Consensus haalbaar over archiefvernietiging

Er is in Nederland een goed uitgewerkt systeem dat archiefvernietiging regelt, maar er is grote onenigheid over de beginselen, de instrumenten en de procedures van archiefselectie. En de nodige misverstanden. Men moet zien te komen tot een broodnodige consensus. Het is niet verstandig de tientallen PIVOT-vernietigingslijsten maar af te wachten.

De PIVOT-methode ziet een archief als resultaat van handelingen van de overheid. Dit is een administratieve zienswijze. Zo wordt immers extra duidelijkheid geschapen in het bij(een)houden, toegankelijk houden en gebruiken van archieven en data-bases. Historici, genealogen en andere culturele archiefgebruikers zien het overheidsarchief echter als een verzameling informatie over de maatschappij, opgebouwd door een legioen van nijvere ambtenaren. Logisch dat zij erop aandringen dat de belangrijkste informatie - met contextgegevens - vóór vernietiging er wordt uitgehaald. Binnen de PIVOT-methode is men gaan nadenken over de selectie. En daar beginnen de bezwaren van de historici pas echt. In talrijke PIVOT-publikaties wordt de waarde van informatie als bewaarcriterium principieel afgewezen. De handelingen van de overheid zijn het uitgangspunt. Dit standpunt is dit jaar nog ernstig gekritiseerd door de Rijkscommissie voor de Archieven: bij het bewaren van archieven op lange termijn is niet primair het handelen van de overheid, maar de waarde van de opgeslagen informatie in het geding.

PIVOT stelt een lijst handelingen van de overheid op en is voor wat het historisch belang betreft tevreden met het materiaal dat latere historici in staat stelt de grote lijnen van het handelen van de overheid te reconstrueren. Juist dit nieuwe, verengde bewaarbeginsel verwekte grote commotie. Men verwerpt de impliciete hypothese dat de selectie van handelingen noodzakelijkerwijze de historisch belangrijkste informatie veilig stelt. Daarom willen de historici (en heel wat archivarissen!) per se geen afstand doen van het principe dat er archiefbestanden worden bewaard, louter omdat zij belangrijke informatie bevatten. Zij weten allang eeuwen dat onbelangrijke routinehandelingen kostbare gegevens met een grote symbolische, descriptieve of kritische waarde kunnen voortbrengen. Hele takken van de geschiedenis, zoals het biografische genre, de techniekgeschiedenis, de sociale geschiedenis, de architectuurgeschiedenis, de familiegeschiedenis, de rechtsgeschiedenis, de genealogie enzovoorts zouden nooit tot ontwikkeling zijn gekomen als de informatiewaarde van archiefmateriaal niet tijdig was onderkend.

Het is zaak nu met snel enkele evenwichtsmechanismen in de PIVOT-theorie en -praktijk in te bouwen. Gebeurt dat niet, dan zal de nu al twee jaar voortdurende discussie zonder veel gevolg blijven.

In de eerste plaats verdient het aanbeveling in de gewone ambtelijke instructies op te nemen dat het wettelijk erkende cultureel-historisch belang (met bijbehorende afzonderlijke waarderingsgrondslagen) bij het bewaren van archieven als evenwaardig geldt naast de belangen van de dienst: Zo wordt het beginsel in de ambtelijke praktijk veilig gesteld. En heel concreet: er kan even niet vernietigd worden zolang PIVOT werkt aan een meer gebalanceerde selectiemethodiek. Er is echt wel enig uitstel nodig omwille van het cultureel belang.

Ten tweede vereist de zorgvuldigheid dat alvorens een uitspraak bewaren of vernietigen wordt gedaan een selectieinstrument wordt ontwikkeld, gericht op de structuur en kwaliteit van de informatie in het desbetreffende archief. Dergelijke informatie-analyses ontbreken thans geheel. Hoe zou men dan tot een vernietigingsbeslissing kunnen komen?

    • Paul M.M. Klep