Trend: lagere klasse in vliegtuig en goedkoper hotel; Bedrijven beknibbelen op reizen

ROTTERDAM, 10 JULI. De eens zo royale zakenreiziger is een zuinige klant geworden die elke gulden van de baas twee keer moet omdraaien. Luchtvaartmaatschappijen en hotelketens voelen de gevolgen hiervan aan den lijve. Bedrijven hebben gemerkt dat op de post reizen nog valt te bezuinigen.

Als gevolg van de dalende vraag naar dure tickets schaft KLM met ingang van november de Royal Class af en vervangt de luchtvaartmaatschappij Business Class door Tourist Class-stoelen. Hierdoor komen in de Tourist Class van de 27 Boeing 747's in totaal duizend extra stoelen beschikbaar. Ook luxe hotels doen er van alles aan om de terughoudende zakenreiziger te lokken. Zo geven vier en vijf sterren-hotels flinke kortingen om gasten over te halen. Bedrijven sturen hun reizende medewerkers zelfs op pad met de mededeling dat ze in hotel moeten informeren of er ook goedkopere kamers beschikbaar zijn.

“Er wordt niet zozeer minder gereisd als wel goedkoper”, zegt Maria S. Janssen, voorzitter van de Nederlandse Associatie van Travel Managers in het Bedrijfsleven (NATM) en travel manager bij Hunter Douglas (raambekleding) in Rotterdam. Een travel manager is belast met het zo voordelig mogelijk inkopen van reizen en hotels voor een onderneming.

“Vergeleken met vroeger wordt er zelfs meer gereisd, maar het reisbudget is niet gestegen”, zegt Janssen. “Juist in economisch moeilijke tijden moet vaak extra worden gereisd om te verkopen. Bedrijven wijken uit naar lagere klassen, goedkopere hotels en kleinere huurauto's. Bovendien wordt met minder personen tegelijk gereisd. Als het economisch weer beter gaat, zullen bedrijven zich minder streng opstellen, maar vliegreizen die minder dan drie uur duren, blijven in de lagere klassen”, aldus Janssen.

De reisbranche schat dat het Nederlandse bedrijfsleven en de overheid jaarlijks 2,5 miljard gulden aan reizen uitgeeft. Volgens American Express ligt dit bedrag zelfs nog hoger. De creditcard- en reisorganisatie heeft onderzocht hoe groot de zogeheten Travel & Entertainment (T&E) markt is. In 1991 gaf het Nederlandse bedrijfsleven en de overheid 12 miljard gulden uit aan T&E. Hiervan gaat 44 procent naar tickets en 23 procent naar hotels. Volgens American Express groeien de reis- en representatiekosten sneller dan de inflatie en de bedrijfsinkomsten.

In eerste instantie is de NATM ruim twintig jaar geleden opgericht omdat travel managers in hun bedrijf buitenbeentjes zijn die weinig met de kernactiviteiten te maken hebben en behoefte hadden ervaringen met collega's uit te wisselen. “Wij zijn een beroeps- en belangengroep, geen pressiegroep naar de reisindustrie”, onderstreept Janssen.

Bedrijven die lid willen worden, moeten ten minste 1 miljoen gulden per jaar aan vliegtickets spenderen en een travel manager in dienst hebben. Het afgelopen jaar is het aantal aangesloten ondernemingen fors gestegen van 60 naar 80. Volgens Janssen voldoen zeker honderd bedrijven in Nederland aan de NATM-criteria.

Janssen wijt de sterke stijging van het aantal leden aan de publiciteit die NATM kreeg toen de luchtvaartmaatschappijen zogeheten frequent flyer (FF)programma's in Europa introduceerde. NATM is tegen deze uit de Verenigde Staten overgewaaide loyaliteitsprogramma's, omdat niet de onderneming die de tickets betaalt profiteert, maar de reiziger. Dit standpunt spreekt veel (betalende) bedrijven aan.

