, waar ook de RGD onder valt. Sinds november '94 oefent de RGD alvast met een proefopstelling op Boeré's eigen afdeling, waar twintig procent van de medewerkers één of twee dagen per week buiten het kantoor werkt. “Voor 240 medewerkers komen er straks 160 tot 170 werkplekken”, vertelt Boeré. “Niemand heeft er een eigen bureau meer. Het enige privé-bezit is een trolley, een soort ladenblok op wielen, dat je bij de balie van je afdeling ophaalt en naar de plek rijdt waar je gaat zitten.”

In de proefopstelling zijn er drie soorten werkplekken: de kleine glazen werkcoupés van vijf vierkante meter, de tweepersoonskamers van zestien vierkante meter en het half open middengebied, waar ook losse archiefkasten en een spreekkamer in een glazen doos staan . Op alle electronische werkplekken komen 'docks', of 'docking stations', een soort brievenbus waar je je draagbare pc in kunt klikken en op een groot scherm kunt werken.

Als deel van de proef ontwikkelt meubelfabrikant Gispen nieuw kantoormeubilair, bijvoorbeeld bureaus die met een eenvoudige hendel omhoog en omlaag kunnen worden gedraaid. Inmiddels is ook al het derde model trolley in gebruik. Het design-meubilair, vooral het helgroene ronde koffiezitje met schuine bijzettafels, is opmerkelijk wuft; het vooruitstrevende karakter van deze omgeving mag niemand ontgaan. “We bezetten weliswaar tachtig procent van het gebruikelijke aantal vierkante meters, maar we hebben bedongen dat we honderd procent van het inrichtingsbudget krijgen,” zegt Boeré. “Mensen leveren een eigen plek in, dat moet de rest er zo goed en mooi mogelijk uit zien.”

Het kantoor-nieuwe stijl kan in bestaande panden worden ingebouwd, maar bedrijven gaan grotere verdiepingen vragen om de indeling flexibeler te maken. John Suyker, real estate manager van Tandem Computers: “Onze criteria zijn de afgelopen paar jaar veranderd. We hebben behoefte aan grotere oppervlaktes waar je een grote variëteit aan plekken en sferen kunt creëren. Het smalle stramien van Nederlandse kantoren - twee cellenstroken van 5 meter 40 breed en een gang van 1 meter 80 - voldoet niet meer. Bij locatie-onderzoek valt dit standaardkantoor voor ons dan ook af, zelfs al zijn de prijs en de locatie verder goed.”

Naarmate er meer bedrijven zo stellig worden in hun keuzes, zal de architectuur van kantoren ingrijpender veranderen. Het gebouw van Uytenhaak aan het Kennemerlandplein is al uitzonderlijk: het krijgt een diepte van 25 meter, liefst het dubbele van wat gebruikelijk is in Nederland.

Volgens de aanhangers van de nieuwe kantoorleer zal deze werkzijze zowel de mobiliteit als de milieuvervuiling helpen terugdringen, maar dat is nog de vraag. In Amerika verplicht de Clean Air Act uit 1990 bedrijven met meer dan honderd werknemers het aantal kilometers dat hun medewerkers maken, terug te dringen; dit is een extra aansporing om kleinere kantoren op verspreide locaties te vestigen. In Nederland bevordert de overheid al de vestiging van kantoren bij knooppunten van openbaar vervoer, maar prof. dr. ir. A. van Wagenberg, hoogleraar facility management aan de TU Eindhoven, wijst erop dat juist de mobiele werknemers die vaak van huis naar klant naar kantoor reizen en weer terug, dat veelal met de auto doen. Een rapport uit 1994 over de toekomst van kantoren bevestigt dat de voorkeur nog altijd uitgaat naar perifere locaties aan de snelweg.

Cultuur en noodzaak

De hot desk, de flexiplek, de wisselwerkplek - allemaal raken ze aan de wortel van onze verhouding tot ons werk. Veel mensen vinden het gemis aan een eigen plek verontrustend, alsof de werkgever wil zeggen: voor jou tien anderen. Of ze ervaren het als een reflectie op hun status; sommigen vinden het statusverlagend voor het bedrijf als de directeur geen eigen, representatieve kamer heeft. Fred Boeré is er lakoniek over: “Het is als directeur toch niet te verkopen dat je een riante kamer van 24 vierkante meter hebt waar je maar een paar uur per dag zit? Dit bevalt mij prima, zolang de mensen mij weten te vinden en als er maar genoeg plek is voor een vertrouwelijk gesprek. Het is 'management by working around'.”

