De computer als zelfstandige zakenman

In de jaren tachtig heeft de computer zich ontfermd over talloze taken binnen de onderneming. In de jaren negentig moet de computer zich buigen over de dagelijkse transacties tussen bedrijven. De computer als zakenman die "zelfstandig' orders afsluit en de rekeningen betaalt.

Het visitekaartje van Philip de Roos heeft een regel méér dan het doorsnee kaartje. Een kluwen cijfers en letters geeft het adres van De Roos in het mondiale computernetwerk van zijn werkgever, het Amerikaanse elektronica-concern General Electric. Collega's in New York kunnen het nummer gebruiken om De Roos in Amsterdam computer-berichten te sturen.

Kaartjes als dat van De Roos zijn nog zeldzaam. Toch krijgen brief, telegram en telefoon steeds meer concurrentie van de computer. Zelfs de recent ingevoerde fax moet voor de nieuwe vormen van communicatie tussen computers op zijn hoede zijn.

De elektronische post van De Roos kan bestaan uit een kort memo die op een personal computer in de VS wordt ingetikt en vervolgens verzonden. Ook kan de computer in de VS zelf een document samenstellen - bij voorbeeld met recente marktgegevens - en dat zonder tussenkomst van De Roos' collega's in de Amsterdamse "postbus' gooien.

Van elektronische post is het nog maar een relatief kleine stap naar volledige automatisering van de communicatie: de computer in Amsterdam kan ook automatisch antwoord geven. Op basis van vooraf gemaakte afspraken kunnen de machines talloze standaardtransacties zelfstandig afwikkelen - zonder dat de mens zich daarmee permanent bemoeit.

De computers van 5.400 Nederlandse instellingen en bedrijven doen inmiddels aan de automatische uitwisseling van berichten, Electronic Data Interchange, EDI. In bijna iedere sector van de Nederlandse economie - handel, industrie, transport, gezondheidszorg - worden computers van bedrijven met elkaar verbonden om de routine-klussen in de communicatie over te nemen.

De elektrotechische groothandel Technische Unie in Amstelveen bij voorbeeld voert 50.000 produkten, variërend van koperbuis en tinsoldeer tot elektronische schakelkasten. Ruim 14.000 afnemers, vooral installatiebedrijven, putten uit het assortiment dat de Unie betrekt van 1.100 leveranciers.

De computers van de Technische Unie houden - zonder tussenkomst van het personeel - de voorraden op peil door "zelfstandig' orders te plaatsen bij de computers van de belangrijkste producenten als Philips, Draka en Holec. Waar vroeger een hele afdeling voorraden bijhield, orders schreef en die vervolgens verstuurde, staat nu een computer, die nog slechts door één werknemer wordt gecontroleerd.

Als de supermarkten 's avonds hun deuren sluiten komen computers in actie om ervoor te zorgen dat de schappen op tijd worden gevuld. Na sluitingstijd maken de filiaalhouders van Albert Heijn de voorraad op en plaatsen hun bestellingen bij de computer van het hoofdkantoor. De centrale computer maakt vervolgens een bestelling en stuurt die naar de computer van de leveranciers. Brood, melk, diepvrieswaar en tabak worden zo sneller geleverd, waardoor de voorraden kleiner blijven.

De computers van Daf zijn in gesprek met de computers van de toeleveranciers, de computers van transportondernemers onderhouden zich met de computer van de douane om de invoer van goederen te klaren. De computer van De Boer Winkelbedrijven bestelt kratjes pils bij de computer van Heineken. De computers van KLM kopen - voor alsnog bijwijze van proef - kerosine bij de computers van Shell en Esso.

Wat nu gebeurt met commerciële transacties is vergelijkbaar met de (chemische)procesindustrie en de gerobotiseerde assemblage: uitvoering komt in handen van machines, de mens ontwerpt het systeem en houdt een vinger aan de pols.

