Bedrijven kunnen massa papier fors inkrimpen

Ondanks de wijdverbreide toepassing van computers hebben bedrijven en instellingen nog grote archieven die uitpuilen van het papier. Dat kost geld, maar er zijn mogelijkheden die papiermassa terug te dringen.

GROUW, 26 OKT. Kees Smit, directeur van Anke-archief, opslag en beheer, begrijpt wel waarom nog niet ieder bedrijf zijn archief de deur uit heeft gedaan. “Er is de emotionele drempel om de was de deur uit te doen.” Maar hij vindt dat je een dief bent van je eigen portemonnee als je je archief in eigen beheer houdt. Smit: “Je kunt archieven onderverdelen in drie soorten: Om te beginnen heb je het actieve archief, zoals recente facturen, dan het slapend archief dat twee tot drie jaar oud is, en ten slotte alles wat ouder is. Dat laatste is in beginsel dood archief. Maar je bent wel wettelijk verplicht alles tien jaar te bewaren.”

Smit vindt het onzin om met name dat dode archief al die jaren in je dure kantoor te laten staan.

Drie jaar geleden wilde Smit, toen 40 jaar, eens wat anders. Hij had in tien jaar een succesvolle uitgeverij van schoolboeken op poten gezet, Uitgeverij De Kangoeroe, en die heeft hij, op het hoogtepunt van de business na zo'n 300 titels van de hand gedaan. Smit: “Er zat alweer een enorme veranderingsgolf in het middelbaar beroepsonderwijs aan te komen en iedereen ging zitten afwachten.” Ook de nieuwe basisvorming zou de uitgevers dwingen tot grote investeringen. Hij zag een fusiegolf aankomen waaraan waarschijnlijk niet te ontkomen viel. Ook het aantal leerlingen liep terug. Hij besloot ermee te stoppen op zijn eigen voorwaarden. Een gevolg was wel dat hij in Grouw van de ene dag op de andere opgescheept zat met een nieuw, maar vooral erg leeg magazijn van 700 vierkante meter. Smit:“Je kan zo'n hal dan wel volstouwen met boten, maar wat dan...”

Hij kwam op het idee van de archieven. “Kijk naar de trend van bedrijven die terugwillen naar hun core-business, kijk naar tele-werken en bureau-sharing.” De scherpe concurrentie dwingt ondernemers ertoe allerlei functies die sinds jaar en dag bij hun bedrijf horen nog eens nader onder de loep te nemen. Expeditie, bewaking en de bedrijfskantine zijn vaak al uitbesteed, en hetzelfe kan volgens Smit heel goed met de zorg voor het archief.

Hij maakt een snelle rekensom: “Neem 200 dozen, formaat A4. Die kunnen in twee stalen kasten van 500 gulden per stuk op één vierkante meter. Een beetje kantoor doet aan huur een prijs van 200 tot 700 gulden per vierkante meter. Neem daarvan als gemiddelde 500 gulden. Over een periode van tien jaar kost dat dus 10 x 500 plus 1.000 is 6.000 gulden. Maar hier, in Grouw, kost het je voor diezelfde tien jaar 910 gulden, inclusief in- en uitslag. Dat is de basis, puur het opslaan.”

Dan praat hij over 200 dozen en één vierkante meter. Wordt het meer, dan komt er echt ruimte vrij in je kantoor of bedrijf. Dan kan het interessant worden om naar een kleiner, en dus goedkoper, kantoor op zoek te gaan, want het personeel is met al die computers ook veel uithuiziger geworden.

Smit: “Het scheelt ook veel kostbaar heen- en weergeloop van je personeel als het archief de deur uit is, en wat dacht je van het vruchteloos zoeken door foute archivering. Wat kost dat niet?” Het is volgens Smit natuurlijk in hun eigen belang als bedrijven het archief op orde hebben. Daar komt het aspect van de service om de hoek kijken. “Als ze geen tijd hebben, doen wij dat voor ze. Het komt voor dat bedrijven zich eigenlijk een beetje generen voor de puinhoop die ze hun archief noemen.”

Omdat archieven afgeschermd moeten blijven van concurrenten en kwaadwillenden, heeft Smit een naar zijn zeggen sluitend systeem bedacht. Niemand, behalve de klant zelf, weet wat hij de deur uit doet, en Smit geeft daarover geen informatie aan derden. “Houd het maar op bedrijven en instellingen.” De dozen worden op pallets in stellingen gezet, genummerd en met behulp van de computer geadministreerd. Als de klant iets wil inzien, kan dat snel voor hem worden opgezocht. Maar niemand wordt toegelaten in het magazijn. Drie parttime krachten kunnen per week zeven etmalen van 24 uur de gevraagde documenten opzoeken. Alle communicatie met de klant loopt per fax, met een geheim identificatienummer. De opgevraagde stukken kunnen ook binnen enkele uren per bode worden terugbezorgd als het om een fors pakket gaat. Dat wordt precies bijgehouden. Smit: “Bijkomend voordeel is dat je je klant na verloop van tijd even kunt vragen wanneer het weer terugkomt. Dan houd je overzicht.”

En de stukken worden dan ook weer op de goede plaats opgeborgen. Smit: “Een bedrijf kan fors besparen op de vaste kosten van een archiefbeheerder.”

Wie in Grouw zelf in de stukken wil grasduinen, kan dat doen in een apart kantoor. Smit: “Bij een jubileum wil men nog wel eens wat oudere dingen uitzoeken. En als een bedrijf verwikkeld raakt in een rechtszaak, is er ook extra werk aan de winkel. Dan moet alles in originele vorm op tafel komen. Soms komt hier een accountant langs met een verlanglijstje van 500 items. Hij mag ze van mij allemaal inzien, of, als dat kan, een steekproef. Dat maakt ons niet uit, we zoeken het zo voor hem op.” Maar over het algemeen gaat het om een enkel document. Dat wordt dan even uit het archief gelicht en gewoon gefaxt. Even, want dat gaat heel snel. Smit verantwoordt dat opzoekwerk in eenheden van drie minuten, en het tarief voor deze bijkomende werkzaamheden is 25 gulden per uur.

Het voormalige boekenmagazijn is na drie jaar vol, zodat op korte termijn een tweede hal van 700 m in gebruik wordt genomen. Smit: “Bouwrijpe grond kost hier 50 gulden de meter. In de Randstad zit je al vlug op het tienvoudige.”

Door de automatisering is de hoeveelheid te bewaren papier niet afgenomen. Smit: “Per saldo is er meer papier bij gekomen. Er zijn bedrijven die hun administratie op schijf hebben staan en daarvan weer kopieën in een kluis bewaren. Maar ze maken ook een complete uitdraai op papier.”

Met zijn tweede hal kan Anke-archief weer even vooruit. Smit is ervan overtuigd dat deze markt nog zal groeien. “Het is toch onzin om het allemaal zelf op te bergen. Wat heeft het voor zin om een zeven jaar oude factuur binnen handbereik te hebben?”

    • Koos Metselaar