Nieuwe archiefwet bedreigt nog waardevoller materiaal

De massale versnippering van archieven is al langer bezig dan menig historicus vermoedt. Met de naderende vervanging van de archiefwet dreigt nog meer en waardevoller materiaal verloren te gaan.

Het Project Invoer Verkorte Overbrengingstermijn (PIVOT) beklemtoont vooral een manier van het omgaan met archieven die al wat langer in de mode is. De aanpak van de vrij grote hoeveelheden archiefmateriaal was al vele jaren een sluitpost op begrotingen van Rijk en lagere overheden. Hierdoor is achterstand ontstaan in de verwerking en is ook heel wat materiaal slecht geordend en ontoegankelijk. In veel gevallen bestond het personeel uit minder deskundige ambtenaren die binnen de organisatie nergens anders een plek konden vinden. Deze ambtenaren zorgden vooral dat de dagelijkse gang van zaken voortgang kon vinden. Voor vernietiging van archiefstukken was geen tijd of deskundigheid. De hoeveelheid papier werd hierdoor groter.

Aan het einde van deze periode kwamen de alleswetende bezuinigers op het spoor van de (statische) archieven bij onder andere de ministeries en provincies. Geen superlatief was klinkend genoeg om de ongekend hoge papierberg te omschrijven. Nieuwe "informatiedeskundigen' gingen het archief zien als een produkt en het oud archief als iets lelijks waarvan de kostprijs per strekkende meter berekend kon worden. Zij ontdekten dus ook de "winst' die gemaakt zou worden als er meters archiefmateriaal vernietigd zouden worden. De ambtenaren die het archief bewaarden lieten zich in vele gevallen meeslepen door moderne pseudo-managers die hun chefs voorrekenden hoeveel "die oude troep' wel niet zou kosten en dat er toch nooit iemand gebruik van zou maken.

In deze sfeer ontstond de Centrale Archief Selectiedienst in Winschoten. Hier werden kilometers archief naartoe getransporteerd om "geschoond' te worden. Eerst werd onderzoek verricht naar de taken van de dienstonderdelen en daarna werd per meter of meer vernietigd. Vele waardevolle documenten zijn hierdoor verloren gegaan en de onderzoekers die hun dissertatie baseren op reeds vernietigde stukken of veiligheidshalve gemaakte kopieën, zijn inmiddels niet meer op de vingers van een hand te tellen.

Zodra de plannen van de regering bekend raakten om de archiefwet zo te veranderen dat ook de overbrengingstermijn van archieven zou worden verkort, zagen de vernietigers een nog veel grotere kluif voor het grijpen liggen. Een aparte bijna-Rijksdienst zag het licht. En op rijkskosten werden kralen en spiegeltjes aan medestanders uitgedeeld in de vorm van T-shirts en drinkmokken met "reclame' voor de eigen PIVOT-organisatie. Om de hogere beleidsmakers gerust te stellen, werd vooral het administratieve belang van het bewaren van archieven beklemtoont, de rest werd bestempeld als luxe of gezeur van historici. Er diende een reconstructie van het "handelen van de overheid' plaats dienen te vinden en dan zou duidelijk worden welke "handelingen' van belang zijn en welke niet.

Daargelaten of "het handelen van de overheid' niet al te letterlijk wordt genomen, kan men zich de vraag stellen of de handelingen die men van belang acht, bij voorbeeld beleidshandelingen, niet al lang te vinden waren in (staats)courant of periodiek. Het meest opzienbarende van het "nieuwe model' is dat men archieven selecteert op basis van administratieve handelingen. De archiefdozen zelf zijn geheel uit beeld verdwenen, alsof de "nieuwe manager' bang is geworden voor het stof dat op de dozen ligt. Bij handelingen worden documenten gezocht en de rest van het papier van een overheid blijft buiten beeld en gaat in de snippermachine.

Hierdoor zijn de archieven met betrekking tot de Hongaarse vluchtelingen al vernietigd omdat het beleidsdossier belangrijk wordt geacht en de uitvoering van het beleid niet. Hierdoor dreigde ook een aantal meters archief met betrekking tot de spijtoptanten vernietigd te worden, simpelweg omdat dergelijke dossiers omschreven staan in de zogenaamde vernietigingslijst waarin staat aangegeven dat dergelijk materiaal opgeruimd mag worden. De spijtoptantendossiers zijn, voor de oppervlakkige beschouwer, eigenlijk visumaanvragen, en die worden in normale gevallen na verloop van enkele jaren versnipperd. Maar voor wat betreft de periode dat de spijtoptanten naar Nederland kwamen zijn deze dossiers van belang voor onderzoek.

Een oplettende ambtenaar ontdekte deze dossiers en enkele wetenschappers toonden belangstelling voor dit archiefmateriaal. Daarom zijn deze dossiers al geruime tijd geblokkeerd voor vernietiging. Deze dossiers zouden het ook met de methode van het PIVOT zeker niet hebben overleefd.

    • Ton van Zeeland