Op verzoek van de RGD heeft prof. Van Wagenberg de bevindingen van het personeel onderzocht. Uit de tweede 'meting', die net klaar is, blijkt dat het personeel bijna net zo tevreden is met de proefopstelling als met de vorige, vertrouwde indeling - tevreden genoeg om die straks permanent te maken in het nieuwe gebouw van Uytenhaak. “Het open karakter en de verscheidenheid aan plekken blijken inderdaad het contact onderling te bevorderen”, zeg Van Wagenberg. “De kritiek is vooral praktisch: in de werkcoupés is nog geluidsoverlast en de apparatuur, zoals telefoons en computers, moet soepel werken. Anders loopt de irritatie snel op.”

Het lukt alleen om het personeel te enthousiasmeren, vindt Fred Boeré, als het management er zelf helemaal achter staat. Volgens John Suyker van Tandem is er ook een minimum aan voorbereidingstijd: zes, en liefst negen maanden. “Cultuur speelt een rol, maar ook noodzaak. Twee jaar geleden hebben we onze vestiging in München willen veranderen, maar het ging te snel: het is stukgelopen op het verzet van het personeel.” Een leerzaam incident, dat wel, maar desk sharing is al ingevoerd in Tandems 25 'Business Centers' in Amerika, twee in Engeland, twee in Parijs en twee in Duitsland. Die in de VS zijn al één vijfde kleiner dan het standaardkantoor, die in Engeland zelfs een derde: “Daar accepteert met non-territoriale werkplekken gemakkelijker dan bijvoorbeeld in Duitsland.” Nederland is er nu 'rijp' voor, zegt Suyker. “Binnen drie jaar tijd hebben 45 procent van onze huisvesting kunnen afstoten.” En van het personeel? “Twaalf procent.”

B. Vos is international account manager bij IBM, waar hij alle contacten onderhoudt met ruimtevaartorganisaties. Officieel is hij verbonden aan het IBM-kantoor in Zoetermeer, daar heeft hij ook een secretaresse en een verrijdbare kast ('mijn hond'), maar hij is daar niet vaker dan twee keer een halve dag in de week. Tot een jaar geleden had hij een vaste plek, maar daar is een flexiplek voor in de plaats gekomen: een plank met schotten aan weerskanten, intern ook wel spottend 'afwerkplek' genoemd. Vos: “Bij de invoering van de flexiplekken kregen we dure notebook-computers en een mobiele zak- en autotelefoon. Het nadeel is dat je dat ding altijd bij je moet hebben. Bovendien duurt het langer voordat ik daarmee op de computer van het bedrijf ben aangesloten, want die notebook moet eerst geïnstalleerd en een aantal electronische sluizen passeren. Thuis heb ik in feite betere voorzieningen.”

Zelf vond hij het geen verlies. “Het sympathieke van IBM is dat je op je resultaat wordt afgerekend en niet op je aanwezigheid: ook de managers kunnen zich niet achter hun kamer en hun plant verschuiven.” Over het doel van de flexiplek maakt hij zich geen illusies: “Dit is verkocht als 'teamgeest' en een 'projectmatige aanpak', maar het is natuurlijk vooral een besparing op de huisvesting.” Overigens zijn de managers in Amerika al sinds eind jaren tachtig aan de flexiplek, maar hun evenknieën in Nederland hebben nog eigen kamers. Toch bespaart IBM Nederland nu 6,2 miljoen jaarlijks op de huisvestingskosten.

Leegstand

Toe nu toe is er, zeker voor de meeste internationale bedrijven, niet zo veel noodzaak geweest om op de kantoren te bezuinigen, laat staan in een nieuwe systematiek te investeren. Samen met België heeft Nederland immers de laagste huisvestingskosten van Europa: acht- à negenduizend dollar per werknemer, tegenover vijftienduizend in Engeland en twintigduizend in Frankrijk. Maar het nieuwe kantoorconcept begint wortel te schieten: naast de al genoemde Tandem, IBM en enkele overheidsinstanties - inclusief de Politie Limburg Zuid - is het geheel of gedeeltelijk ingevoerd bij ING, Veldhoen Facility Consultants uit Maastricht en het nieuwe gebouw van architect Wim Quist voor NV Schiphol. Voor het eerst is er vorig jaar ook een aantal seminars gehouden over het kantoor van de toekomst. In ruim een jaar tijd hebben ruim driehonderd bedrijven en overheidsinstanties een bezoek aan de proefopstelling bij de RGD gebracht, uit Nederland maar ook uit België, Engeland en Amerika.

De ervaring in de VS wijst uit, dat bedrijven met 'alternative officing' op het aantal vierkante meters inderdaad besparen, maar juist meer kwijt zijn aan de hoogwaardige inrichting van het kleinere aantal werkplekken. Voor facility consultants en real estate managers breken er dan ook gouden tijden aan; IBM bijvoorbeeld, heeft zijn huisvestingsproblematiek uitbesteed aan een apart bureau, Johnson Controls Integrated Facility Management. En in Amerika afficheren architecten en interieurontwerpers zich steeds vaker als business strategists.