Pag 18:

"Robot' stuurt controleur van het GAK op pad

Ook de overheid heeft ontdekt dat automatisering niet bij de voordeur hoeft te eindigen. De Nederlandse gemeenten werken sinds kort aan een systeem voor de uitwisseling van informatie, en ook het GAK, het Gemeenschappelijk Administratiekantoor is voor de voordelen van EDI gevallen.

Het GAK verwerkt jaarlijks 3,2 miljoen ziekmeldingen en een gelijk aantal beter-meldingen. Nu komen die meldingen nog telefonisch binnen of per post. Rabobank, Centraal Beheer, Randstad en Digital zullen binnenkort bij wijze van proef hun ziekmeldingen automatisch laten doorgeven door de bedrijfscomputer. De afdeling personeelszaken van de onderneming vertelt de eigen computer over een zieke werknemer, waarop de computer contact zoekt met zijn "counterpart' bij het GAK. De GAK-computer bevestigt de ziekmelding en stuurt een controleur op pad.

Nog staat EDI in de kinderschoenen. Ruim veertig procent van de Nederlandse ondernemers had, getuige marktonderzoek, eind vorig jaar nog nooit van de afkorting gehoord. De meeste EDI projecten bevinden zich nog in een proeffase. Ander projecten draaien professioneel, maar worden bewust eenvoudig gehouden. Technisch gesproken is EDI al jaren mogelijk. Toch lijkt de tijd er nu pas - aarzelend - rijp voor te worden.

“De meeste ondernemingen hebben eerst hun administratie en boekhouding geautomatiseerd. Toen kwam de besturing van de produktie en de interne logistiek aan de beurt”, zegt prof P. Van der Vlist, "EDI-hoogleraar' aan de Technische Universiteit Eindhoven. “Nu gaat het om de contacten met anderen.”

Een belangrijke impuls voor de grootschalige introductie van EDI is bovendien de ontwikkeling van een standaard taal. Veel EDI-gebruikersgroepen in Europa kiezen daarbij voor EDIFACT, een standaard die door de Verenigde Naties wordt ondersteund.

Automatiseerders en computerleveranciers hebben hoge verwachtingen van het fenomeen. Marktonderzoek van het Bredase bureau Heliview lijkt die verwachtingen enigszins te rechtvaardigen. In 1985 maakte slechts 2,5 procent van de geautomatiseerde bedrijfsvestigingen in Nederland gebruik van de mogelijkheid de dagelijkse, routinematige communicatie met handelspartners over te dragen aan de computer. In 1990 was dat tien procent, ofwel 1.800 vestigingen. Volgend jaar moet dat zijn gestegen tot twintig procent en tegen 1995 zouden tussen dertig en vijftig procent van alle (geautomatiseerde) vestigingen in Nederland zaken moeten doen per computer.

Als die voorspellingen uitkomen zal EDI een nieuwe impuls geven aan de door stagnerende omzetten en krimpende marges geplaagde automatiseringsbranche. Voor EDI is nieuwe software nodig en invoering noopt soms tot de aanschaf van nieuwe computers. Vorig jaar kwamen EDI-bestedingen in Nederland op een bescheiden 65 miljoen gulden. Rondom 1995 zou de Nederlandse "EDI-markt' moeten groeien tot tussen 220 en 360 miljoen gulden per jaar.

De EDI-software markt laat zien hoe jong het fenomeen nog is: zeventig verschillende aanbieders brengen een vergelijkbaar produkt op de markt. “Dat zijn er zeker zestig te veel”, zegt Van der Vlist, die voor de komende twee jaar een shake-out op de markt voorspelt.

De markt voor de verbindingen tussen de computers, de netwerken, wordt in Nederland beheerst door PTT Telecom en General Electric Information Services, GEIS. De PTT richt zich daarbij vooral op de kleinere ondernemingen die opteren voor een goedkopere oplossing. GEIS probeert de grote klanten binnen te halen, zoals de gemeenten en de verzekeraars. Een bescheiden positie wordt op de Nederlandse markt ingenomen door IBM.

