"Ik moet weten: wat gaat er over zestien of achttien maanden gebeuren?'

"Een wetenschapper is ook maar een mens. Dus als een collega ergens op de wereld een bijzondere computer heeft, wil hij er vaak ook zo een.' Dr. Dick Bulterman is hoofd van de afdeling Computersystemen en Telematica van het CWI, het Centrum voor Wiskunde en Informatica in Amsterdam. Op dit instituut in de Watergraafsmeer werken zo'n 120 onderzoekers. Met geld van NWO en andere subsidiegevers lossen ze mathematische raadsels op. Dat gaat tegenwoordig niet zonder werkstation, een zware bureaucomputer met een groot en gedetailleerd kleurenscherm. Op elke kamer in het CWI staat er wel een. Wie een nieuwe wil, of een andere, komt bij Bulterman terecht. Hij en zijn adviseurs wikken en wegen de aanvragen en proberen de meest geschikte spullen in te kopen. "Daar hebben we per jaar zo'n drie miljoen voor beschikbaar.'

Als een CWI-er net zo'n snelle computer wil als zijn collega in Palo Alto, hoeft dat niet op jaloezie te wijzen. Bulterman: "Het kan van groot belang zijn dezelfde computer te hebben als je collega aan het andere eind van de wereld. Soms om de concurrentieslag te kunnen volhouden, maar steeds vaker om met hem te kunnen samenwerken. Een groep die nieuwe software ontwikkelt kan dankzij de netwerken van tegenwoordig zijn leden over de gehele wereld hebben, maar dan moeten die programma's wel op alle computers kunnen draaien.'

Bulterman praat met een heel licht Amerikaans accent, want hij heeft het grootste deel van zijn leven in de VS gewoond. Hij studeerde er, en in 1988 keerde hij als computergeleerde naar Nederland terug. Op het CWI kon hij een baan als systeembeheerder krijgen en daarnaast ook onderzoek doen naar multimedia: de integratie van beeld, geluid en data onder regie van de computer.

Je hebt eigenlijk drie soorten aanvragers van apparatuur, zegt Bulterman. "Het eerste type heeft een probleem, hij heeft apparatuur nodig om het op te lossen, zeg een parallelle computer voor het werken met paralelle algoritmen, maar hij weet weinig van het aanbod. In zo'n geval verkennen wij de markt en proberen iets voor hem te vinden.

"Het tweede type weet precies wat hij zoekt. Hij wil graag een zus model, type zo en merk X. En of we dat maar willen bestellen. Dat kan heel goed gaan, vaak weten deze mensen precies waarover ze praten. Ze hebben zo'n machine ook snel aan de praat.

"En dan heb je ook nog mensen die denken dat ze weten wat ze willen. Die hebben dan een collega gesproken die weer een collega in Cambridge heeft die met een hééél interessante machine werkt. Als we gaan kijken is het vaak hardstikke duur, of eigenlijk alleen maar geschikt voor een specifieke toepassing. Het is wel eens moeilijk om het de mensen dan weer uit het hoofd te praten.'

Bulterman moet in zijn aankoopbeleid een aantal dingen in het oog houden. Een onderzoeker wil natuurlijk dat hij met de apparatuur kan doen wat hij ermee van plan was, maar de systeembeheerder moet er weer op toe zien dat alle apparatuur die op het CWI staat met elkaar kan praten, dus zonder al teveel moeite in het netwerk opgenomen kan worden. Verder moeten de spullen de laatste stand van de techniek vertegenwoordigen. Bulterman: "We zitten in een wereld waar de geldkraan altijd dichtgedraaid kan worden. Als dat gebeurt, moeten we nog drie jaar door kunnen draaien. Als je weet dat een werkstation in gemiddeld drie jaar is verouderd, kun je begrijpen waarom we elk jaar zo'n 25% van de apparatuur vervangen. Niet alles, want dan heb je het jaar daarna niets meer. Niet minder, want dan verlies je het ook.

"Heel belangrijk is dat je weet waar de markt naar toe gaat. Ik moet weten: wat gaat er over zestien of achttien maanden gebeuren?'

Om dat uit te vinden zit Bulterman een paar keer per jaar in Silicon Valley. In Mountain View, in Sunnyvale en die andere zonnige plaatsen waar de fabrikanten van werkstations als Sun Microsystems en Silicon Graphics zijn gevestigd. "Je praat daar natuurlijk met de verkoop- en de marketingmensen, maar ik probeer altijd om met de technische ontwikkelafdeling in gesprek te komen, die kunnen je vertellen wat er aankomt.'

Gewapend met die kennis gaat Bulterman de onderhandelingen in met de importeurs. Hij streeft er naar niet afhankelijk te worden van één merk. "Het doet ons geen goed als we alleen maar Sun, of alleen maar Silicon Graphics hebben. Je moet voorkomen dat je onderzoekers van een merk afhankelijk worden, want ze zijn mobiel en op een ander instituut hebben ze weer andere spullen. Ook voor het aantrekken van toponderzoekers uit het buitenland - die hier hun sabbatical willen doorbrengen bijvoorbeeld - is het van belang dat je een brede keus hebt.'

Vaste prijzen zijn er in deze wereld niet en bij bestellingen van 25 tot 30 werkstations en bij een prijs van zo'n ƒ 25.000 per stuk valt er wel wat te onderhandelen. "Dan noemt een leverancier zijn laagste prijs, en dan zeg ik bijvoorbeeld: ""Daar is het onderhoud toch wel bij inbegrepen?" of: "Inclusief BTW , neem ik aan?''

"Soms doen ze je een aantrekkelijk aanbod. Dan kun je opeens een hele serie werkstations voordelig inruilen voor een nieuwer type. Vaak is dat helemaal niet zo gunstig, bijvoorbeeld als er binnen afzienbare tijd iets veel leukers op de markt komt. Dat moet je natuurlijk wel weten.'

De onderhandelingen voert Bulterman het liefst zelf. "We hebben de onderzoekers er ook wel bij gehad, maar dat werkt niet. Je maakt wel mee dat de onderzoekers aan een soort afkraak-sessie beginnen. Dit detail is niet handig, die afhandeling gaat te langzaam, enzovoort. Ze proberen zichzelf te bewijzen en denken extra korting in de wacht te slepen. Maar het is zinloos, want je spreekt met een verkoper, niet met een technicus.'

Ook op een andere manier is de bijdrage van de onderzoekers aan de onderhandelingen niet altijd even gelukkig. "Als ik zei dat we maar een arm instituut waren, en dat we daarom niet veel kunnen betalen, riep zo'n onderzoeker: ""Dat valt best mee, we hebben net een heleboel geld gekregen''. Dat komt je onderhandelingspositie niet ten goede.'