Video-vergaderen gaat vlotter

Video-vergaderen wordt goedkoop en gemakkelijk. De nieuwste generatie apparatuur kan overal geinstalleerd worden. Een markt van onvermoede mogelijkheden dient zich aan.

Mensen die voor de eerste keer deelnemen aan een videoconferentie zijn altijd wat gespannen. “Ze vragen zich af hoe ze overkomen aan de andere kant. Of ze niet in hun neus peuteren of hun pen voordurend heen en weer schuiven. Zodra iemand over zijn eigen onderwerp begint te praten, vergeet hij die dingen vanzelf”, vertelt Ronald Plompen, manager videoconferencing bij PTT Telecom, een van de aanbieders van videovergadersystemen in Nederland . “De eerste keer kun je beter geen onbekenden tegenover elkaar neer te zetten. Als mensen eenmaal gewend zijn, missen ze elkaars fysieke aanwezigheid nauwelijks meer.” Een andere leverancier van audiovisuele communicatiesystemen is het automatiseringsbedrijf Telindus in Utrecht. Verkoopmedewerker Paul ten Dam zit in de vergaderruimte van Telindus te wachten op twee Amerikaanse klanten die komen kijken naar een demonstratie van het nieuwe medium. Het tweetal wordt opgehouden door verkeersopstoppingen bij Ouderijn. Ten Dam begint te praten tegen een grote kleurenmonitor. “Alexandra, de twee gasten die we verwachten komen wat later”, zegt hij tegen een blonde dame op het tv-scherm. Alexandra knikt en zegt in het Engels met een licht Duits accent: “Goed, dan loop ik nu even naar de kamer hiernaast. Klop even op je microfoon wanneer je gasten er zijn.” Als de Amerikaanse gasten tien minuten later in het Utrechtse kantoor arriveren, tikt Ten Dam een paar keer op de in een kingsize tv-afstandbediening gebouwde microfoon die op de vergadertafel ligt. Daarop verschijnt Alexandra wederom in beeld.

De Amerikanen van het bedrijf Keystone International (flow control produkten) komen om afspraken te maken over de levering van een videoconferencingsysteem voor de vestiging in Breda. De beeldschermdame is op dit moment in München bij een vestiging van PictureTel, 's werelds grootste maker en leverancier van videovergadersystemen, en zal een aantal mogelijkheden van het systeem demonstreren. Telindus is agent van PictureTel in de Benelux. Vandaag heeft PTT Telecom bekend gemaakt een overeenkomst te hebben gesloten met PictureTel over de levering van hun apparatuur.

Met behulp van een afstandbediening kan Alexandra vanuit München de bescheiden camera bedienen die in Utrecht bovenop de monitor staat. Ze kan het oog van de camera richten op degene die het woord heeft of op een flip-over in dezelfde ruimte en ze kan inzoomen op een spreker of een voorwerp. Wij in Utrecht kunnen op onze beurt met de afstandbediening de camera in München besturen.

Hetgeen Alexandra op haar scherm ziet, kunnen wij zien in een klein kadertje (picture in picture) op ons scherm. Deze selfview kan eveneens op een aparte tv worden getoond. Je merkt aan de reacties van Alexandra dat ze ons met met een zekere vertraging ziet. Het lijkt alsof je telefoneert met een iemand aan de andere kant van de aarde. De microfoon is uitermate gevoelig en iemand die van zijn plaats loopt en doorpraat blijft duidelijk verstaanbaar. In Utrecht zitten we met zes mensen om de vergadertafel en Alexandra kan ons allemaal tegelijkertijd horen. De beeldkwaliteit is te vergelijken met gewone tv-kwaliteit, met dit verschil dat de bewegingen wat schokkerig zijn. Als iemand zijn hand snel heen en weer beweegt, is slechts een vleeskleurige veeg op het scherm te zien.

Keystone heeft bij PictureTel in de VS vier videoconferingssystemen gekocht om ervaring op te doen. Behalve in Breda worden deze apparaten in Singapore, Houston en Australië neergezet. Als ze bevallen, wil Keystone ze bij zo'n tien vestigingen laten installeren. De topman van Keystone wil de volgende aandeelhoudersvergadering in de VS via dit systeem live uitzenden bij de dochterondernemingen.

Pag.16: Nieuwe techniek biedt talrijke toepassingen

Een paar jaar geleden was videoconferencing nog synoniem met een dure, omslachtige en weinig flexibele vorm van vergaderen op twee lokaties. Brits-Nederlandse concerns zoals Koninklijk Olie/Shell en Unilever met hoofdkantoren in Nederland en Londen hebben al jaren speciale ruimten met faciliteiten voor beeldvergaderen. Het nadeel hiervan is dat deze studio's van tevoren besproken moeten worden. Bovendien kampten de vergadersystemen zoals elke nieuw geïntroduceerde technologie nog met kinderziekten zoals abominabele geluidskwaliteit en (satelliet)verbindingen die maar niet tot stand wilden komen.