De voordelen van EDI zijn aanzienlijk. Zo kan de efficiency van de bedrijfsvoering worden verhoogd. Een heel scala handelingen nodig om post verzendklaar te maken is bij voorbeeld niet meer nodig. Sorteren, registreren, frankeren en archiveren: overbodig. Minder handelingen betekent bovendien minder fouten. Daarnaast worden de papierkosten minder en kunnen de voorraden sneller worden bijgesteld, waardoor de kosten omlaag gaan.

Een voor de hand liggende besparing zit in de vermindering van de zogenoemde "data-entry', het routinematige intikken van gegevens. Als een bericht - de order, factuur of ziekmelding - eenmaal in elektronische vorm bestaat, kan die daarna steeds weer worden bewerkt. Nu worden orders bij bedrijf A ingetikt, per post verzonden en door bedrijf B weer braaf overgetikt.

Maar ook hier is de praktijk veel complexer dan de theorie. De eerste ervaringen met EDI in Nederland hebben geleerd dat de nieuwe techniek pas op langere termijn tot besparingen leidt. In de invoeringsfase doen nieuwe investeringen en noodzakelijke reorganisaties het kostenvoordeel teniet, concludeert Heliview. EDI is veelbelovend, maar niet eenvoudig. “Het zijn projecten van de lange adem”, zegt directeur G. de Vries van de Technische Unie.

Sinds de komst van EDI praten de werknemers van de Technische Unie onophoudelijk over hun werk - ogenschijnlijk over de meest onbenullige details. Verkopen we koperbuis per meter, per lengte of in kilogram? Hoeveel zekeringen zitten er in een verpakking? Hoeveel verpakkingen zitten er in een doos? Als iemand "100 fittingen' bestelt, wil hij er dan honderd, of honderd doosjes van vijf?

De discussies lijken futiel, maar zijn voor de automatisering van het berichtenverkeer van vitaal belang. Omdat computers uitsluitend overweg kunnen met eenduidige definities moeten de TU-mensen nauwkeurig vastleggen welke taal er binnen het bedrijf wordt gesproken. Een computer houdt geen rekening met conventies. De order "100 fittingen' mag slechts één betekenis hebben. “Af en toe wordt je er helemaal gek van”, zegt De Vries over de produktdefinities.

De produktomschrijvingen van de TU moeten niet alleen eenduidig zijn, maar ook in de gehele elektrotechnische branche ingang vinden. Dat, wederom, vereist permanent overleg met klant, leverancier en concurrent. Voordat de Technische Unie met een nieuwe leverancier op EDI-basis gaat werken wordt eerst een jaar lang gepraat om de procedures van beide ondernemingen op elkaar af te stemmen.

Omdat de meeste informatie-uitwisseling plaats heeft tussen bedrijven uit een branche, is ook EDI branche-gebonden. Niet alleen in de handel, maar ook in transport en financiële dienstverlening zitten marktpartijen dagen om de tafel om de onderlinge procedures zodanig te standaardiseren dat computers ze kunnen verwerken. Een neveneffect van EDI is dan ook dat de oude vertrouwde brancheorganisaties een nieuw leven beginnen. De verenigingen ontlenen een nieuw bestaansrecht aan de noodzaak alle EDI-deelnemers op één lijn te krijgen.

EDI heeft grote invloed op de relaties tussen ondernemingen. De Vries: “Vroeger kon je tegen een leverancier zeggen: jouw prijs bevalt me niet, ik ga naar een ander. Nu gaat dat niet meer zo eenvoudig. Je bouwt een duurzamere relatie op. Er ontstaan andere partnerships.” Een groot bezwaar vindt De Vries de nieuwe gebondenheid niet: de besparingen ten gevolge van hogere efficiency en lagere voorraden dankzij EDI wegen ruimschoots op tegen de beperktere bewegingsvrijheid.

In sommige gevallen dwingt de machtigste marktpartij in de branche het gebruik van EDI af bij overige bedrijven in de keten. De toeleveranciers van DAF en Scania hebben in deze niet zoveel keus.

“Er was al een duidelijke tendens om het aantal partijen waarmee wordt gewerkt terug te dringen”, zegt Van der Vlist. “EDI is de technologie die dat mogelijk maakt”.