Maar voor de Nederlandse kantorenmarkt, althans voor de geijkte middelmaat, ziet het er somber uit. Volgens het rapport 'Toekomst van de kantorenmarkt 1994-2015' voldoen die gebouwen niet aan de eisen van kleine en middelgrote ondernemingen - terwijl juist daar groei in zit. Volgens het rapport zal zelfs één derde van de toekomstige vraag komen van bedrijven met minder dan twintig werknemers. Er zijn voorspellingen dat Nederland op den duur toe zal kunnen met de helft van de huidige 37 miljoen vierkante meter kantoorruimte. Nu al staat tien procent daarvan leeg, en volgens adviesbureau Twijnstra Gudde - dat binnenkort ook een verdieping gaat inrichten met teamgebieden, stilteruimtes, een videowand en een electronisch mededelingenbord - zal dat dit jaar nog veertien procent worden en kort na de eeuwwisseling wellicht 25 procent. Projectontwikkelaars zijn al opgehouden met bouwen zonder de zekerheid dat er een huurder is, en er wordt gezocht naar manieren om kantoren een andere functie te geven. Zo onderzoekt de Rijksgebouwendienst de mogelijkheid om het gebouw van OCW in Rijswijk, dat straks leeg komt als het ministerie naar het centrum van Den Haag verhuist, tot woningen om te bouwen.

Nomaden

In het onlangs verschenen boek Kantoren bestaan niet meer geven facility consultants Erik Veldhoen en Bart Piepers hoog op van de voordelen van het kantoor van de toekomst. Eén daarvan zou zijn dat de mobiele werknemer veel beter werk en privé op elkaar kan afstemmen. Maar het is net zo goed denkbaar dat sommigen onzeker worden van die onduidelijkheid, of zich in het nauw gebracht voelen door de vermenging van werk en privéleven. Een verslag schrijven terwijl op de achtergrond de baby huilt, is moeilijk. Meubelfabrikant Vitra, die ruim twee jaar geleden in zijn bedrijfsmuseum een tentoonstelling hierover organiseerde onder de titel 'Citizen Office', drukte in zijn brochure een foto af van een man in een urinoir met een mobiele telefoon aan zijn oor. Bereikbaar tot op de plee: de nachtmerrie van de mobiele werknemer, die niet voor niets vaak als een nomade wordt omschreven.

Ook flexiwerkers zullen hun non-territoriale werkplek een persoonlijk tintje willen geven. In zijn onlangs verschenen toekomstvisie, het boek Road Ahead beschrijft directeur Bill Gates van Microsoft hoe dat eruit zou kunnen zien. “Voor een deel van de dag laten de white-board walls (een groot vlak scherm dat als een prikbord aan de muur hangt, red.) de kalender, familiekiekjes en favoriete strips zien; later tonen ze de persoonlijke foto's of kunstreprodukties van een andere werknemer. Waar een medewerker zich ook aanlogt, zijn vertrouwde kantooromgeving komt hem achterna, met dank aan digitale white-boards en de electronische snelweg.” De citroengeranium gaat virtueel.

Zal het kantoor van de toekomst zo veel verder inkrimpen dat het uiteindelijk helemaal verdwijnt? Toch niet, zeggen de betrokkenen, tenslotte is het eigen huis gewoon één van de wisselwerkplekken. Tandem ontmoedigt het thuiswerken; na een jaar merkte men in Amerika dat de werknemers het contact met elkaar begonnen te verliezen. En dat is slecht voor de bedrijfresultaten. Prof. Van Wagenberg: “Het telewerken heeft een terugslag beleefd. Niet alleen blijkt het technologisch ingewikkelder te zijn dan we dachten, bijvoorbeeld bij het beveiligen van gegevens, maar bovendien gaan de meeste mensen toch hun collega's en de stimulansen missen. Wel moeten werknemers steeds actiever worden in het onderhouden van contacten met collega's.” Bedrijven proberen het zo te regelen, dat afdelingen één vaste kantoordag in de week hebben. Dat heeft dan weer tot gevolg, dat het kantoor die dag te klein is. Daarvoor heeft IBM als noodoplossing de touchdown desk, een soort werkblad langs de kant maar wel met een telefoon en een computeraansluiting.

Architect Herman Hertzberger oppert een heel andere reden waarom het kantoor nooit ten gunste van telewerken zal verdwijnen: de vrouwenemancipatie. “Dacht je dat vrouwen die nu eindelijk zelfstandige beroepen uitoefenen en sociale contacten buiten de deur hebben, zich weer naar huis laten sturen? Terwijl hun man óók thuis zit te werken? Dan is het toch weer: 'Waar blijft de koffie?”

    • Tracy Metz