Behalve deze permanente videoconference-ruimten bij enkele multinationals zijn in Nederland nog enkele semi-openbare ruimten. PTT Telecom verhuurt deze beeldvergaderruimten sinds een paar jaar voor 200 gulden per uur. Dit bedrag is exclusief de helft van de transmissiekosten voor de huurlijnen. Die kostenzijn afhankelijk van de bandbreedte van de gebruik telefoonlijnen en variëren in binnen Nederland van circa 20 tot 200 gulden per uur. Nadeel van deze openbare vergaderruimten in Amsterdam, Den Haag, Groningen en Eindhoven is dat de deelnemers toch weer moeten reizen om te kunnen vergaderen.

De jongste generatie verrijdbare apparatuur is niet alleen goedkoper, maar vooral flexibeler. Inpluggen en bellen maar. Het is bijna zo simpel als gewoon faxen of telefoneren. Voorts is het niet nodig in de ruimte waar het systeem staat voor speciale belichting of akoestische aanpassingen te zorgen. Vrijwel elke ruimte met een telefoonaansluiting is geschikt.

Voor het leggen van een verbinding zijn twee ISDN-telefoonlijnen met een capaciteit van 64 kilobits per seconde nodig. Via ISDN-lijnen kunnen gelijktijdig spraak, data, video en graphics worden verzonden. Door het gebruik van deze openbare lijnen bedragen de transmissiekosten van deze vorm van videovergaderen slechts twee keer het gewone telefoontarief. Een uurtje vergaderen met het moederconcern in de VS komt op 120 dollar. Overleggen met collega's in een ander kantoor in Nederland kost slechts 23 gulden per uur.

De voordelen van videoconferencing zijn evident. De deelnemers zijn minder reistijd kwijt en het bedrijf bespaart op de reiskosten. Bijkomend voordeel is dat de deelnemers geen reistijd kwijt zijn en daardoor beter bereikbaar zijn. Videovergaderen werkt verder in bepaalde gevallen drempelverlagend, zo is de ervaring van gebruikers. Het is een stuk minder ingrijpend om een expert bij een vergadering te roepen dan hem speciaal daarvoor te laten overkomen. Daarnaast zeggen gebruikers dat ze efficiënter vergaderen omdat de duur van de vergadering van tevoren vaststaat.

PictureTel, dat zich niet richt op de particuliere markt voor beeldtelefonie, verwacht dat de zakelijke markt voor beeldvergaderen exponentieel zal groeien. De professionele markt wordt geschat op 500 miljoen dollar en zal volgens de Amerikaanse firma jaarlijks verdubbelen en in 1997 circa 7,5 miljard dollar groot zijn. PictureTel claimt op dit moment marktleider te zijn met een marktaandeel van bijna vijftig procent.

Het vooruitzicht op een snelgroeiende miljardenmarkt heeft veel computer- en chipsproducenten, software-ontwikkelaars en telecombedrijven in de hoogste staat van paraatheid gebracht. Bedrijven als IBM, Hitachi, Pasific Bell, British Telecom en Intel zijn alleen of in samenwerkingsverbanden koortsachtig in de weer om elkaar af te troeven met nieuwe produkten en diensten op het terrein van audiovisuele telecommunicatie.

De markt valt te verdelen in twee hoofdcategorieën: videoconferencingsystemen voor groepen zoals de hierboven omschreven systemen en videosystemen die geïntegreerd zijn in computers en door individuen worden gebruikt. Deze in pc's gebouwde systemen zijn, volgens de prognoses, in 1997 goed voor een derde van de totale markt. Bij deze desktop videoconferencingsystemen is het elkaar zien niet het allerbelangrijkste. Het gaat in eerste instantie om het samen praten over een beeld dat beide partijen gelijktijdig kunnen zien en bewerken.

Videoconferencingsystemen kunnen niet alleen talking heads over telefoonlijnen zenden, maar ook allerlei beeldmateriaal. Voor dit doel kan gebruik worden gemaakt van de zogenoemde documentencamera waaronder tekeningen, schema's en driedimensionele voorwerpen gelegd kunnen worden. Ook eerder opgenomen videobeelden, computergraphics en software lenen zich voor verzending naar de gesprekspartner(s). Aan beide kanten van de lijn kunnen de gespreksdeelnemers met een speciale stift met een eigen kleur tekenen op het 'gemeenschappelijke' beeld.

G.M. Lips, directeur van Telindus: “Wij denken dat juist op operationeel niveau veel gebruik gemaakt zal worden van deze mogelijkheden.” Zo heeft NedCar op de ontwikkelafdeling een camera aan het plafond hangen om opnames te maken van grote tekeningen en gelijktijdig te overleggen met ontwerpers bij het Zweedse Volvo.

