Het traditionele kantoor heeft z'n langste tijd gehad

Deeltijdarbeid, 'flexiwerkers' en voortschrijdende technologie zorgen er voor dat in het doorsnee kantoor gemiddeld slechts 30 procent van de bureaus in gebruik is. Efficiënter gebruik van de ruimte kan werkgevers veel geld besparen. Nederland staat een kantoorrevolutie te wachten.

AMSTERDAM, 11 DEC. Het kantoor van het Amersfoortse management-adviesbureau Twijnstra Gudde ziet er nu nog uit als zoveel kantoren in Nederland: een cocoon-office, waar de werknemers keurig twee aan twee in een kamer zitten, de koffie-automaat en het kopieerapparaat op de gang staan en hier en daar een vergaderzaaltje is ingericht. Ideaal is de situatie niet: wie geconcentreerd aan een rapport wil werken, moet maar hopen dat zijn kamergenoot niet net een reeks telefoontjes wil plegen en wie veel moet overleggen moet telkens zijn kamer uit om collega's te spreken. Daar komt nog eens bij dat de meeste consultants hun dagen bij klanten doorbrengen en de bezettingsgraad dus minimaal is.

Binnenkort ondergaat het kantoor van Twijnstra Gudde een gedaanteverwisseling. De vijfde verdieping wordt omgebouwd tot 'kantoor nieuwe stijl': de werkkamers verdwijnen en de ruimte wordt verdeeld in teamgebieden (waar consultants kunnen werken aan een project), stilteruimtes, een 'koffiecorner' en een 'sociale' ruimte, met zitjes, een videowall en een elektronisch mededelingenbord. Grote vergaderruimtes, die doorgaans slecht benut worden, verdwijnen: grote groepen die willen overleggen moeten naar een andere verdieping. Van de 120 werknemers op de verdieping heeft 70 procent straks geen eigen bureau meer: als zij op het hoofdkantoor werken, moeten ze een plaatsje zoeken in een van de verschillende ruimtes, afhankelijk van wat ze die dag doen. Voordeel is dat Twijnstra Gudde, dat een forse groei doormaakt, straks 30 procent meer werknemers kan huisvesten zonder extra kantoorruimte te hoeven huren.

De kantoorrevolutie gaat niet zonder slag of stoot, volgens Janet Vollebregt en Paul Roomer, consultants van Twijnstra Gudde en verantwoordelijk voor de veranderingen. “Niet-rokers die hun kamer altijd hebben gedeeld met gelijkgezinden stuiten opeens op rokers in de nabijheid van hun werkplek, er wordt gemord over eigen kastruimte, er komen vragen over het dagelijks wisselende telefoonnummer en last but not least klagen sommigen dat ze de foto's van dierbare huisgenoten die altijd op hun bureau hebben gestaan plotseling moeten meesjouwen van de ene werkplek naar de andere.” Een centrale documentatieruimte, een nieuwe telefooncentrale en de mogelijkheid om tot 4 uur 's nachts een werkplek te reserveren voor de volgende werkdag - waarna een speciale werknemer de persoonlijke bezittingen van de betreffende persoon overbrengt - moeten de meeste problemen verhelpen. Roomer: “Een extra arbeidskracht aannemen is nog altijd goedkoper dan extra kantoorruimte huren, met alle bijbehorende kosten van nieuw meubilair, onderhoud en verwarming.”

Het kantoor-oude-stijl heeft zijn langste tijd gehad, betogen de consultants van Twijnstra Gudde. Waarom moet iedereen een kamer hebben als in veel bedrijven - door ATV, deeltijdwerk, zakenreizen, vakanties, thuiswerk, de inzet van flexiwerkers en de voortschrijdende informatietechnologie - gemiddeld slechts 30 procent van de werkplekken bezet is? Waarom worden werknemers afgezonderd in aparte kamers als samenwerken de trend is? Het 'statische' kantoor loopt achter bij de dynamiek van het moderne bedrijf, aldus Vollebregt en Roomer. De huisvesting sluit veelal niet meer aan bij wat er in het bedrijf gebeurt. “Als de directeur drie van de vijf dagen niet op kantoor is, is het onzin om hem de mooiste kamer te geven. De secretaresse daarentegen, die altijd op dezelfde plek zit, dient een ideale plaats te hebben.”

Telt Nederland nog maar een handvol organisaties die zijn overgeschakeld op het kantoor-nieuwe-stijl, in Groot-Brittannië en de Verenigde Staten is men veel verder. Vollebregt: “Dat hangt nauw samen met de grondprijs, die in die landen veel hoger ligt dan in Nederland. Daardoor is de druk om elke vierkante meter goed te gebruiken in Groot-Brittannië en de VS veel groter dan hier.” Bepalen vastgoedkosten in Nederland 20 tot 25 procent van de kosten van een werkplek (verwarming, meubilair, stroom etc.), in Groot-Brittannië is dat 50 procent.

Toch neemt ook in Nederland de druk om kantoorruimte beter te gebruiken toe, zij het om een heel andere reden. Roomer: “De loonkosten zijn hier zo hoog dat bedrijven steeds meer gaan letten op arbeidsproduktiviteit. En die ligt nu eenmaal hoger als je werknemers de gelegenheid biedt om in een stilteruimte te werken aan een rapport zonder kwetterende collega's om zich heen, en als je goede overlegruimtes creëert.”

Elk bedrijf is in principe geschikt voor een 'kantoorrevolutie', aldus de consultants van Twijnstra Gudde, terwijl ook universiteiten en zelfs ziekenhuizen belangstelling tonen. Om na te gaan welke werkplekindeling het beste bij een bedrijf past, gebruikt het adviesbureau een speciale meetmethode, waarbij twee weken lang elk uur een ronde wordt gemaakt langs de bureaus en wordt genoteerd wat er op dat moment op die plek gebeurt. Roomer: “Op ons kantoor zijn 's maandags meer mensen aanwezig dan op andere dagen. Dat betekent dat je 'overruimte' moet creëren. Voor de gemiddeld veertig mensen die aanwezig zijn, hebben we daarom tachtig bureaus. Dat heeft ook het voordeel dat mensen keuze hebben in hun werkplek.”

Projectontwikkelaars hoeven zich nog geen acute zorgen te maken dat er nu geen kantoorruimte meer nodig is in Nederland, aldus Vollebregt. “Maar ze zouden kantoren wel beter kunnen laten aansluiten op de wensen van het bedrijfsleven. Dus geen betonnen scheidingswanden meer en niet te diepe gebouwen waar het daglicht moeilijk doordringt. Maar mocht de kantoorrevolutie ooit slagen, dan kunnen ze wel even stoppen met bouwen.”