"Bedrijven zijn slordig met reiskosten'

AMSTERDAM, 13 OKT. Het Nederlandse bedrijfsleven kan jaarlijks 450 miljoen gulden (vijf procent) besparen aan reis- en representatiekosten. Omdat veel bedrijven echter geen inzicht in de reiskosten hebben, kunnen zij deze uitgavenpost nauwelijks beheersen.

Deze conclusie trekt reis- en creditcardorganisatie American Express uit de resultaten van een vanmorgen gepresenteerd onderzoek naar de reis- en representatiekosten in tien Europese landen. Uit het onderzoek blijkt dat Nederlandse bedrijven deze kosten minder goed onder controle hebben dan ondernemingen in de buurlanden. Jaarlijks besteden Nederlandse bedrijven 9,5 miljard gulden aan reis- en representatiekosten (3,9 procent van de totale kosten). Ze vormen na personeels- en automatiseringskosten de grootste kostenpost.

Weinig Nederlandse ondernemingen voeren een consequent reisbeleid, zegt R. Vermeule, directeur "travel management services' bij American Express Benelux. “Slechts 39 procent van de onderzochte bedrijven heeft een officieel reisbeleid op schrift gesteld, terwijl het Europese gemiddelde op 62 procent ligt. Daarnaast zegt 29 procent van de Nederlandse bedrijven alleen een informeel, niet omschreven reisbeleid te hebben. Ruim 30 procent voert helemaal geen gericht reisbeleid.”

Onder een reisbeleid verstaat Vermeule onder meer richtlijnen voor vliegreizen en hotels (wie mag in welke klasse reizen en slapen?) en afspraken met luchtvaartmaatschappijen en hotelketens over een zogenoemde corparate rate, een speciaal tarief dat afhankelijk is van het aantal boekingen van een bedrijf.

Als het om deze speciale tarieven gaat, scoort Nederland eveneens slecht. Vijftien procent van de Nederlandse ondernemingen heeft een of andere kortingsregeling getroffen met reisorganisaties. In de tien onderzochte landen (Nederland, België, Frankrijk, Groot-Brittannië, Duitsland, Hongarije, Italië, Spanje, Zweden en Zwitserland) ligt het gemiddelde op vijftig procent. “Omdat Nederlandse bedrijven weinig inzicht hebben in het reisgedrag van hun medewerkers kunnen ze moeilijk afspraken maken met leveranciers en het reisbeleid aanscherpen. Pas als een bedrijf weet hoeveel en waarheen wordt gereisd, heeft het informatie op basis waarvan afspraken gemaakt kunnen worden met toeleveranciers”, zegt Vermeule. Daarbij gaat het met name om vlieg- en hotelkosten die elk goed zijn voor 19 procent van de totale reis- en representatiekosten.

Vermeule wijt het gebrek aan inzicht aan versnippering van verantwoordelijkheden. “Ongeveer een derde van de 351 ondervraagde bedrijven heeft een speciale travelmanager of reiscoördinator in dienst. Bij andere bedrijven is het onduidelijk wie verantwoordelijk is voor het reisbeleid en heeft niemand overzicht. Secretaresses of de mensen zelf boeken de reizen. Daarbij speelt de persoonlijke voorkeur een grote rol, niet de wens om te bezuiningen op de reiskosten”, aldus Vermeule.

Niet alleen op Nederlands niveau kan volgens Vermeule geld worden bespaard. Hij denkt dat op Europese schaal zo'n 6,7 miljard dollar te veel wordt gespendeerd aan reizen. In totaal geven Europese ondernemingen (exclusief de overheden) 141 miljard gulden uit aan reizen.

Uit het onderzoek blijkt verder dat het Nederlandse bedrijfsleven opvallend veel - 34 procent bij een Europees gemiddelde van 19 procent - uitgeeft aan brandstof- en kilometervergoedingen. “Ik vermoed dat Nederlanders eerder de auto pakken als ze een afspraak hebben in België of Duitsland. In de grotere Europese landen is de zakenreiziger gewend ook in eigen land het vliegtuig te nemen”, aldus Vermeule.

Het totale bedrag dat bedrijven aan reizen en representatie besteden is het afgelopen jaar niet gestegen. Als rekening wordt gehouden met de inflatie is dus sprake van een lichte daling. Van 1991 tot 1992 stegen de reisuitgaven nog met 3,8 procent. De meeste bedrijven verwachten dat de reiskosten de komende twee jaar in hetzelfde tempo of zelfs sneller zullen stijgen als de inkomsten van het bedrijf.