Videoconferencing komt door de verlaging van transmissie- en hardwarekosten, de verbetering van de kwaliteit en het grotere bedieningsgemak van de nieuwste systemen binnen het bereik van steeds meer bedrijven. “De terugverdientijd wordt steeds korter”, aldus Lips. Bij PictureTel kost de eenvoudigste combinatie van camera en monitor zo'n 60.000 gulden. Een videosysteem dat gekoppeld moet worden aan een pc is al voor 15.000 gulden te koop. Sinds er afspraken gemaakt zijn over een internationale standaard voor videoconferencing kunnen bedrijven niet alleen audiovisueel communiceren met andere vestigingen, maar eveneens met leveranciers en klanten die over vergelijkbare apparatuur beschikken.

Vergaderen en overleggen over (bouw)tekeningen, grafische ontwerpen en software zijn nog maar een paar van de toepassingen van beeldcommunicatie. Het scala van (onvermoede) mogelijkheden is volgens de aanbieders immens. Een paar voorbeelden. Medische specialisten hoeven niet langer de hele wereld af te reizen, maar kunnen diagnotiseren vanuit hun eigen werkplek. Ook banken krijgen de mogelijkheid specialisten te concentreren op één plek en via beeldcommunicatie kunnen de cliënten in de filialen met hen praten. Er zijn dan veel minder medewerkers nodig in de bankkantoren. Beeldbellen vergemakkelijkt verder het verplaatsen van bepaalde activiteiten naar lage-lonenlanden omdat de kwaliteit van de communicatie sterk verbetert.

Het onderwijs is een andere sector waar de aanbieders hoge verwachtingen van hebben. Ze denken aan tele-educatie, bedrijven die bepaalde cursussen op de universiteit willen volgen zonder dan de medewerkers hun werkplek hoeven te verlaten en internationale werkgroepen. Justitie kan begeleidings- en reiskosten besparen door videocamera's en monitoren in gevangenissen te plaatsen. De gedetineerden hoeven dan voor een verhoor niet meer onder kostbare politiebegeleiding naar de officier van justitie te worden gebracht. Ook de politiek, een sector waar het leeuwedeel van de tijd wordt vergaderd en gereisd, leent zich bij uitstek voor het gebruik van beeldcommunicatie. Het tussen Straatsburg en Brussel heen en weer reizende Europarlement zou alleen al miljoenen guldens kunnen besparen.

Zelfs voor luchtvaartmaatschappijen, die op den duur geduchte concurrentie kunnen ondervinden van beeldcommunicatie, ziet Lips toepassingsmogelijkheden. “Vliegtuigen die als gevolg van een technische storing ergens op een luchthaven in het buitenland aan de grond staan zijn een kostbare zaak voor luchtvaartmaatschappijen. Aan boord kan iemand met een videocamera opnames maken van de storing en een expert op het hoofdkantoor kan die beelden vervolgens beoordelen en de reparatie begeleiden. Elk uur dat zo'n toestel eerder in de lucht gaat levert geld op”, aldus Lips.

Zowel gebruikers als aanbieders weten nog niet goed waar de grenzen van deze nieuwe technologie liggen. Vorig jaar is PTT Telecom in samenwerking met de PTT's in Engeland, Duitsland, Frankrijk, Italië, Spanje en Noorwegen een omvangrijke veldproef begonnen in Europa. Bij vijftig grote Europese ondernemingen, waaronder zeven Nederlandse, worden in totaal zo'n 300 beeldtelefoons geïnstallleerd om ervaring op te doen. Op deze manier willen de PTT's onderzoeken welke behoeften de klanten hebben op het gebied van audiovisuele communicatie. Bovendien heeft de veldproef “een belangrijk wervend karakter”. Alle deelnemers zijn immers potentiële klanten.

“Videoconferencing is niet enkel en alleen een manier om botweg kosten te besparen. Het is ook een manier om geld te verdienen”, meent Lips van Telindus. “Een concern dat beschikt over zo'n systeem kan dat inbrengen bij een project en daarmee een streepje voor hebben op de concurrentie.” The Daily Telegraph meldde een paar maanden geleden dat het relatief kleine Amerikaanse reclamebureau Mullens het prestigieuze BMW-account in de wacht sleepte door aan te bieden videoconferencingsystemen te installeren op het eigen kantoor en bij enkele BMW-sleutelfiguren zodat overleg met het reclamebureau een stuk eenvoudiger zou kunnen verlopen.

Het verzenden van bewegende beelden over ISDN-telefoonlijnen is ook bruikbaarbij visuele bewaking op afstand. Zo houden camera's van PictureTel de vrachtwagenrijstrook op de Van Brienenoordbrug in de gaten. “Banken kunnen de opnames die gemaakt worden bij de balie om bankovervallers te identificeren, doorseinen naar een centraal punt”, zegt Lips. “Overvallers eisen tegenwoordig namelijk behalve geld ook de videoband met de beelden van de overval.”

    • Frank van Alphen