Bedrijfsgebouw moet aan nieuwe eisen voldoen

De last undermanaged asset, zoals bedrijfs onroerend goed wel wordt genoemd, maakt een grondige herdefiniëring door. Spil in de huidige vastgoedrevolutie is de eindgebruiker, die een efficiëntere bedrijfsvoering nastreeft teneinde medewerkers in staat te stellen hun produktiviteit te vergroten. Flexibiliteit, multifunctionaliteit en kwaliteit van de werkomgeving - dat is de opdracht waarvoor management en vastgoedontwikkelaars zich geplaatst zien.

Ingrijpende economische veranderingen, de noodzaak tot kostenbewuster opereren, revolutionaire technologische ontwikkelingen en een nieuwe attitude tegenover werk en produktiviteit dwingen ons bedrijfsprocessen te herbezien. Deze factoren vragen van eindgebruikers van commercieel onroerend goed een kritischer opstelling. Want de behuizing dient op deze sterke veranderingen te zijn afgestemd. Kwaliteit, duurzaamheid, flexibiliteit en onderscheidend vermogen van de huisvesting behoren voor de eindgebruiker, die in de economie van de toekomst wil overleven, uitgangspunten te zijn.

In de nieuwe vastgoedvisie wordt de medewerker niet langer lukraak geplaatst in een prefab werkomgeving, waaraan hij zich goed- of kwaadschiks moeten aanpassen. Het devies luidt: beschouw hem als een belangrijke produktiefactor en conceptueer de werkplek om de persoon heen. En wel zo, dat alle beschikbare middelen zijn produktiviteit ten goede komen. In een werkelijk comfortabele, goed geoutilleerde en vooral doordachte werkomgeving functioneert een mens prettiger, sneller en efficiënter. Hoe beter een medewerker zich op zijn werkplek voelt, hoe produktiever hij is. Ergo, hoe hoger de kwaliteit van een bedrijfsgebouw, hoe meer men er puntje bij paaltje mee verdient. Organisaties worden niet alleen platter om doeltreffender te kunnen opereren, ze maken ook een mentaliteitsverandering door. Het overdreven luxe statuskantoor beantwoordt niet langer aan huidige ontwikkelingen. Het draagt in het geheel niet bij aan het realiseren van slagvaardigheid en flexibiliteit waarbij door minder mensen méér werk wordt verricht.

Dus weg met de Schmuck en back to the basics, maar dan wel van de hoogst mogelijke kwaliteit, teneinde medewerkers in staat te stellen optimaal te presteren door de kwaliteit van het bestaan tijdens werkuren te vergroten. Het is vreemd dat dit denken rond de werkplek van de huisvrouw allang heeft postgevat, terwijl de zakelijke werkomgeving van individuen die wij wèl tot de motor van de economie rekenen, zo ver is achtergebleven. Door het werkterrein van de huisvrouw grondig aan haar behoeften aan te passen, zijn haar activiteiten ongeëvenaard gegroeid. Wil het bedrijfsleven eenzelfde winst boeken, dan is een geheel andere aanpak van projectontwikkeling en vastgoedmanagement geboden.

Onderzoek dat in opdracht van de Amerikaanse associatie van vastgoedspecialisten (IDRC) door de Massachusetts Institute of Technology is uitgevoerd en waarvan de uitkomsten in het rapport 'Reinventing the Workplace' zijn vervat, onderschrijft dat er geen weg terug meer is naar ons oude idee over werk en werkomgevingen. De krachtige economische, politieke en maatschappelijke veranderingen hebben impact op de totale onderneming. De wens tot meer balans in het leven, vermindering van forenzenstress, behoud van schaarse waardevolle medewerkers, het groeiend scala aan telecommunicatie-oplossingen en gebruikersvriendelijke software, stringente milieumaatregelen, de noodzaak overtollig vet kwijt te raken, kostenverlaging, persoonlijker klantencontacten: het zijn allemaal ontwikkelingen die zich in vastgoedmanagement laten terugvertalen.

Waar voorheen tal van wezenlijk belangrijke functies naast elkaar werden geïmplementeerd, is de tijd nu rijp voor een geïntegreerde werkplek-strategie. Resultaat wordt Leitmotiv en al het 'negen tot vijf denken' als graadmeter vervangen.

Het uitgangspunt dat vastgoedontwikkelaars, vaak ingegeven door beleggers, door de jaren heen hebben gahanteerd, kwam - zeer gechargeerd en de goeden niet te na gesproken - neer op: we nemen een lap grond, zetten er fluks wat adembenemende panden op en gaan vervolgens bewoners ronselen. Men ging met zevenmijlslaarzen voorbij aan alle randvoorwaarden voor produktiviteit, zoals daar zijn slechte parkeervoorzieningen, weinig winkels op loopafstand, communicatieblokkades, geen faciliteiten om tijdens pauzes met collega's wat levensvragen door te nemen en gebrekkige persoonlijke veiligheid na zonsondergang.

