Nieuwe sollicitatiecode bedoeld als hulp voor de 'zwakste partij'

DEN HAAG, 3 JUNI. “Ik kom op voor al die miljoenen mensen die met het zweet in de handen een brief hebben geschreven”, zegt mr. F.J. Lisman die al vijftien jaar ijvert voor de rechten van de sollicitant. In opdracht van het kabinet heeft een werkgroep onder zijn voorzitterschap de Nederlandse sollicitatiecode opgesteld.

Dat is een gedragslijn die in tien punten is uitgedrukt, 'fatsoensregels', in de woorden van minister De Vries (sociale zaken en werkgelegenheid), waaraan alle bedrijven of instellingen en alle sollicitanten zich moeten houden. Ten minste zo belangrijk als de code is de instelling van een Codecommissie die sancties kan uitdelen. Volgens het voorstel van de werkgroep kan deze commissie in het openbaar bedrijven berispen die in gebreke zijn gebleven.

Of de code van kracht wordt, is de vraag. Minister De Vries heeft hem ter beoordeling doorgestuurd naar de Stichting van de Arbeid, het overlegorgaan van werkgevers- en werknemersorganisaties. Een taak voor de overheid ziet de minister verder niet weggelegd; hij hoopt dat sociale partners in onderling overleg zelf een praktische invulling geven aan het principe dat sollicitatieprocedures ordentelijk horen te verlopen.

Lisman probeert dezer dagen leden van de Stichting van de Arbeid te overtuigen van het nut van de sollicitatiecode en de sanctie. Zelf kan hij op een ruime ervaring bogen bij de beoordeling van klachten van sollicitanten. Lisman is voorzitter van de begeleidingscommissie van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsbeleid (NVP). Hij heeft een carrière als personeelsfunctionaris in het bedrijfsleven (Akzo, Shell, Billiton) achter de rug en is sinds kort wethouder in Oegstgeest.

Als voorzitter van de begeleidingscommissie heeft hij enkele honderden klachten van sollicitanten op zijn bureau gekregen. Zijn conclusie is dat die klachten 'voor 99 procent' terecht zijn en dat in het gedrag van de werkgever 'de laatste vijftien jaar geen enkele verbetering' waar te nemen is. Meestal klagen de de sollicitanten erover dat bedrijven hen afwijzen zonder daarvoor een goede motivatie te geven. Een andere veel voorkomende klacht is dat zij helemaal geen antwoord op hun sollicitatie krijgen of veel te laat. De meeste klachten gaan over het midden- en kleinbedrijf, waar dikwijls geen personeelsfunctionarissen werkzaam zijn. Hoe vaak de fatsoensregels worden geschonden, weet niemand. Wel staat vast dat er elk jaar in Nederland 700.000 à 800.000 functies moeten worden vervuld. Het aantal sollicitaties bedraagt jaarlijks miljoenen, misschien wel tientallen miljoenen.

De NVP, een vereniging voor personeelsfunctionarissen, houdt er zelf een code voor sollicitaties op na, evenals de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en de rijksoverheid. Ook de Stichting van de Arbeid heeft in 1982 en in 1991 aanbevelingen gedaan om de positie van de sollicitant te verbeteren. Maar die zijn volgens Lisman in dusdanig 'vage termen gesteld, dat je er niets mee kunt doen'. Ook de code van de NVP zal de meeste sollicitanten onbekend zijn, erkent hij, en deze regels hebben bovendien een vrijblijvend karakter; zelfs voor leden van de NVP zijn ze niet verplicht.

De werkgroep die de code heeft gemaakt had als uitgangspunt dat hij beknopt moest zijn en op één A4-vel passen. Dat is ruimschoots gelukt. Bovendien mocht de code niet voor tweeërlei uitleg vatbaar zijn, dus moesten vage termen als 'spoedig', 'wenselijk', 'in principe' en 'doorgaans' worden vermeden. Een belangrijke regel in de code is de verplichting dat een bedrijf de sollicitant binnen veertien dagen na de sluitingsdatum die in de oproep stond vermeld, bericht geeft of zijn sollicitatie leidt tot een afwijzing, aanhouding of een uitnodiging. “Als een sollicitant na drie weken nog niets heeft gehoord, vind ik dat niet fatsoenlijk”, zegt Lisman. Dat werkgevers soms honderden sollicitanten moeten afschrijven, is volgens hem geen argument. “Als werkgever moet je een budget hebben om iedereen netjes schriftelijk te antwoorden.”

Een ander opvallend punt in de code is het verbod voor de werkgever om vóór het eerste gesprek van de sollicitant een met de hand geschreven brief of een pasfoto te verlangen. Nog altijd menen bedrijven dat uit een handschrift karaktertrekken zijn af te leiden, terwijl volgens Lisman wetenschappelijk allang is bewezen dat de grafologie daartoe niet in staat is. Een pasfoto is ongewenst om de “personeelsfunctionaris niet in de verleiding te brengen iemand af te wijzen omdat een baard, bril of huidskleur hem niet aanstaat”.