NATM had liever gezien dat de luchtvaartmaatschappijen de tarieven van hun tickets hadden verlaagd. “Met de FF-programma's proberen de maatschappijen de individuele reiziger te benvloeden. Die zal misschien een extra nacht overblijven of omvliegen om weer van de diensten van een bepaalde maatschappij gebruik te maken. Dit werkt kostenverhogend voor het bedrijf.” Ondanks het protest van NATM hebben inmiddels vrijwel alle luchtvaartmaatschappijen uit concurrentie-overwegingen loyaliteitsprogramma's lopen.

Volgens Janssen zijn de FF-programma's voor veel zakenreizigers uitgelopen op een teleurstelling. “Mensen die het uiteindelijk gelukt is voldoende punten te sparen voor een gratis ticket, krijgen te maken met allerlei beperkende bepalingen. Ze kunnen bij voorbeeld alleen vliegen als er plaatsen vrij zijn. Vervolgens komen ze naar de travel manager om te vragen of die alsnog niet even iets kan regelen omdat het bedrijf immers toch voldoende besteedt bij die luchtvaartmaatschappij.”

Sommige bedrijven hebben een eigen reisafdeling, terwijl bij andere de secretaresses de reiszaken regelen. In beide gevallen worden de tickets gekocht bij een reisorganisatie op een andere locatie. Als het aan de grote reisorganisaties ligt, komen in veel grote ondernemingen zogeheten implants, een reisafdeling in een bedrijf die permanent wordt bemand door medewerkers van een reisbureau.

In het kader van het uitbesteden van niet-kernactiviteiten, besluiten steeds meer ondernemingen hun eigen reisafdeling op te heffen. Zo heeft marktleider Holland International (HI) inmiddels bij dertig bedrijven een implant waar in totaal zo'n honderd HI-mensen werken.

Arke Zakenreizen heeft vier implants. “Wij vinden een implant alleen zinnig bij bedrijven die jaarlijks meer dan twee miljoen aan tickets besteden”, zegt directeur P.T. Beulink. “Het nut van een implant die uit één persoon bestaat, zie ik niet.” Beulink ziet meer in het zogeheten satellite ticket printing waarbij bedrijven de tickets niet meer hoeven op te halen. Verder vestigt Arke zakenreisbureaus op plaatsen waar veel bedrijven gevestigd zijn, zoals in Amsterdam-Zuidoost.

Ook NATM-voorzitter Janssen noemt implants niet zaligmakend. “De reisagent draagt twee petten. Hij is verantwoordelijk voor het goedkoop inkopen van reizen én voor de omzet van zijn reisbureau. Reisorganisaties spiegelen bedrijven allerlei besparingen voor. Een bedrijf bespaart in elk geval loonkosten. Of zo'n implant echt functioneert, is afhankelijk van de controle van het bedrijf. Daarvoor is iemand nodig die verstand heeft van de reiswereld. Zonder travel manager is een implant gevaarlijk. Verder is de rapportage door een implant een probleem. Het is niet moeilijk het inkoopbeleid vooraf te sturen, maar feit blijft dat de controle op de uitvoering pas achteraf kan gebeuren.”

Volgens een HI-woordvoerder voert de implant gewoon het reisbeleid van een bedrijf uit en moet het reisbureau wel scherp inkopen. “De concurrentie is hard. Als een bedrijf de indruk heeft dat een ander goedkoper is, zijn we onze klant kwijt. We moeten alert blijven.”

De reisorganisaties, luchtvaartmaatschappijen en hotelketens vechten niet alleen met elkaar om de schaarse reisgulden, ze krijgen eveneens te maken met andere kapers op de kust. "Videoconferencing', "E-mail' en andere vormen van telecommunicatie worden serieuze concurrenten van de reiswereld. “Tot voor kort zag ik videoconferencing als een manier om zakenreizen voor te bereiden. Nu denk ik dat videoconferencing een substituut wordt voor zakenreizen”, zegt Arke-directeur Beulink.