De makers van het meer eigentijdse business parks denken per definitie wel vanuit de gebruiker en conceptueren een kwalitatieve werkomgeving als volgt. Leg éérst de infrastructuur, voorzieningen en groen aan. En trek op basis daarvan je plan. Denkend vanuit een meer grootschalige en complete aanpak, waarbij alle menselijke behoeften een plek krijgen, ontstaat er een bedrijfspark gelegen in het groen, met een fraai fitnesscenter, een winkeltje, een postkantoor en een bank: het geheel zo ingericht om het de werknemer makkelijker te maken. Je kunt er tussen de middag je boodschappen doen of in de parkachtige omgeving een frisse neus halen. Of aan het einde van de dag fitnessen en bijkomen, zodat je twee uur later weer fris genoeg bent om alsnog de deadline te halen. Dergelijke bedrijfsparken zijn voorzien van soepele aanrijroutes, goede en ook veilige parkeerfaciliteiten. De tijd die werknemers besparen doordat ze niet langer in de file staan, kilometers om moeten voor een boodschap of een gezellige lunch in een aangename omgeving, kunnen ze nu in hun werk steken. Met ondermeer minder ziekteverzuim en produktiviteitsverhoging als gevolg.

Maar met een prettige situering ben je er nog niet. De binnenafbouw wordt steeds belangrijker en dient parallel te lopen met veranderingen binnen organisaties. Bedrijven worden gedwongen méér te doen met minder mensen. Dat vraag om hoogproduktivieve werkomgevingen. Ofwel een antwoord op de vraag: hoe kunnen we een ambiance creëren die ons in staat stelt sneller, beter en prettiger te werken? Ten eerste door faciliteiten te creëren die het gebruik van hoogkwalitatieve technologie - laptops, local area networks, modems, videoconferencing, telecommunicatie in de breedste zin des woords - op elke gewenste plek en elk gewenst moment optimaliseren.

Door vervolgens de werkplekken onder de loep te nemen. Een flexibel en efficiënt gebouw waarin je heel eenvoudig met wanden kunt schuiven en zodoende werkunits naar believen kunt creëren, staat voorop. De behoefte aan eigen territorium per medewerker neemt af door een veranderende werkwijze. Hoofdkantoren worden kleiner, en daarnaast - mede dankzij voortdurende technologische innovatie - zien we thuiswerken, satellite offices, tele-offices en 'langs de weg' werken hun intrede doen. Steeds minder mensen zitten van negen tot vijf, vijf dagen per week op kantoor. Berekend is dat een willekeurig bureau slechts voor 20 procent per week bezet is, tegen een gemiddelde jaarlijkse kostenpost van 16.000 tot 32.000 gulden. De rest van de tijd is die medewerker op stap.

Een andere belangrijke ontwikkeling is de gang naar een minder piramidale organisatie. De jongere hoogopgeleide generatie is gewend binnen zekere kaders en verantwoordelijkheden projecten zelfstandig te klaren. Deze medewerkers delen zelf hun tijd in - al werken ze op zondagmiddag om maandagochtend te kunnen squashen, als de klus maar wordt geklaard. Krijgen ze daar niet de kans toe, dan slaan ze een aantrekkelijk tegenbod van de concurrent niet af.

Huisvesting kost hoe dan ook geld. In deze tijd van kostenbeheersing is het zaak elke gulden die in huisvesting wordt gestoken dubbel en dwars terug te verdienen. Door te zorgen dat het pand als een elastische maatwerkjas om de organisatie heen sluit. Door zo te werken kan een organisatie minder geld gaan uitgeven aan de werkplekken sec, maar des te meer investeren in voorzieningen, die de medewerkers in staat stellen te werken op een wijze waarom het moment vraagt. Dit betekent gebouwen zo inrichten dat ze de broodnodige communicatie optimaal dienen. Waar het prettig toeven is dankzij de aanwezigheid van voldoende gemeenschappelijke ruimten. Die 24 uur per dag, zeven dagen per week toegankelijk zijn, zodat de soms wel twintig nationaliteiten die er (op projectbasis) werken zich niet beperkt zien door een hen wezensvreemd werkritme. Een plek waar zij hun sociale leven, dat zich vaak door het project gedwongen binnen het eigen bedrijf afspeelt, kunnen onderhouden.

De onderneming die huisvesting net als alle andere bedrijfsprocessen benadert, krijgt op deze manier meer resultaten voor hetzelfde geld. Puntje bij paaltje zal de werknemer efficënter zijn, lees: goedkoper. Om tot maatwerk te komen is het zaak de veranderende organisatie aan een grondige analyse te onderwerpen. De knelpunten: waaraan voldoet de huidige behuizing niet, waaraan zou de volgende beslist wel moeten voldoen? Functionaliteit: hoe werken diverse afdelingen met elkaar, hoe lopen de communicatiestromen? Is het noodzakelijk dat iedereen in één pand wordt ondergebracht of functioneert de organisatie beter met twee kleinere panden naast elkaar? Technisch: hóe werken mensen en op welke plekken in of buiten het kantoor zouden ze moeten kùnnen werken?

Dit kan wel eens een geheel ander pand opleveren dan waarin men nu zit. Het mag dan ook niemand verbazen dat verhuizingen derhalve ook wel eens worden gebruikt om een cultuuromslag te realiseren. De goede gebouwen gesitueerd in een hoogwaardige werkomgeving, waarvan er in Nederland helaas nog te weinig zijn, stralen allemaal hetzelfde uit: men heeft duidelijk de tijd genomen om na te denken waar het nu werkelijk om gaat: méér kwaliteit voor een vergelijkbare huur.