Minister De Vries meent dat een eenvoudige sollicitatiecode een goed hulpmiddel kan zijn om de rechten van de “zwakste partij” in sollicitatieprocedures te waarborgen. Directeur algemeen en intern beleid G. van der Heijden van het ministerie van sociale zaken zei deze week op de vakbeurs Personeelsmanagement in Utrecht dat 'in elk bedrijf of instelling een sfeer van vanzelfsprekendheid zou moeten ontstaan over een aantal rechten en waarborgen van de sollicitant'.

Zonder code zal die vanzelfsprekendheid er niet komen en zonder sancties zal de code geen kracht hebben, meent Lisman. Zijn werkgroep suggereert de voorgestelde Codecommissie onder te brengen bij het Centraal Bestuur voor de Arbeidsvoorziening (CBA), waarin zowel werkgevers, werknemers als de overheid zitting hebben. Een andere mogelijkheid was de Nationale Ombudsman geweest, maar die heeft laten weten zijn werkterrein niet naar de particuliere sector te willen uitbreiden.

Van belang is dat de Codecommissie in het openbaar uitspraken doet. Klagende sollicitanten die zich nu tot bijvoorbeeld de NVP wenden en naar haar oordeel gelijk hebben, krijgen daarover een brief die ze vervolgens desgewenst kunnen doorsturen naar het bedrijf dat de fatsoensregels had overtreden. Wellicht dat de sollicitant daaraan enige genoegdoening ontleent, maar verder is dit een betrekkelijk anonieme procedure. Een uitspraak van de Codecommissie die in bijvoorbeeld een lokale of regionale krant wordt gepubliceerd, is veel gevoeliger; dat verklaart ook het verzet tot nu toe van werkgevers tegen een code met sanctiemogelijkheid.

Lisman denkt dat het nu de hoogste tijd is de Nederlandse sollicitatiecode in te voeren. Eigenlijk al sinds het begin van de jaren zeventig wordt daarover gesproken. Hij wijst erop dat de regering een versoepeling van het ontslagrecht heeft aangekondigd. Tegenover dat 'cadeautje voor de werkgevers', mag ook wel een 'cadeautje voor de werknemers' staan, meent hij. “Het is nu of nooit”, zegt Lisman. “Als het nu niet lukt, dan moeten we langzamherhand maar het hoofd in de schoot leggen.”

Letterlijke tekst van de Nederlandse sollicitatiecode. (NB: onder arbeidsorganisatie wordt de werkgever verstaan)

1) Indien de arbeidsorganisatie met (voorlopige) formulieren werkt, vermeldt zij dit in de oproep tot reageren; hierdoor wordt herhaling van reeds verstrekte informatie vermeden.

2) De sluitingsdatum voor reacties is bij werving via verschillende media dezelfde en wordt in de oproep tot reageren vermeld, evenals de eventuele toepasselijkheid van psychologisch onderzoek.

3) De arbeidsorganisatie verlangt geen handgeschreven brieven of pasfoto's voordat zij de sollicitant voor een bezoek heeft uitgenodigd.

4) Een (voorlopig) sollicitatieformulier bevat slechts vragen die in het eerste stadium van belang zijn: naam, adres, geslacht, geboortedatum, opleiding en diploma's, relevante ervaring, eventueel aangevuld met vragen in verband met de gestelde functie-eisen.

5) De arbeidsorganisatie bericht binnen 14 dagen na de sluitingsdatum voor reacties of de sollicitatie leidt tot afwijzing, uitnodiging of aanhouding; dit laatste onder vermelding van de termijn waar binnen nader bericht volgt.

6) De arbeidsorganisatie vergoedt de sollicitant de voor diens bezoek in redelijkheid gemaakte kosten.

7) De arbeidsorganisatie stelt slechts vragen die voor de functie of de functievervulling van belang zijn en wint slechts inlichtingen in bij derden nadat de sollicitant daartoe toestemming heeft gegeven.

8) De arbeidsorganisatie houdt de sollicitant regelmatig en tijdig op de hoogte van de voortgang en de beslismomenten in de procedure.

9) Afwijzing gebeurt schriftelijk en met opgave van reden. Aanstelling gebeurt eveneens schriftelijk, met vermelding van alle zaken die van belang zijn, waaronder eventueel gedane toezeggingen.

10) Arbeidsorganisatie en sollicitant onthouden zich van elk doen of nalaten dat de belangen van de wederpartij kan schaden. Zij nemen jegens elkaar de normale fatsoensnormen in acht, zoals het beantwoorden van brieven.